薬剤師とAccessと個人データ管理

という形で使ってる場合だって言われている方がたくさんおられます。私もその考え賛成です。

全てがそうだとは言いません。たしかにそれで十分な場合のほうが多いかもしれませんし、テンプレートみたいなものを作っておいて、必要な時に入力して印刷するなんてことはよくあります。

でもそれは後から入力したデータを利用することがない場合だと思うんです。

毎日の記録が必要なもので、実は手書きより時間がかかっている上に、集計もなにもできないという使い方をしている人、たくさんいますよね。

でも、誰かが教えてくれるわけでもなく、周りにデータベースちっくに使っている人がいなかったら、それが普通だと思うんです。最終的に印刷して保存が必要なら、まず印刷レイアウトを作成して、それが用紙に複数入るなら用紙サイズに合わせてその様式をコピーして上から詰めて入力していく・・・みたいな。

差し込み印刷を使わずに、宛先ラベルを作るというイメージでしょうか。

私の職場で実際あったのですが、とある部署がいつも帰りが遅く、「何やってんだ？」と聞くと、事務処理に時間がかかるんだと。

どう考えても毎日そこまで残業しないといけない状況はおかしいだろ？人が足りてないとしか・・・。ブラックだって言われるぞ？（ブラックだけど）まあよく言えば頑張ってるなあと。

で、ある日その部署からファイルサーバーにつながらないからそこから見えるか？と聞かれ、いつもの業務を記録してるというファイルを開いてみたところ、おもわず

「はあ？（うましかじゃねーの）」と・・・。

絶句ですよ。そりゃ残業になるとしか・・・。なんで早く相談しなかったの・・・。

何をしてたかと言いますと、毎日数十人来られる部署で、今日、誰が何をされたか記録しないといけないらしいのですが、（まあなんとなくどの部署か想像つきますかねえ。）業務中はPCに入力している暇はないので、縦に氏名、横に利用項目が書いたクロス集計表みたいな用紙を印刷して印をつけておいて、業務が終わったらExcelに入力してるってことだったのですが、そのファイルがまさに差し込み印刷使わない宛先ラベル状態で、さらに酷いことに患者別のシートに分かれてる・・・。何人いると思ってんの？

もしかして、毎日来られた人の氏名をその大量にあるシートの中から探して入力してたの？人数分？さらに今月はこの人は何回来たのか集計しないといけないから印刷してから数えていると・・・。さらにその印刷したものを何年か保存？してるそうな。

どう考えてもそれなら様式印刷して手で書いたほうが早いじゃねーか！ですよ。

今日からそのファイルを使うな！とやめさせて、業務中に使っていたクロス集計表をそのまま入力様式にしたようなファイルを作成し、手書きの記録用紙にもセル一つ一つにバーコードを印刷しておいて、印のついているところのバーコードを読み取ればExcelの一覧表にも印が入るように作り変え・・・。

バーコードってこんな使い方もあるのですよ。いわれてみれば「ああ」って感じでしょ？

クロス集計の手書きの表をExcelの同じ表に入力しようと思うと結構目がウロウロしますよねえ。しません？バーコード使うとそれも無いので。

ん？そんなことそもそもしない？そういったことをしないといけないところもあるんです。

おかげで次の日からは、あれだけ残業までしていた入力作業が業務中におわるようになりました。

因みに印刷部分は項目が結構あって、差し込み印刷が面倒だったので、Accessに取り込んでレポートで印刷するようにしてしまいました。Runtimeは助かりますねえ。というよりExcelってやっぱりよくできてるなあと。