Учет и списание экспонатов, принятых на постоянное хранение

Nuolat saugoti priimtų eksponatų apskaita ir nurašymas

108. Muziejaus nuolat saugoti priimamų pagrindinio ir pagalbinio fondo eksponatų apskaita yra identiška.

109. Eksponatų, priimtų nuolat saugoti, priėmimo-perdavimo aktų formą nustato pats muziejus, vadovaudamasis Dokumentų rengimo ir įforminimo taisyklėmis (toliau – Dokumentų rengimo taisyklės) (Žin., 2001, Nr. 30-1009), tačiau visuose aktuose muziejai privalo pildyti šios Instrukcijos 3 ir 5 prieduose numatytas grafas.

110. Eksponatų, priimtų nuolat saugoti, priėmimo-perdavimo aktai rašomi remiantis Rinkinių komisijos posėdžių protokolais, dovanojimo aktais, juridinių asmenų priėmimo – perdavimo aktais, sąskaitomis.

111. Eksponatų, priimtų nuolat saugoti, priėmimo-perdavimo aktai rašomi ranka arba spausdinami ne mažiau kaip trimis egzemplioriais, o eksponato pirkimo atveju – keturiais.

112. Eksponatų, priimtų nuolat saugoti, priėmimo-perdavimo aktus tvirtina muziejaus direktorius arba jį pavaduojantis asmuo savo parašu ir muziejaus antspaudu. Be minėto tvirtinimo aktai laikomi negaliojančiais.

113. Visa medžiaga, susijusi su akte išvardytų eksponatų atributavimu, ir ekspertų išvados pridedamos prie akto.

114. Vienas akto egzempliorius turi likti vyriausiajam fondų saugotojui arba apskaitos skyriaus vedėjui, o muziejuose, turinčiuose iki 10000 eksponatų – direktoriui arba vyriausiajam fondų saugotojui.

115. Eksponatų, priimtų nuolat saugoti, priėmimo-perdavimo aktai registruojami ir segami į bylas chronologine tvarka.

116. Pasibaigus kalendoriniams metams, bylų lapai numeruojami ir perveriami virvute, rašomas bylos antraštinis lapas ir bylos baigiamasis įrašas, kuriame nurodomas byloje numeruotų lapų skaičius. Bylos dedamos į aplankus su raišteliais ir bylos paliekamos saugoti dvejiem metams vyriausiajam fondų saugotojui arba rinkinių apskaitos ir saugojimo skyriuje. Po dvejų metų visos aktų bylos atiduodamos saugoti į muziejaus archyvą. Jeigu jo nėra, bylos saugomos ankstesnėse vietose.

117. Didelį vienarūšių muziejinių vertybių (archeologiniai radiniai, lobiai, eskizai ir t. t.) kiekį į muziejaus eksponatų pirminės apskaitos knygą galima įrašyti vienu numeriu, eksponatų skaičių nurodant po įstrižo brūkšnelio (pvz., GEK-120/1-150; ED-161.267/1-2364). Tokiu atveju prie nuolat saugoti priimtų-perduotų eksponatų aktų pridedami papildomi sąrašai, kurie turi būti nurodomi ir knygoje.

118. Visi pagrindiniai nuolat saugoti priimtų eksponatų akto duomenys apie eksponatą privalo būti įrašyti į muziejaus eksponatų pirminės apskaitos knygas (9 priedas), turinčias savo šifrą.

119. Prieš pradedant pildyti muziejaus eksponatų pirminės apskaitos knygas, jų lapai sunumeruojami, perveriami virvute. Knygos paskutinio lapo kitoje pusėje vyriausiasis fondų arba rinkinių saugotojas įrašo: „Šioje knygoje sunumeruota ir įrišta (skaičius žodžiais) lapų nuo Nr........ iki Nr........“. Šis įrašas tvirtinamas muziejaus antspaudu ir įrašą padariusio muziejaus darbuotojo parašu. Šalia pasirašo steigėjo įgaliotas asmuo ir antspauduojama steigėjo kanceliarijos arba struktūrinio padalinio, atsakingo už muziejaus(-ų) veiklą, antspaudu.

120. Įrašytos į muziejaus eksponatų pirminės apskaitos knygą muziejinės vertybės įgyja eksponato pirminės apskaitos knygos šifrą ir apskaitos numerį, kurie užrašomi ant eksponato ir įrašomi į eksponato priėmimo nuolat saugoti aktą (pvz., GEK-1523; ED-25875).

121. Muziejaus eksponatų pirminės apskaitos knygoje eksponatai aprašomi trumpai, bet aiškiai ir suprantamai. Nurodomi pagrindiniai, patys charakteringiausi eksponato duomenys, padedantys atskirti vienarūšius eksponatus vieną nuo kito ir palengvinantys juos rasti jiems dingus.

122. Baigus pildyti muziejaus eksponatų pirminės apskaitos knygą, paskutiniame lape įgaliotas muziejaus darbuotojas įrašo apskaitos numerių (eksponatų) ir saugojimo vienetų skaičių bei pastebėtus netikslumus (pasikartojimai, praleidimai, taisymai) ir pasirašo. Parašas tvirtinamas muziejaus antspaudu.

123. Pradėjus rašyti eksponatus į naują muziejaus eksponatų pirminės apskaitos knygą, numeracija tęsiama.

124. Perkelti eksponatą iš pagrindinio fondo į pagalbinį fondą, jį nurašyti be kultūros ministro leidimo draudžiama. Pagrindinio fondo eksponatas perkeliamas į pagalbinį fondą arba nurašomas tik suderinus su steigėju ir tik kultūros ministro įsakymu. Tuo tikslu Kultūros ministerijai reikia pateikti muziejaus direktoriaus prašymą, Rinkinių komisijos posėdžio protokolą ir restauratorių komisijos pritarimą raštu (restauratorių pritarimo nereikia, kai eksponatai perduodami kitam muziejui).

