TMS
247 Customs Broker
Compilado e expandido dos artigos e referências da Wikipedia em inglês, francês, alemão. - en.wikipedia.org - Transportation management system
Introdução
Um Sistema de Gerenciamento de Transporte (TMS, transportation management system), ou ou Sistema de Gestão de Transporte e Logística, é um subconjunto do gerenciamento da cadeia de fornecimento referente às operações de transporte e pode fazer parte de um sistema de planejamento de recursos da empresa (ERP, enterprise resource planning), sendo um software para melhoria da qualidade e produtividade de todo o processo de distribuição, consistindo então numa ferramenta logística de controle do sistema de gerenciamento de transporte.[MENDES][UPJV]
Obs.: A sigla TMS, no caso, não deve ser confundida com a abreviatura TMS de Total Marketing System (Sistema Total de Marketing) ainda que o conceito seja relacionado ao conceito ainda mais abrangente de produção e logística just in time (JIT).[AMASAKA 2007][AMASAKA 2014]
Este tipo de sistema permite controlar toda a operação e gestão de transportes de forma integrada, ainda que existam TMS que controlem uma ampla variedade de atividades ou etapas na cadeia de suprimentos. Mais especificamente, existem dois tipos principais de TMS: TMS “fretadores/cargueiros” (especificamente para uso em transporte marítimo) e TMS “transportadores”.[Nota 1] Os sistemas são desenvolvidos em módulos que podem ser adquiridos pelo cliente, em adequação com suas necessidades.[GASNIER]
Um TMS geralmente "é situado" entre um ERP ou um processamento de pedidos legado e um módulo de gestão de armazém/distribuição. O sistema é desenvolvido em módulos independentes e que podem ser adquiridos pelo cliente conforme sua necessidade. Um cenário típico incluiria ordens de entrada (suprimento) e de saída (expedição) a serem avaliadas pelo Módulo de Planejamento do TMS, oferecendo ao usuário várias soluções de roteamento sugeridas.
Sendo que o gerenciamento de transporte inclui o controle e otimização de todos os processos de transporte ao longo da cadeia de suprimentos, essas soluções são avaliadas pelo usuário por razoabilidade e são repassadas ao módulo de análise do provedor de transporte para selecionar o melhor modo e o fornecedor de menor custo, objetivando selecionar o fornecedor de serviços de logística ideal em termos de preço e desempenho para cada transporte, alcançando assim a mais alta confiabilidade de entrega possível. Uma vez que o melhor fornecedor é selecionado, a solução normalmente gera uma solicitação eletrônica de carga e acompanhamento/rastreamento para executar a expedição otimizada com a transportadora selecionada e, posteriormente, para dar suporte à auditoria de frete e pagamento (processo de liquidação). Os links de retornos para os sistemas ERP (depois que os pedidos se transformaram em remessas ótimas) e às vezes, secundariamente, para os programas WMS (warehouse management system, sistema de gerenciamento de armazém) também vinculados ao ERP também são comuns.
Na gestão de transportes existem decisões a serem tomadas em três níveis na qual podemos citar nível operacional, nível tático e nível estratégico. Um sistema TMS objetiva auxiliar no planejamento, execução, monitoramento e controle das atividades relativas a consolidação de carga, expedição, emissão de documentos, entregas e coletas de produtos, rastreabilidade da frota e de produtos, auditoria de fretes, índices de avarias nas entregas, apoio à negociação, planejamento de rotas e modais, monitoramento de custos e nível de serviço, e planejamento e execução de manutenção da frota.[NAFAL][SILVA]
O sistema tem como finalidade identificar e controlar os custos inerentes a cada operação, sendo importante identificar e medir os custos de cada elemento existente na cadeia de transporte, a qual envolve não só o veículo em si, mas também a gestão dos recursos humanos e materiais, o controle das cargas, os custos de manutenção da frota e índices de discrepâncias nas entregas, bem como as diversas tabelas de fretes existentes (peso, valor, volume) apresentando o modelo que melhor se ajusta.[LOG&MAM][MARQUES][SILVA]
Dados que esses custos são de difícil controle e se não existirem sistemas informatizados com ferramentas que permitam visualizar as informações com maior precisão, torna-se praticamente impossível alcançar esse objetivo.[NAFAL]
“Aquilo que não se mede não se gerencia e não se melhora”.
“Não se gerencia o que não se mede,
não se mede o que não se define,
não se define o que não se entende,
e não há sucesso no que não se gerencia”
- William Edwards Deming
"Todo sistema sobre o qual não se exerce ação tende ao caos".
