Protocole en version de travail pour le CSSS de Beauce
ATTENTION CE PROTOCOLE N'EST PAS ADOPTÉ POUR USAGE AU CSSS DE BEAUCE
Adopté: NON
Le 10 septembre 2013
volume 5 num 16
Rapports radiologiques: un coup de fil en tout temps... à la bonne place
La Direction des services professionnels et hospitaliers a un souci constant d’améliorer le service à la clientèle, tout en tenant compte des besoins des médecins et des cliniciens dans leur quotidien. Pour les examens demandés en urgence, les rapports radiologiques préliminaires manuscrits et abrégés comportent leur lot d’inconvénients, surtout du fait qu’ils sont incomplets. C’est pourquoi, dans les derniers mois, l’équipe de radiologistes a su améliorer la qualité du rapport préliminaire manuscrit en y mettant une possibilité de mention d’anomalie urgente à communiquer au médecin référent et en référant à la disponibilité immédiate d’un rapport verbal intégral pour éviter toute omission, conformément aux exigences du Collège des médecins du Québec. De plus, des efforts sont faits afin de produire en premier lieu la conclusion ou la réponse à la question clinique afin de sauver au maximum le temps requis pour l’écoute.
Ainsi, dorénavant, pour tous les examens d’échographie et de tomodensitométrie demandés en urgence, le médecin référent obtiendra un rapport transcrit les jours ouvrables jusqu'à 22 h 30 et la fin de semaine et les jours fériés jusqu'à 16 h 30. En dehors de ces plages sera envoyé un rapport préliminaire simplifié avec la mention « normal », « anormal », « anormal – trouvailles bénignes » et une mention qui sera cochée en cas d’attention immédiate requise par le médecin référent. Ce rapport confirmera que l’examen a été interprété et que le rapport complet est disponible dans le système de dictée centrale (voir document « Rapport préliminaire imagerie médicale »)
Pour tous les examens radiologiques, demandés en urgence ou non, la technologie de dictée numérique rend possible l'écoute du rapport complet et final qui sera consigné au dossier du patient, et ce, dès qu'il est dicté. Les avantages de cette procédure sont les suivants :
1- Le rapport écouté est le rapport final qui sera consigné au dossier lors de la transcription; il n'y a donc
aucune discordance entre le préliminaire et le rapport final.
2- Le rapport est disponible immédiatement pour tous les cliniciens concernés, peu importe leur lieu
physique.
3- Le rapport demeure sur le système jusqu'à la transcription et peut être réécouté maintes fois.
4- Puisque le rapport sera archivé tant que le rapport transcrit ne sera pas au dossier et que ce rapport sera complet, disponible rapidement et identique au rapport final, la valeur médicolégale de cet outil est solide, résultant en une qualité de pratique améliorée.
L’écoute de la dictée n’exige que quelques secondes pour entendre le début du rapport. Vous n’avez qu’à téléphoner, à partir du site Hôtel-Dieu de Lévis, au 1275, ou de l’extérieur, au 418 835-7121 poste 1275. Tous les médecins de famille et médecins spécialistes du CSSS ont accès à l’écoute des rapports dans le système de dictée centrale. Selon que vous soyez un clinicien qui dicte des rapports ou non, le mode d’écoute sera distinct (voir document « Écoute téléphonique des dictées »).
En résumé:
1. Les examens TDM et échographies demandées en urgence du lundi au vendredi de jour et de soir
jusqu’à 22 h 30 sont transcrits immédiatement.
2. Les examens TDM et échographies demandées en urgence les samedis, dimanches et jours fériés
de jour jusqu’à 16 h 30 sont transcrits immédiatement.
3. Les examens TDM et échographies demandées en urgence la nuit du lundi au vendredi et les soirs et nuits des fins de semaine et jours fériés font l’objet d’un rapport préliminaire manuscrit succinct, dont un exemple est joint en annexe et qui contient la procédure d’écoute, et sont transcrits le lendemain matin.
4. En cas de débordement de la transcriptrice, un avis est fait par celle-ci au radiologiste de garde qui veillera à produire un rapport préliminaire manuscrit succinct, dont un exemple est joint en annexe et qui contient la procédure d’écoute.
5. Pour tous les examens non urgents et les examens de graphie, le rapport radiologique est disponible
via l’écoute électronique au 418 835-7121 poste 1275 dès l’interprétation par le radiologiste.
6. Il sera dorénavant inutile de téléphoner en radiologie pour obtenir un rapport; si le rapport n’est
disponible ni en mode écoute téléphonique ni au DPE, c’est qu’il n’a pas encore été dicté.
Cette nouvelle façon de faire résulte d’échanges face aux besoins des radiologistes de n’offrir qu’un seul rapport, complet, ceux des médecins d’obtenir une réponse rapide à la question clinique pour les examens urgents et un rapport rapidement pour les suivis des problèmes courants semi-urgents, ainsi que des patients de s’assurer du transfert d’informations claires et complètes au sujet de leur état de santé. Nous travaillons de façon parallèle à diminuer les délais de transcription et d’envoi au médecin référent des examens radiologiques.