125. Perkelti pagalbinio fondo eksponatą į pagrindinį fondą galima muziejaus direktoriaus įsakymu, remiantis Rinkinių komisijos išvada.

126. Pagalbinio fondo eksponatas gali būti nurašytas muziejaus direktoriaus įsakymu, remiantis Rinkinių komisijos ir specialiai sudarytos restauratorių komisijos (ši nuostata netaikoma gamtos eksponatams) išvadomis.

127. Nurašyto eksponato apskaitos numerį suteikti kitam eksponatui griežtai draudžiama.

 Учет и списание экспонатов, принятых на постоянное хранение

108. Учет основных и вспомогательных фондовых экспонатов, принятых на постоянное хранение музеем, идентичен.

109. Форма актов приема-передачи экспонатов, принятых на постоянное хранение, определяется самим музеем в соответствии с Правилами подготовки и оформления документов (далее - Правила оформления документов) (Официальный вестник Valstybės žinios, 2001, № 30-1009) График в Приложениях 3 и 5 к Инструкции.

110. Акт приема-передачи экспонатов, принятых на постоянное хранение, оформляется на основании протоколов заседаний Комиссии по сбору, актов дарения, актов приема-передачи и счетов юридических лиц.

111. Акты приема-передачи экспонатов, принятых на постоянное хранение, должны быть составлены от руки или распечатаны не менее чем в трех экземплярах, а в случае приобретения экспоната - в четырех экземплярах.

112. Акты приема-передачи экспонатов, принятых на постоянное хранение, утверждаются дирекцией. ректор или его заместитель с подписью и печатью музея. Без согласования акты считаются недействительными.

113. К акту прилагаются все материалы, относящиеся к атрибуции вещественных доказательств, перечисленных в акте, и заключения экспертов.

114. Один экземпляр акта остается у главного хранителя или начальника бухгалтерии, а в музеях с количеством экспонатов до 10 000 - у директора или главного хранителя.

115. Акты приема-передачи экспонатов, принятых на постоянное хранение, оформляются и хранятся в файлах в хронологическом порядке.

116. В конце календарного года страницы дела должны быть пронумерованы и связаны строкой, должны быть написаны титульный лист дела и последняя запись дела, в которой количество страниц пронумеровано в указывается случай. Файлы помещаются в папки со шнурками, и файлы остаются на два года у главного хранителя или в отделе учета и хранения. Через два года все дела с актами сдаются в архив музея. В противном случае файлы сохраняются в прежних местах.

117. Большое количество однородных музейных ценностей (археологические находки, сокровища, эскизы и т. Д.) Может быть занесено в основную книгу музейных экспонатов под одним номером, количество экспонатов указывается после диагональной линии (например, ГЭК-120. / 1-150; ЭД-161.267 / 1-2364). В этом случае к актам приема-передачи на постоянное хранение экспонатов прилагаются дополнительные списки, которые также должны быть указаны в книге.

118. Все основные данные акта приема экспонатов на экспонат должны быть внесены в книги первичного учета музейных экспонатов (Приложение 9), которые имеют собственный код.

119. Перед заполнением книг первичного учета музейных экспонатов их страницы нумеруются и перевязываются. На другой стороне последней страницы книги главный хранитель коллекций или коллекций должен написать: «Эта книга пронумерована и переплетены (прописью) страницы от № ........ до № ... ..... ". Эта запись ставится печатью музея и подписывается работником музея, сделавшим запись. Он должен быть подписан лицом, уполномоченным учредителем, и скреплен печатью учреждения учредителя или структурного подразделения, ответственного за деятельность музея (музеев).

120. Музейные ценности, внесенные в книгу первичного учета музейных экспонатов, приобретают код и учетный номер книги первичного учета экспоната, которые записываются на экспонате и вносятся в акт приема экспоната на постоянное хранение ( например, GEK-1523; ED-25875).

121. В первичной книге учета музейных экспонатов экспонаты описаны кратко, но ясно и доступно. Приведены основные, наиболее характерные данные экспоната, которые помогают отличить однородные экспонаты друг от друга и облегчают их поиск при исчезновении.

122. После заполнения книги первичного учета музейных экспонатов уполномоченный работник музея фиксирует на последнем листе и подписывает количество учетных номеров (экспонатов) и единиц хранения, а также обнаруженные неточности (повторы, пропуски, исправления). Подпись ставится печатью музея.

123. После начала записи экспонатов в новую книгу первичного учета музейных экспонатов нумерация продолжается.

124. Запрещается передавать экспонат из основного фонда во вспомогательный фонд и списывать его без разрешения министра культуры. Экспонат основного фонда передается во вспомогательный фонд или списывается только по согласованию с учредителем и только по приказу министра культуры. Для этого просьба директора музея, протокол собрания комиссии по сбору и письменное согласование комиссии по реставрации должны быть представлены в Министерство культуры (согласование реставраторов не требуется при экспонировании экспонатов. переданы в другой музей).

125. Экспонат вспомогательного фонда может быть передан в основной фонд приказом директора музея на основании заключения Коллекционной комиссии.

126. Экспонат вспомогательного фонда может быть списан приказом директора музея на основании заключения Коллекционной комиссии и специально сформированной комиссии реставраторов (это положение не распространяется на экспонаты природы).

127. Присвоение учетного номера списанного экспоната другому экспонату строго запрещено.