Um sistema ou mesmo um conjunto de ferramentas TMS viabiliza a utilização de muitos controles de difícil aplicação, por exemplo, a simulação das tabelas de fretes, o rastreamento do veículo com informações detalhadas do mesmo, da carga e do motorista, onde quer que ele se encontre.
Este sistema controla os processos de um transportador, operador logístico, ou de um embarcador (contratante de transportes), abrangendo as áreas comerciais, operacionais, SAC, seguros, faturamento, gestão financeira e logística. Um TMS visa ser integrado com um sistema de ERP, desta forma ao emitir um CT-e (conhecimento de transporte eletrônico) ou NFS-e (nota fiscal de serviços eletrônica), por exemplo, a integração financeira, fiscal e contábil ocorrerá automaticamente.[BOWERSOX][BALLOU]
Indicações
Um TMS é uma solução em termos de sistema de gestão para três principais tipos de empresas:
Empresas de transporte (transportadoras, operadores logísticos);
Empresas que usam transporte próprio como apoio ao seu negócio;
Empresas que utilizam transportes de terceiros.
Funcionalidades
Os sistemas de gerenciamento de transporte gerenciam quatro processos principais de gerenciamento de transporte:
Planejamento e tomada de decisão - O TMS definirá os esquemas de transporte mais eficientes de acordo com parâmetros determinados, que têm uma importância menor ou maior de acordo com a política do usuário: custo de transporte, menor tempo de entrega, menos paradas possíveis para garantir qualidade, coeficiente de reagrupamento de fluxos etc.
Execução de transporte - O TMS permitirá a execução do plano de transporte, como aceitação da taxa da transportadora, despacho da transportadora e EDI.
Acompanhamento de transporte - O TMS permitirá acompanhar qualquer operação física ou administrativa em relação ao transporte: rastreabilidade evento por evento (envio/partida de A, chegada a B, desembaraço aduaneiro, etc.), edição de documentos de recepção, desembaraço aduaneiro, faturamento e reserva , envio de alertas de transporte (atraso, acidente, paradas não previstas).
Medição - O TMS tem ou precisa ter uma função de relatório do indicador chave de desempenho de logística (KPI, Key Performance Indicator) para o transporte.
Várias funções de um TMS incluem:
Planejamento e otimização de rodadas de transporte terrestre; cálculo e plano de transporte, destacando-se montagem das rotas; cálculo de dimensionamento de equipamentos; cálculo de renovação da frota; montagem de orçamento do transporte; controle orçamentário e análise das variáveis;
Interfaces com operadoras (formatos padrão EDIFACT ou proprietário)[Nota 2]
Modo de transporte de entrada e saída e seleção de provedor de transporte;
Gestão de transporte rodoviário, ferroviário, aéreo e marítimo;
Controle de fretes de terceiros, com assistência na seleção de transportadoras de acordo com diferentes critérios;
Tráfego, em se tratando de instalações logísticas: liberação de embarque, ordem de transporte, registro de portaria, registro de eventos, gestão do motorista.
Controle de Manutenção de Frota
Impressão de etiquetas de embalagem ou paletes em formatos de transportadora;
Pré-faturamento;
Faturamento de transporte: cadastro de clientes e terceiros; cadastro de taxas e tarifas; cadastro da rede de transportes; requisição de transporte; ordem de coleta; registros de notas fiscais; emissão de conhecimentos e manifestos de carga e emissão de fatura de cobrança dos clientes.
Rastreamento de mercadorias e do transporte em tempo real, destacando-se interface com rastreadores GPS (“global positioning system”); interfaces com tecnologias embarcadas nos veículos; leitores de código de barras e transmissão de dados via wireless;
Auditoria de frete, com detecção de anomalias de rastreamento e reservas de transporte;
Controle de qualidade de serviço na forma de KPIs (veja abaixo);
Otimização de Carga de Veículo e Rota (gerenciamento o veículo com tecnologias de GPS (“global positioning system”).;
Custos de transporte e simulação de esquema, destacando-se: Custos de manutenção: informações alimentadas pelo sistema de manutenção e suprimentos de forma integrada; Custos de operações: informações alimentadas pelo sistema de operações de forma integrada;
Envio em lote de pedidos;
Controle de custos, várias funções de relatórios e estatísticas de KPI (principais indicadores de desempenho);
Análise de rentabilidade
Auditoria de Frete
Os KPIs típicos incluem, mas não se limitam a:
% de tempo de entrega ou desempenho de entrega em relação ao solicitado.
