Microsoft Access este aplicaţia de management al bazelor de date pusă la dispoziţie de suita Microsoft Office. Spre deosebire de Excel, Access va permite să stocăm şi să administrăm volume mari de date, organizate în unităţi numite înregistrări. O bază de date Access constă din următoarele obiecte:
• Tabele – conţin toate înregistrările• Interogări – localizează înregistrări specifice• Formulare – afişează înregistrările din tabele, una cîte una• Rapoarte – tipăresc loturi de înregistrări• Pagini de acces la date – pun la dispoziţie date prin intermediul paginilor Web• Macrocomenzi – acţiuni automate uzuale• Module – stochează declaraţii si proceduri Visual Basic, care ne permit să scriem programe pentru bazele de date, astfel încât acestea să poată interacţiona cu alt software.O bază de date (BD) reprezintă o colecţie de date integrată, anume structurată şi dotată cu o descriere a structurii şi a relaţiilor dintre date.În funcţie de modul de organizare a informaţiilor, se cunosc cîteva modele de BD: ierarhic (arborescent), reţea, relaţional ş.a.Gestiunea bazelor de date.Sistemul de gestiune a bazelor de date (SGBD) este acel sistem de programe care facilitează şi supervizează introducerea de informaţii în baza de date, actualizarea şi extragera din bază, controlul şi autorizarea accesului la date. Un sistem de gestiune a bazelor de date trebuie să fie capabil să îndeplinească următoarele funcţii:de descriere ,care rezidă în definirea structuriidatelor, a relaţiilor dintre acestea şi a condiţilor de acces la informaţile conţinute în baza de date;a) Schimbarea ordinii afişării cîmpurilor, în unele cazuri, este necesar de a schimba ordinea afişării cîmpurilor, diferită de cea din descrierea fundamentală, stabilită în regimul Design View. Pentru a reamplasa un cîmp, îl marcăm, apoi, ţinînd apăsat butonul stîng al mouse-ului, îl deplasăm în poziţia dorită şi eliberăm butonul. Ca rezultat, cîmpul deplasat înlocuieşte cîmpul peste care a fost suprapus, acesta din urmă deplasîndu-se la dreapta. În mod analog putem deplasa şi alte cîmpuri, astfel încît ordinea cîmpurilor să devină cea dorită. Dar oricare ar fi modificările efectuate în regimul Datasheet View (Foaie de date), ele nu afectează ordinea şi caracteristicile cîmpurilor stabilite în regimul Design View (Proiectare).
b) Sortarea înregistrărilor. Pentru a obţine o consecutivitate a înregistrărilor, diferită de cea existentă, putem efectua o sortare (în ordine crescătoare sau descrescătoare) după valorile unui cîmp al tabelului. Pentru aceasta plasăm cursorul pe cîmpul respectiv şi acţionăm unul din butoanele sau . Dacă la închiderea tabelului această modificare nu se salvează, la o nouă deschidere a tabelului înregistrările se vor afişa în ordinea obişnuită. Modul de sortare descris aici nu prevede sortări complexe, acestea putînd fi obţinute în baza interogărilor .
c) Modificarea lăţimii coloanei unui cîmp. In cazul cînd lăţimea unui cîmp nu corespunde lungimii datelor pe care le conţine, putem schimba (mări, micşora) lăţimea lui. Pentru aceasta poziţionăm indicatorul mouse-ului pe linia din partea dreaptă a denumirii cîmpului (forma indicatorului se schimbă în săgeată dublă orizontală), apăsăm butonul stîng al mouse-ului şi, deplasîndu-1 la stînga-la dreapta, micşorăm-mărim lăţimea cîmpului.
Relaţii dintre tabele. Integritatea datelor
Relaţiile dintre două tabele se stabilesc, de regulă, prin intermediul unor cîmpuri identice (cu aceeaşi denumire, de aceeaşi lungime, cu aceleaşi proprietăţi) prezente în ambele tabele.
În cazul relaţiei de tipul unu la mulţi în tabelul primar (din partea căruia se realizează relaţia "unu") trebuie să existe un cîmp, numit cheie primară, în care nu se admit valori care se repetă, iar în tabelul secundar (din partea căruia se realizează relaţia "mulţi") trebuie să existe un cîmp analogic cu cel din tabelul primar, numit cheie străină, care poate admite valori care se repetă.