最近知りました。この言葉。機能として使ってはいましたが、Excelのことふれておこうかと。

良いと言っても悪いと言っても反論あるでしょうが、問題なのは使い方ですよね。

「これでいんじゃない？」なのか「もっと楽にできるんじゃない？」なのかが分かってるかどうかですよ。

これが正にExcel方眼紙と呼ばれるやつです。

あっちこっちに書いてますが、

「紙に印刷」したら終了、もしくは紙に印刷した物に手書きするための様式です。

言っておきますが、私はこれが「全て悪い」とは思いません。他に方法が無ければ仕方ないですよね。

ものによっては私も使ってます。

データの再利用が云々・・・と言われるのがこれですね。次が無いなら全然OKです。

目的が「紙に印刷」なので、「みてくれ」優先なのは仕方がないのですが、なぜか日付部分が分割されていますし、私、あまりセルの結合って好きではないんです。

こういうのって、大体過去の遺物だったりしません？誰が作ったかすらよくわからない、もしくはすでに退職されたとか。

何時のころからか使い始めてただ漠然と、または使いにくいと思いつつも「じゃあ作ってくれていいよ？」と言われたら困るので誰も何も言わずに使い続けている状態だったりしませんか？

まあ、作成した人がまだ目の届く範囲にいて、さらに職務上の上司だったりしたら文句も言えないですけど。

でも今の職場で、同じ患者の氏名、生年月日等をいったい何回入力、または記入していますか？

Accessに限らずデータベースを利用すると一度入力してしまえばそのデータは流用できます。患者を選択すれば生年月日や性別は自動的に表示してくれます。

私がAccessをさわり始めて思ったのが

ということです。

おわかりと思いますが、入力に無駄が多いんです。印刷様式を作れば作るほど入力作業が増え、ついでにファイルも増えてその管理をしないといけなくなり、全然楽にならないことがよくわかったんです。

ただ、あちこち他の施設や病院を見学させていただくのですが、AccessやファイルメーカーがPCに入っているとこって、そんなには無いですよね。MySQLとかSQLiteとかありますけど、あれはまた別物ですし、フリーのデータベースソフトに関しては情報が少ない、または何それ？で結局すぐに使えそうなものはExcelくらいしかないというのがほとんどかと。

ならば、年賀状の宛名のようにデータベースっぽく作って差し込み印刷、もしくは他の何かにデータを投げ込む、

という使い方をする方が長い目で見ると楽になることが多いと思います。

でも「Excelってホントによく出来てる」と思いません？実際そのようなソフトを作られている人沢山おられますよね。正直、すごいと。イヤ、ほんと。どうやってんの？というものありますよね。というか、テクニックが多すぎてAccessなんかよりよほど難しいと思います。

私が何も考えずに使える関数なんて、SUMとIFくらいですからね。

上の図はとりあえず思いついた、VLOOKUP関数使うとこんな感じかな？程度のものです。

直接入力と何が違うかよく分からないかも知れませんが、患者ID部分にID入力するとフリガナや氏名、性別等のデータが表示される仕組みです。患者IDってなってますけど、別に同じ患者データが複数あってもいいですよ？

行番号ってことです。 

例えば再入院してきたら、前回のデータをコピー、貼り付け後、修正して新しいID振ってあげればいいだけですよね。

ここで注意したいのは、もとの行に上書きするのではなくて、コピペして新たに行を追加するってところです。まあ以前のデータと比較するということが無いならそのまま上書きで。

先に作ったExcel様式に直接入力するのではなく、あくまで印刷デザインとして使ってあげただけなのですが、こうするとExcel方眼紙も悪くなさそうです。

また、印刷デザイン増やしたければシートを増やせばいいので、同じ患者データを何度も入力する必要はありません。何より患者ごとのファイルが増えていくことが無いので管理が楽です。

カード型のデータベースっていうのでしょうか。

と、偉そうなこと書いてますけど、そんなの誰でも分かってるんですよね。

そもそもの問題は

ですよ。それはもちろん

だって使うのあなたですから・・・。