Règlement relatif à la gestion organisationnelle des débordements de l’Unité d’urgence
RÈGLEMENT RELATIF À LA GESTION ORGANISATIONNELLE DES DÉBORDEMENTS
DE L’UNITÉ D’URGENCE
Hôtel-Dieu de Lévis
Adopté par le C.A. le 19 juin 2007
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TABLE DES MATIÈRES
5. Niveaux et mesures d’intervention
ANNEXE I – Proposition de plan des débordements i
ANNEXE II – Mise sous tension de niveau d’alerte 3 iii
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Introduction
Le problème des débordements à l’Unité d’urgence est la conséquence de multiples facteurs intervenant seuls ou en simultanés. Ces différents facteurs peuvent contribuer à diminuer le débordement, par exemple :
Des délais de réponse des services diagnostiques et de consultation courts et qui respectent les normes ;
Des lits de courte durée en quantité suffisante et une gestion optimale et conforme aux normes et pratiques en vigueur ;
De même des lits de soins critiques (soins intensifs et intermédiaires et soins coronariens) et une gestion optimale et conforme aux normes et pratiques en vigueur ;
La prise en charge globale en temps opportun des patients à risque d’un séjour prolongé ;
Des services médicaux dans la communauté accessibles sur des plages horaires étendues ;
Un accès à l’information pour la population sur la santé et les services de santé et des saines habitudes de consommation des services de santé ;
Un accès à des lits temporaires de débordement dans les établissements d’hébergement ;
Un partenariat avec les ressources privées d’hébergement favorisant leur collaboration et leur implication dans le fonctionnement optimal du réseau de santé.
C’est dans ce contexte que le chef de Département de médecine d’urgence a coordonné les travaux ayant conduit au présent règlement. Dans ce cadre, un groupe de travail a été constitué et a bénéficié de collaborations. Plusieurs groupes ont été consultés au cours des mois de mars 2005 à ce jour, soit le comité de direction, le conseil des infirmières et infirmiers, le conseil multidisciplinaire, le conseil des médecins, dentistes et pharmaciens et le comité de cogestion de l’Unité d’urgence.
Ce règlement présente les principales étapes pour l’application du plan de gestion organisationnel des débordements de l’Unité d’urgence, ainsi que les éléments facilitateurs pour son application et les niveaux et mesures d’intervention. D’ailleurs, les annexes I et II présentent respectivement une proposition de plan des débordements et la mise sous tension de niveau d’alerte 3.
.Objectifs
Les objectifs généraux de ce plan de gestion des débordements de l’urgence sont :
D’éviter qu’un très fort achalandage ou que l’échec des procédures habituelles de débordement engendre un taux d’occupation tel qu’il place les patients de l’Unité d’urgence et l’Unité d’urgence même dans une situation à risque d’événements significatifs ;
De répondre aux exigences du Guide de gestion de l’unité d’urgence du ministère de la Santé et des Services sociaux ;
De positionner le problème des débordements de l’urgence en interrelation avec l’environnement interne et externe de l’établissement.
Les objectifs secondaires sont :
D’assurer des soins de santé de qualité à la clientèle qui séjourne à l’urgence ;
De permettre au personnel œuvrant à l’urgence d’exercer leur travail dans un environnement adéquat et sécuritaire ;
D’identifier les situations à risque de débordement afin de pouvoir intervenir précocement.
Certaines prémisses de base ont été prises en compte pour l’élaboration des niveaux et des mesures d’intervention pour le plan de gestion des débordements de l’Unité de l’urgence à l’Hôtel-Dieu de Lévis.
Ainsi, on a fixé le taux d’occupation des civières de l’urgence à 100 % afin d’assurer le fonctionnement optimal de l’Unité d’urgence.
La gestion de l’Unité d’urgence est soutenue par :
Un groupe action support à l’Unité d’urgence (GTI) dont le mandat est d’assister l’équipe de gestion de l’Unité d’urgence et d’être un outil de liaison entre l’urgence et les autres unités et services de l’Hôtel-Dieu de Lévis ;
Un groupe réseau (intégrant l’établissement, l’Agence régionale de ChaudièreAppalaches, le Centre de santé et des services sociaux (CSSS) du Grand Littoral, les cliniques privés le cas échéant) dont le mandat est d’assurer la liaison entre l’Hôtel-Dieu de Lévis et les autres établissement et intervenants du territoire.
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Les mesures en cas des débordements font parties intégrantes du processus habituel de gestion, et ne doivent pas être considérées comme des mesures extraordinaires. Parmi celles-ci, notons:
Un processus d’investigation et de prise de décision à l’urgence qui respecte les normes de durée de séjour (8 heures patients non admis, 12 heures patients admis) ;
Une réponse des services diagnostiques (1 heure pour les laboratoires et l’imagerie médicale de base) et de consultation (2 heures) selon les normes ;
Un processus d’admission et de congés de l’hôpital sans obstacles organisationnels ;
Un processus de gestion des durées de séjour des patients hospitalisés selon les normes et les pratiques en vigueur.
