FileMakerで有給管理

年間5日取らなければ罰金がどうのこうの・・・

で、調べてみたら1日足りない！いつまで？今日？早く言えよ！では今日私はいないことにして・・・。

皆さんの職場、有給の管理どうやってます？

色々管理するソフトもあるみたいですが、よさそうなものは「ここからは有料よ？」ってなってますよね。

Excelで管理しているというところも多いと思いますが、私が以前勤務していたところもそうでした。

ネットからExcelのテンプレートをダウンロードしたもので、日付と時間を入力すると残日数を計算してくれるというものだったのですが、職員ごとにファイルをつくるという・・・。

職員数分のExcelファイルを作成してとなると、管理ではなく記録しているだけですよね。誰が日数足りてないか確認しようとすると、すべてのファイルを開かないといけないとか非効率すぎます。

有給の申請を紙に書いて提出すると、管理者が個人別のファイルを開いて入力する・・・とか絶対嫌！とか思ってましたが、私の仕事ではないのでかかわらないようにしていました。

でもねえ、同じExcelを使うにしても、もう少しやりようってものがあるのでは？と思うのは私だけ？

申請だけでもネットワークで入力するようにしてしまえば、事務も少しは楽になるような気がするんですけど・・・。

ということで、申請をiPhoneでやってもえたらどうなのかと。

残日数とか有給の発生日数とかは事務にでも考えてもらうということで。

FileMakerの有給管理ソリューションサンプルは色々ころがっていますのでそれらを参考にしつつなのですが、Excel同様、管理側が紙に書かれたものを入力すること前提といいますか、入力させることに関してはカットされている状態のものがほとんどだと思います。

すべてやってくれるソフトも販売されていますから、開発時間考えたらそれ買った方が早いところも多いかと・・・。

FileMaker購入することを考えると、安価なソフト買えそうですし。

ここはAccessとFileMakerのネタを書いている場所なので「専用ソフト買いました」ではないですけど。

そこで毎度のこれです。

作り方は食事箋のところを参考に。今回はバーコードログインボタンを作成しています。

FM19から単独でバーコードを作成できるようになりましたが、職員IDのバーコードの印刷をPCで行うならアドオンの「バーコードジェネレーター」をわざわざ使う必要はないです。選択肢が増えたのは素直に助かりますが。

※一応ログイン用のバーコードも作れるようにしてみましたが、これに関してはExcelで作ったほうが早いと思います。

ログインしたユーザーでそのまま有給申請したいので、アカウントに氏名を追加してありますが、勤続年数とか残日数の計算とかもしたければここにその項目も追加してあげましょう。

後は有給の申請データの保存用テーブルを作り

フィールド名は気にしないでください。

上から

USERテーブルとリレーションをするためのIDフィールド

作成時刻

修整時刻

休暇日時

終了日時

休暇の合計

休暇の分類

休暇の合計ってのは職場によって色々だと思いますが、半休なら「0.5」、全休なら「1」てことで。計算で出したければそれでもかまいませんが、今回はそんな感じ。

これをもとに入力画面を作りまして、

印刷画面どうしよう？作れはしますが問題はどのタイミングでどうやって印刷するか。

iPhoneなんですよ、入力するの。ということは印刷もiPhoneからそのままできないと不便なわけで、AirPrint対応のプリンターなりラベルプリンターを準備するとなると予算が・・・。

印刷の必要性がどうなのかよくわかりませんが。

一覧表画面をとりあえず作成、Excelに出したければエクスポートするだけですが、これだと誰が何日使ったかわかりませんので

合計が出るようにしたのですが、年度区切りで範囲を指定してあげる必要があります。

これには少し手間取りましたが、ネット上の皆様の公開してくださっている情報をもとに

指定範囲内での有給消化の合計が出るようになりました。上図1行目が変わっているのがわかりますでしょうか。

私個人としてはここまでで十分なのですが、管理する側からすると残日数も必要なんでしょうねえ。

さらに部署ごとの上司の承認の仕組みが欲しいといわれ・・・ということはUSERテーブルに部署のフィールドを追加し、部署長の権限も新たに作成する必要が出てきます。

承認の仕組みなんて紙印刷するなら無くてもよさそうですが。ダメなら修正または削除すればいいだけですし。

同様に先に作成したリストも範囲指定できるようにして

こっちの絞り込みの仕組みは通常検索の範囲指定です。個人別の画面とは仕組みが違います。

全職員分一括のデータなので。

繰越と本年度有給日数の合計から消化日数引けば残数表示されてできあがり・・・でいいのか？

こんなんどお？と聞いてみたところ、ついでに有給以外も入力できるのかと。

できはしますが計算がですねえ。

有給以外は色が付くようにして、残日数の合計からは除外されるようにしてみたのが上の図。

個人的に使っているのですが、使用日数がすぐ分かるので助かっています。

今度こそこれでいいかな？と思っていましたが、こうなってくると年度の更新処理は？となってくるのは当然でして。

個人別の繰り越し日数と年休発生日数をどこか別に保存する仕組みを作っておけば、前年度の状況を再度みたいと言われた場合も元に戻すことはできると思うのですが、有給発生のタイミングと繰り越し日数の計算は職場によって微妙に違いますので合わせた処理が必要になります。

入社日を入力して、そこから色々計算させるのでしょうが、ここから先は事務に聞かないと作れないしなあ。

何にせよ、職員の氏名を管理する部分が出来上がりました。ということは、今後他にも職員に関する何かを管理する必要があれば、このソフトに機能追加していけばいいことになります。

書類ごとにExcelファイルが存在し、毎回氏名の入力からということは無くなる・・・・といいのですが。

封筒がどうこう言っていたので住所も登録できるようにし、ついでに郵便番号から住所の入力支援機能みたいなものも追加、PDFも保存できるかといわれたしたのでオブジェクトフィールドを作って埋め込めるようにもしてみました。

そして今更ですが、管理はPCでするんです。

ということは、PCで使うこと前提で考えないといけない部分も出てきます。

iPhoneだと表示されるレイアウトは常に一つですが、PCだと作り方によってはいくつでも開けますので、今度は一括でレイアウトを閉じる仕組みも欲しくなったり。検索するとWindowNames (Get( ファイル名 ))を使って・・・のように書かれているものがあり、Loopを使ってなんとなくその部分は出来上がりました。

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