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12 pasos y dos estrategias para la gestión de información

Con los ejercicios que se han sugerido, la gestión de la información debe haber avanzado a un nivel en el que ya poseemos entre un 70 a 85% de los documentos que constituyen la base de datos (“library”) de "documentos por recuperar" del núcleo de documentos que constituyen nuestra motivación. El resto de los documentos pueden ser obtenidos, siempre y cuando sean de interés específico para los antecedentes históricos de nuestro objeto de estudios utilizando el resto de las estrategias para la gestión de la información que se han venido generando desde antes de la década de los 1990´s, cuando utilizábamos la publicación mensual de un cuadernillo que editaba el Current Contents® y que nos permitía hacer una carta de solicitud de reimpreso al autor y enviarla por correo postal, para esperar que en el transcurso de uno o dos meses tuviéramos una respuesta positiva y un sobre conteniendo el reimpreso.

Ahora la gestión de documentos científica es tan rápida y eficiente como nuestras competencias de usuarios alfabetizados en la plataforma tecnológica de la Internet nos lo permitan. Sin embargo, para la gestión de documentos con carácter histórico, se debe recurrir a la construcción de nuestras competencias de usuarios de la biblioteca acudir a los servicios bibliotecarios, que aunque escasos, ya están disponibles en algunas partes de nuestro país, o bien acudir a las bibliotecas del sur de los Estados Unidos para concluir con la gestión de documentos que permitan complementar los ejercicios de gestión de información que se han venido sugiriendo en los anteriores envíos.

Para continuar con la organización de la información, si ya se obtuvo una serie de documentos y éstos fueron descargados a una carpeta en nuestra computadora, se sugiere seguir los siguientes pasos para adjuntarlos con su respectiva ficha bibliográfica en la base de datos que hemos denominado “Documentos del núcleo recuperados”, para ello se procede de la siguiente manera:

1 Abra la base de datos que denominamos “Fichas de documentos por recuperar”.

2 Seleccione la ficha del documento que ya ha recuperado.

3 Copie la ficha.

4 Abra la base de datos que se ha denominado “Fichas de documentos recuperados”.

5 Pegue la ficha bibliográfica del documento recuperado que tiene en la carpeta de “documentos recuperados”.

6 Una vez en esa base de datos, abra la ficha haciendo doble clic en la misma.

7 Con la ficha abierta, seleccione el comando “references” del menú principal del End-note®.

8 En este comando, seleccione la opción de “File attachments”.

9 De esta opción, seleccione “Attach file” el administrador le pedirá que le indique en que carpeta se encuentra el archivo que desea adjuntar. Señale el directorio, carpeta y archivo que se desea adjuntar y al hacer clic en el ícono de Adobe Acrobat que se refiere al archivo, éste se adjuntará automáticamente en el campo correspondiente de la ficha.

10 Cierre la ficha en la que acaba de adjuntar el archivo. El programa le preguntará si desea guardar los cambios en la ficha, debe aceptar guardar los cambios, de lo contrario, no se guardará el archivo adjunto.

11 Al cerrar la ficha aparecerá el símbolo de un clip a la izquierda del campo de autor en la lista de las fichas referenciales, lo que le indica que ya posee el documento adjunto en esa ficha.

12 Para abrir el documento, puede abrir la ficha correspondiente y hacer doble clic en la imagen del mismo o bien sin abrir la ficha, use el comando de “file attachments” y de éste el de “open file”.

Si requiere de hacer una gestión retrospectiva y el Internet no le ha permitido la obtención de documentos antiguos sobre su objeto de estudios, acuda a las bibliotecas o centros de información que estén más cercanos geográficamente a su domicilio, por ejemplo, en Sinaloa se ha recibido y atendido a Estudiantes del CIDE en el Instituto de Limnología de la Universidad Nacional Autónoma de México, ubicado en Mazatlán; en la ciudad de México se puede acudir a los servicios bibliotecarios de esta misma institución, así como a la Universidad Autónoma Metropolitana , o a Algunos centros de información del Instituto Politécnico Nacional, particularmente a los CINVESTAB.

Para quienes habitan el norte del país, es más económico y redituable asistir a las bibliotecas de instituciones del sur de los Estados Unidos, entre ellas la de la Universidad de Texas (Agricultura y Mecánica ó Texas A&M), la universidad de Arizona en Phoenix, y algunos han asistido a la Universidad de California en Los Ángeles.

Cualquiera que sea la biblioteca a la que se asiste, la experiencia de los compañeros del CIDE ha mostrado la importancia de llevar consigo la base de datos general en End-note® y la base de datos específica de “artículos por recuperar” ya que con esta herramienta, la recuperación se hace de forma automática, utilizando el comando de “Find full text” del propio administrador de la información.

Salud y éxitos

Joel