Custo por métrica - km, peso, cubagem, palete.
Produtividade em termos monetários; por exemplo, custo por unidade de peso ou unidade de frete.
Produtividade em termos operacionais, por exemplo, unidades de remessa/ pedido ou peso/carga.
Entretanto, todas as funções logísticas acima precisam ser escrutinadas quanto ao funcionamento de cada parâmetro.
Alguns TMS são qualificados como tal, enquanto oferecem apenas um desses recursos.
Normalmente, os TMS são amplamente especializados para o transporte rodoviário, já que é o modo mais usado.
As principais características que podem ser encontradas especificamente em um TMS “transportador” são:
acompanhamento da manutenção do material circulante;
gestão de tempos de condução;
otimização de rotas de entrega;
rastreabilidade de mercadorias;
facturação de serviços de transporte;
rastreamento de consumíveis;
comunicação a bordo com os condutores.
O plano de transporte
As transportadoras oferecem vários serviços de transporte (expresso, rápido, normal, correio, etc.) que estão disponíveis de acordo com as zonas geográficas de origem e destino, com taxas diferentes. Essas informações são atualizadas regularmente pelas transportadoras e devem ser incorporadas ao TMS.
O plano de transporte é uma codificação em um número exclusivo dessas informações diferentes, bem como um número incremental para identificar os pacotes. Se esse código for impresso em uma etiqueta na forma de um código de barras, a transportadora poderá digitalizá-lo para saber as informações básicas da remessa da mercadoria.
É este plano de transporte que serve de base para a gestão das operações de transporte na transportadora.
Interfaces
Eles podem ser de dois tipos: interfaces de terminal (bornes) e interfaces padrão.
Interfaces (bornes) de terminal
A informação é enviada para um computador da transportadora presente no expedidor. Eles estão integrados ao software da portadora instalado neste terminal. Este software é então responsável por calcular o plano de transporte e imprimir as etiquetas. Na maioria dos casos, uma operação de fim de dia é necessária para transmitir as informações da carga do dia para o sistema central da transportadora.
Interfaces padrão
As informações são enviadas em tempo real ao sistema central da operadora, no formato EDIFACT. Esse tipo de interface possibilita a transferência de informações mais completas sobre as cargas, para planejar melhor as capacidades de transporte e para eliminar o custo do terminal e sua manutenção.
Seleção de transportadora
A seleção da transportadora pelo TMS pode ser feita de acordo com três critérios principais:
o custo de transporte (o mais barato);
a velocidade de serviço (o mais rápido);
a qualidade do serviço (o mais confiável, ou seja, aquele que melhor atende aos prazos anunciados).
Estes três critérios combinam-se de maneira diferente dependendo do transportador, da área de origem e destino. Por exemplo, uma transportadora que seja boa na rota Cidade A-Cidade B não necessariamente o será em uma rota Cidade A-Cidade C.
O custo de transporte não é necessariamente linear, dependendo do número de quilômetros. Na maioria das vezes diminuindo, ele pode incorporar noções de limiares: US$ 5 por quilômetro para uma viagem de 100 km ou menos, US$ 4 entre 100 e 200 km. O preço das cotas também é generalizado: uma tarifa preferencial é aplicada se o remetente passar pelo menos parte de seu tráfego através de uma transportadora (por exemplo, número de paletes transportadas por mês).
Uma dificuldade pode surgir: as unidades de trabalho. Dependendo do caso e das transportadoras, podemos falar em número de:
paletes;
caixas de papelão;
metros lineares de reboque (uma escala de 5 m ao mesmo preço que 12 paletes);
metros quadrados de área de reboque (uma espaço logístico determinado, estático ou em transporte 10 m² com o mesmo preço de 12 paletes);
quilogramas, ou peso bruto, como único critério (uma palete de uma material de alta densidade, como um metal e um palete de uma material de baixa densidade, como um material polimérico altamente inflado, como espumas diversas).
Nestes três últimos casos, a noção de unidade pagadora deve ser levada em conta.
Etiquetas de transporte
Cada operadora tem seu próprio layout de etiqueta, embora o formato de etiqueta seja geralmente 10*15 cm (formato A6) ou A5, onde sempre destacam-se os códigos de barras para a identificação de pacotes, bem como o endereço de entrega.
Pré-faturamento
Como mencionado acima, o custeio/ precificação das operadoras pode ser complexo e o controle dessas faturas pode ser uma tarefa extremamente tediosa. O pré-faturamento permite antecipar a fatura da transportadora. Se o valor antecipado estiver próximo do valor real da fatura (diferença de 5%, por exemplo), o remetente pode considerar a fatura da operadora como confiável e pagá-la sem mais controle.