Des mesures ad hoc s’ajoutent systématiquement selon le niveau du débordement, appuyées d’un suivi rigoureux visant une évaluation continue du fonctionnement de l’Unité d’urgence.
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Principales étapes pour l’application du plan de gestion organisationnel des débordements de l’Unité d’urgence :
L’application du plan de gestion organisationnel des débordements de l’Unité d’urgence devra comprendre les étapes suivantes qui sont :
D’identifier des seuils critiques conduisant au déclenchement du plan de gestion des débordements de l’Unité d’urgence. Ces seuils pourraient varier en fonction du nombre de civières autorisées, permises ou budgétisées;
D’identifier les personnes responsables de l’application du plan ainsi que le rôle et l’imputabilité de ces personnes et aussi de chacun des établissements et intervenants concernés;
D’identifier les actions à prendre pour régler les débordements de l’Unité d’urgence;
De conclure des ententes avec les établissements et autres partenaires du réseau socio-sanitaire en ce qui concerne leur implication;
D’identifier, de concert avec l’Agence régionale de Chaudière-Appalaches, des leviers concrets d’intervention à court et à moyen termes;
De convenir avec l’Agence des modalités de communication et d’intervention selon le niveau du débordement;
D’informer les intervenants de l’existence du plan, des critères qui provoquent son déclenchement, des personnes responsables et des impacts auxquels ils doivent s’attendre;
De faire adopter ce plan par le conseil d’administration de l’Hôtel-Dieu de Lévis et le déposer à l’Agence régionale de Chaudière-Appalaches;
De réviser l’impact du plan et apporter les réajustements nécessaires au besoin.
.Éléments facilitateurs pour l’application du plan de gestion organisationnel des débordements de l’Unité d’urgence
Un coordonnateur médical à l’Unité d’urgence ;
Un coordonnateur aux admissions ;
Une concertation des intervenants avec le service d’admission ;
Une politique de congé des unités de soins, incluant l’accès à une salle de congé ou un salon des départs ;
Des processus standardisés d’accès aux services externes et aux cliniques externes en spécialité ;
Une politique d’accès aux lits selon le niveau du débordement ;
Des lits temporaires et au besoin, des salons, accessibles selon le niveau du débordement ;
Une compréhension commune par le personnel des unités de soins des situations de crise et des mesures pour libérer rapidement les lits d’hospitalisation.
D’autres options sont à explorer telles l’identification d’autres salons ou unités de débordement et le retour des patients vers d’autres établissements.
Le Guide de gestion de l’Unité d’urgence du Ministère propose également de diriger au besoin les patients admis surnuméraires sur les unités de soins en les installant près du poste ou en doublant les chambres privées. Toutefois, cette proposition n’a pas été retenue par le GTI.
.Niveaux et mesures d’intervention
L’application des actions en situation de crise peut dépendre :
Du taux d’occupation des civières et du nombre de patients dans le corridor de l’Unité d’urgence ;
Du nombre de patients admis en attente de lits à l’Unité d’urgence ;
De la lourdeur des patients à l’urgence et de la fréquence d’arrivée ;
Du nombre de lits disponibles sur les étages ;
Du nombre de lits disponibles à l’Unité des soins intensifs et à l’Unité des soins coronariens.
Ainsi, ces critères sont repris pour la définition des niveaux de débordement.
Précisions sur la situation de crise ou niveau « Débordement 2 » :
Une situation de crise ou un niveau « Débordement 2 » peut avoir des conséquences graves à l’Unité d’urgence car l’équipe clinique (médecins et personnel) peut être professionnellement dépassée, c’estàdire dans l’impossibilité :
D’assurer la sécurité et la qualité des soins à toute la clientèle (actuelle et nouvelle) ;
D’assurer la sécurité du personnel ;
D’assurer une surveillance adéquate des patients ;
D’établir et de maintenir ses priorités d’intervention ;
De fournir les services requis selon l’urgence de la situation.
Une situation de crise à l’Unité d’urgence est un problème majeur qui affecte tout l’hôpital et concerne le réseau et l’Agence et demande la collaboration de toutes les ressources de l’établissement et du réseau socio-sanitaire.
L’établissement doit hausser son niveau d’intervention et agir systématiquement en suivant les interventions du plan de gestion du débordement de l’Unité d’urgence.
Ainsi, les interventions à ce niveau ont la même importance qu’un plan de mesures d’urgence en cas de sinistre et il doit être actionné immédiatement lorsque le seuil est atteint. La priorité de l’établissement à ce moment est la résolution de la crise de l’urgence.
La crise doit être perçue comme une situation inacceptable. Elle se situe en bout de ligne d’un continuum qui s’échelonne d’une situation optimale à une situation où la qualité des soins peut-être compromise.