Espérant que cette façon de faire constituera en tous points une amélioration, je vous remercie de votre habituelle collaboration.
François Aumond, MD, CCMF, professeur de clinique
Directeur des services professionnels et hospitaliers
Directeur intérimaire de l’enseignement francoisaumond@ssss.gouv.qc.ca
Pour vos questions ou suggestions, communiquez avec la DSPH au 418 835-7111
ÉCOUTE TÉLÉPHONIQUE DES DICTÉES
Pour les dicteurs
Rapports radiologiques
• Composez le numéro d'accès : 1275
• Composez le numéro d'auteur de 6 chiffres suivi du #. Celui-ci correspond à votre n° de permis précédé du chiffre « 1 » pour les médecins, et du chiffre « 2 » pour les dentistes.
• Composez « *1 » pour le type de travail - NE PAS FAIRE LE # APRÈS *1
• Composez le n° de dossier à 6 chiffres précédé, soit d’un « 0 » ou de deux « 00 » pour obtenir 7 chiffres suivi du # (ex. : 0055247)
• Composez « 3 » pour écouter
• Composez « 5 » pour sortir
Pour passer à la dictée suivante :
• Composez « * 8 »
• Composez « 3 » pour écouter
Pour sortir :
• Composez « 5 »
Autres rapports
• Composez le numéro d'accès : 1275
• Composez le numéro d'auteur de 6 chiffres suivi du #. Celui-ci correspond à votre n° de permis précédé du chiffre « 1 » pour les médecins, et du chiffre « 2 » pour les dentistes.
• Composez « *1 » pour le type de travail - NE PAS FAIRE LE # APRÈS *1
• Composez le numéro de dossier à 6 chiffres : S’il n’a que 5 chiffres, précédez-le d’un « 0 » pour obtenir 6 chiffres (ex. :055247)
• Composez « 3 » pour écouter
• Composez « 5 » pour sortir
Pour passer à la dictée suivante :
• Composez « * 8 »
• Composez « 3 » pour écouter
Pour sortir :
• Composez « 5 »
Pour les non-dicteurs (médecins et dentistes)
Rapports radiologiques
• Composez le numéro d'accès : 1275
• Composez le numéro d'auteur à 6 chiffres suivi du # : Celui-ci correspond à votre n° de permis précédé du chiffre « 1 » pour les médecins, et du chiffre « 2 » pour les dentistes.
• Composez le n° de dossier précédé, soit d’un « 0 » ou de deux « 00 », pour obtenir 7 chiffres suivi du # (ex. : 0055247)
• Composez le « 3 » pour écouter
• Composez le « 5 » pour sortir
Pour passer à la dictée suivante :
• Composez le « * 8 »
• Composez le « 3 » pour écouter
Pour sortir :
• Composez le « 5 »
Autres rapports
• Composez le numéro d'accès : 1275
• Composez le numéro d'auteur à 6 chiffres suivi du # : Celui-ci correspond à votre n° de permis précédé du chiffre « 1 » pour les médecins, et du chiffre « 2 » pour les dentistes.
• Composez le n° de dossier à 6 chiffres : S’il n’a que 5 chiffres, précédez-le d’un « 0 » pour obtenir 6 chiffres (ex. : 055247)
• Composez le « 3 » pour écouter
• Composez le « 5 » pour sortir
Pour passer à la dictée suivante :
• Composez le « * 8 »
• Composez le « 3 » pour écouter
Pour sortir :
• Composez le « 5 »
□ SI COCHÉ, PORTEZ UNE AT UNE ATTENTION IMMÉDIATE À CE RAPPORT
RAPPORT PRÉLIMINAIRE IMAGERIE MÉDICALE
NOM DU PATIENT :_____________________________
NUMÉRO DE DOSSIER :_____________________________
DATE :_____________________________
EXAMEN PRESCRIT :_____________________________
□ CAS DICTÉ
□ NORMAL
□ ANORMAL :_____________________________
_____________________________
□ ANORMAL, TROUVAILLES BÉNIGNES
ÉCOUTE TÉLÉPHONIQUE DES RAPPORTS RADIOLOGIQUES
• Composez le numéro d’accès : 1275
• Composez votre numéro d’auteur(numéro de pratique) de 6 chiffres suivi du #
• Composez *1 pour le type de travail (IMP : NE PAS FAIRE LE # APRÈS *1)
• Composez le numéro de dossier de 7 chiffres (ex : 0054247) en ajoutant des « 0 » au début si moins de 7 chiffres, suivi du #
• Composez 3 pour écouter
• Composez *5 pour sortir POUR PASSER À LA DICTÉE SUIVANTE
• Composez *8
• Composez 3 pour écouter
• Pour sortir Composez *5
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