Vantagens da implementação de um TMS
Um TMS permite obter o custo mínimo de operação, pois permite visualizar e controlar todos os custos inerentes à gestão de transporte, controlar a qualidade dos serviços realizados interna e externamente ou por terceiros e estabelecer metas de qualidade conforme as necessidades. Tanto os processos de entrada (suprimento) quanto os processos de saída (distribuição) são afetados. Também aumenta a disponibilidade da frota, prevendo possíveis problemas que possam ocorrer nas partes mecânica e elétrica do veículo e informações detalhadas e de fácil acesso que permitam uma rápida tomada de decisão.[NAFAL] As vantagens são fornecidas por integração com soluções de software que também suportam outras áreas da empresa, como contabilidade e, por exemplo, que permitem processos de memorandos de controle de crédito.[LOG&MAM]
Para se ter uma ideia da importância da aplicação do TMS dentro de uma empresa é preciso saber quanto nessa representa o custo do transporte. Numa indústria, o custo do transporte é, em geral, o segundo maior, ficando apenas atrás do custo de produção. Os encargos com o transporte variam entre 1/3 e 2/3 do total dos custos logísticos que englobam abastecimento, movimentação, armazenagem e distribuição. Levantamento do Council of Logistics Management, dos EUA, entidade responsável por pesquisas e estudos referentes a temas em logística, constatou que as empresas gastam em média de 10% a 15% de seus orçamentos com atividades logísticas e que o transporte chega a representar cerca de 50% desses custos. Por esse motivo, reduzir esses custos tem sido um dos objetivos mais perseguidos pelas empresas.[INTELOG][NAFAL]
MARQUES (2002) afirma que a gestão de transportes é parte essencial de um sistema logístico. É a atividade responsável pelos fluxos de matéria prima e produto acabado entre todos os elos da cadeia logística, que utiliza grande número de ativos, que se encontram dispersos geograficamente, tornando a gestão de transportes ainda mais complexa. A alta complexidade gerencial, intensa utilização de ativos e a gestão sob um grande fluxo físico de produtos torna o transporte a maior conta individual de custos logísticos, que varia entre 1/3 (um terço) e 2/3 (dois terços) do total dos custos logísticos das empresas. Desta forma, um bom gerenciamento de transportes pode garantir melhores margens para a empresa, através de reduções de custos e/ou uso mais racional dos ativos, e um bom nível de serviço para os clientes, através do aumento da disponibilidade de produtos, reduções nos tempos de entrega, entre outros benefícios. Provedores de serviços de logística e agentes de carga também costumam usar software para gerenciar eletronicamente seus pedidos. Com um software de gerenciamento de transporte, deslocamentos e rotas podem ser planejados e apresentados em seu status (rastreamento e rastreamento), que podem ser trocados e disponibilizados aos clientes.[CREPALDI]
Custos
O custo de um TMS varia de acordo com as necessidades da empresa e a sua área de actuação, já que os módulos são independentes. É interessante lembrar que se pode encontrar uma variedade de soluções no mercado, sendo necessário avaliar a real necessidade de determinados recursos disponíveis nos programas de TMS. Um TMS é uma solução que, se for bem implementada, proporciona economias e maior controle dos recursos materiais, humanos e monetários na gestão do transporte, reduzindo, assim, os custos logísticos relacionados com o transporte, o qual representa uma parcela significativa de custos dentro da cadeia logística. É conveniente entender que o TMS pode (e deve) ser integrado a ERP, CRM e outros módulos que otimizam o processo empresarial.[GESTRAN] O TMS também pode ser utilizado por embarcadores para fins de auditoria de frete dos transportes contratados e ainda para a apuração da performance das entregas.[SIGNA] Além disso é muito comum os sistemas TMS para embarcadores realizarem auditorias fiscais em seus processos, coibindo atuações fiscais , diminuindo os custos com a gestão de fretes.[SIALOG]
Licenciamento
Esses sistemas são fornecidos com diferentes tipos de contratos de licenciamento. As quatro principais formas são:
Licenciamento no local (licença adquirida tradicional)
Licenciamento hospedado (remoto, SaaS, pela nuvem, Cloud) [Nota 3]
Licenciamento hospedado no local (uma mistura das formas 1 e 2)
Hospedado - TMS livre de licenciamento (o mesmo que 2, mas sem nenhum requisito de licença)
Além disso, alguns provedores de software foram adquiridos ou se fundiram com as consultorias de gerenciamento da cadeia de suprimentos e começaram a oferecer serviços gerenciados e de software "mesclado" aos expedidores como um processo terceirizado. Os provedores primários TMS de nível 1 ainda são independentes, transportadores e 3PL (third-party logistics, operadores logísticos terceirizados) neutros e ERP neutros. Enquanto os provedores de ERP estão se deslocando para melhorar suas ofertas de gerenciamento de transporte local adicionando módulos TMS à sua base existente e implementada, o advento da entrega de software como serviço ou "SaaS" resultou em uma onda de provedores emergentes de TMS.