.Les mesures d’intervention d’un niveau de « Débordement 2 » à l’Unité d’urgence sont décrites à l’annexe I. Ainsi, on peut :
Appliquer les actions spécifiées dans le code « Débordement 2 » du plan ;
Réunir les intervenants concernés du GTI et de l’Unité de l’urgence, dès que le seuil critique est atteint « Débordement 2 » ;
Réunir l’équipe aussi souvent que nécessaire et tant que la situation n’est pas normalisée ;
Identifier une personne pour réévaluer la situation de façon continue ;
Assurer un mécanisme avec l’Agence afin de mettre en place les actions suivantes:
transferts de patients longue durée ;
collaboration du service préhospitalier ;
information à la population;
CSSS du Grand Littoral pour la prise en charge rapide de certains patients, notamment par l’ouverture de lits de longue durée ;
cliniques médicales pour le soutien de prise en charge de clientèle moins urgente ;
autres établissements de la région, afin d’accélérer les mécanismes habituels de prise en charge des patients;
Effectuer le suivi dans l’établissement et auprès des décideurs, ainsi que le suivi auprès des autres établissements et autres partenaires du réseau socio-sanitaire et de l’Agence.
En situation de crise, les décideurs (directeur général, directrice des services professionnels, directrice des soins infirmiers) sont en liens étroits avec les plus hautes autorités régionales (présidentdirecteur général).
Le déclenchement des mesures supplémentaires doit se faire par le directeur général ou son délégué (directeur des services professionnels ou directeur de garde ou coordonnateur médical de l’urgence).
La situation doit ensuite être évaluée à toutes les 8 heures et toute détérioration doit être signalée au directeur général ou à son délégué.
Pour faciliter la compréhension du plan de gestion
Les types et nombres de lits disponibles dans l’établissement actuellement sont :
En médecine et chirurgie :
Lits actifs (dressés, financés) : 185
Lits temporaires (5e) : 8
En psychiatrie :
Lits actifs (dressés, financés) : 56
Lits temporaires de débordement (Roger-Parent) : 10
Aux soins intensifs et aux soins coronariens (USI/UC) :
Lits actifs (dressés, financés) : 15/6
Lits temporaires de débordement (surplus non financés) : 3/0
Le critère de nombre de patients admis séjournant à l’urgence devant entraîner le déclenchement du plan de gestion des débordements peut être nuancé et probablement inscrit dans un algorithme décisionnel prenant en compte divers facteurs dont :
Le délai depuis la demande d’admission ;
La condition clinique des patients, notamment les patients pouvant être orientés dans les salons ne doivent pas être ni confus, ni monitorés, ni SARM+, ni sous O2, ni sous succion et doivent être autonomes (pour l’accès aux salles de bain) ;
Parallèlement, certains patients ne peuvent aller au corridor de l’urgence ;
L’occupation globale de l’urgence (si le niveau de débordement est de 0 versus un autre niveau) ;
Le nombre de patients critiques au même moment à l’urgence ;
Le nombre de patients/ambulances attendus ;
L’occupation globale de l’hôpital (par exemple, on réserve un lit pour sortir un patient des soins critiques lorsque ceux-ci sont pleins) ;
Les besoins du lendemain en termes de chirurgies électives.
La directrice des services professionnels ou son délégué est responsable de déclencher le niveau « Débordement 2 ». Le soir ou les fins de semaine, cette responsabilité incombe au directeur de garde.
La directrice des services professionnels ou son délégué autorise l’ouverture des lits temporaires.
Le soir ou les fins de semaine, l’ouverture des lits temporaires doit se faire par le coordonnateur d’activité après autorisation du directeur de garde.
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ANNEXE I
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Proposition de plan des débordements
En ayant recours à un processus d’investigation et de prise de décision qui respecte les normes de durée de séjour (8 heures pour les patients non hospitalisés et 12 heures pour les hospitalisés); respect des normes dans les services diagnostiques (1 heure pour les laboratoires et la radiologie de base) et de consultation (2 heures); .élimination de tout obstacle organisationnel du processus d’admission et de congés (1 heure entre la demande d’admission et l’assignation d’un lit, et 1 heure entre l’assignation d’un lit et l’arrivée du patient à son lit).
2 Ouvrir des lits temporaires en fonction du nombre d’admissions connues et prévues à l’urgence.
3 Ainsi, les patients sont dirigés dans les unités de soins dans un délai de 4 heures après le congé d’un patient de l’étage. Dans des conditions exceptionnelles, le comité de gestion de crise peut décider de diriger immédiatement des patients admis dans les corridors des unités de soins.
4 Le problème de congestion à l’urgence est un problème qui concerne tout le réseau. Les patients dont le problème de santé ne requiert pas l’infrastructure hospitalière doivent quitter le centre hospitalier dans un délai très bref.
.ANNEXE II