Patentes
Várias patentes específicas foram arquivadas para proteger os direitos de propriedade intelectual das corporações de desenvolvimento de TMS nos EUA. No entanto, os julgamentos contra várias empresas de software fora dos EUA em 2009, 2010 e 2012 não tinham sido inexequíveis a partir de 2018.
O maior número de patentes da TMS foram apresentados pela IBM, SAP, Manhattan Associates, Oracle, Kuebix, JDA e Sterling. Cada um detém mais de 15 patentes que protegem vários aspectos de sua tecnologia.
Notas
1. O termo “fretador” ou “cargueiro” (em inglês freighter) tem valor legal apenas no transporte marítimo. É uma pessoa singular ou colectiva que, tendo assinado um contrato de fretamento, embarcou mercadorias a bordo de um navio. É utilizado em outros campos relacionados ao transporte para designar o proprietário dos bens transportados, seja ele o remetente ou o destinatário dos bens.
2. EDIFACT é um acrônimo para, em inglês, Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport, Intercâmbio Eletrônico de Dados para Administração, Comércio e Transporte, que é um padrão das Nações Unidas que descreve as modalidades técnicas para a troca de informações. dados informatizados (EDI) em diferentes setores industriais.
2. SaaS, Software as a Service, software como serviço, é um modelo de licenciamento e entrega de software no qual o software é licenciado por assinatura e é hospedado centralmente..
Referências
AMASAKA, Kakuro; The Validity Of Advanced TMS: A Strategic Development Marketing System - Toyota’s Scientific Customer Creative Model Utilizing New JIT; International Business & Economics Research Journal – August 2007 Volume 6, Number 8, Pages 35-42 - www.researchgate.net
AMASAKA, Kakuro; New JIT, New Management Technology Principle: Surpassing JIT; Procedia Technology, Volume 16, 2014, Pages 1135-1145 - www.sciencedirect.com
BALLOU, Ronald H.; Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos - 5.ed.: Logística Empresarial; Bookman Editora, 2009.
BOWERSOX, Donald J.; Closs, David J.; Cooper, M. Bixby; Bowersox, John C.; Gestão Logística da Cadeia de Suprimentos; AMGH Editora, 2013. ISBN:8580553180
CREPALDI, Anderson de Lima. O processo de personalização de um sistema integrado de gestão de transportes para uma empresa atacadista. (artigo online - link morto)
GASNIER, Daniel; BANZATO, Eduardo - Distribuição inteligente. Guia Log . Ago. (2001).
GESTRAN; Soluções para Gestão de Transporte e Logística - Gestran Gestão de Logística e Transporte - www.gestran.com.br
INTELOG; TMS: muito além do tapa buraco. Intelog: inteligência em gestão logística (artigo online). 17 Jan. (2006). - www.intelog.net
LOG&MAM; ENTENDENDO o TMS. Revista LOG&MAM (artigo online - link morto). 1 Ago. (2002).
MARQUES, Vitor. Utilizando o TMS (Transportation Management System) para uma Gestão eficaz de Transportes. 2002.
MENDES, Rafael; E-book Logística. Mercado, tendências e inovações. Vol. 2; ASAP Log - Soluções em Logística - books.google.com.br
NAFAL, Kalid; TMS - Transportation Management Systems - portogente.com.br
SIALOG; TMS EMBARCADOR Completo - www.sialog.com.br
SIGNA; e-cargo Embarcador - www.signainfo.com.br
SILVA, Renata Amorin da. TMS como ferramenta de gestão de transporte: um estudo de caso no segmento do comércio eletrônico. Trabalho de conclusão de curso. Faculdade de Tecnologia Zona Leste. 2009. 67 p.
TECNOVIA; Sistema para TMS para embarcadores - www.tecnovia.com.br
UPJV; RAPPORT TRANSPORT MANAGEMENT SYSTEM (TMS) - Université de Picardie Jules Verne: UPJV