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12 X 3 pasos y dos estrategias para organizar la gestión de información

Como habrán notado al hacer el ejerció que se sugirió en el CIDE anterior, no todos los artículos que conforman las fichas de nuestra biblioteca personal contienen la dirección de correo electrónico del autor. Para organizar la solicitud de documentos de texto completo utilizando la estrategia de enviar mensajes de correo electrónico a los autores se sugiere lo siguiente:

1 Verificar cuales fichas contienen el correo electrónico del autor en el campo de “Author adress” para hacerlo prosiga de la siguiente forma:

a) Abra la base de datos que contiene los “documentos por recuperar”

b) Utilizando el comando “Search” (Buscar), solicite que el administrador le muestre las fichas que contengan el símbolo de @ (Arroba) emblema que está relacionado con la dirección electrónica y que en las computadoras personales que tienen teclado en español se consigue presionado las teclas “Alt Gr” (que se ubica al lado derecho de la barra de espacios), a la vez que se presiona la tecla correspondiente a la letra “Q” busque las fichas que contengan ese símbolo en el campo de dirección el autor (Author adress”) .

c) Abra otra base de datos (“New library”) y póngale como título “por recuperar por correo electrónico”

d) Una vez que tenga la lista de referencias que poseen @ selecciónelas, luego use el comando “Cut” (cortar) y proceda a pegarlas en la base de datos que recientemente se ha construido (“por recuperar por correo electrónico”).

Ahora que ya tiene las fichas de los artículos que se van a solicitar por correo electrónico, es conveniente hacer una nueva base de datos donde se guarden las fichas de los artículos que ya hemos solicitado, pare evitar repetir el trabajo, uno de los errores que cometemos casi todos los que hacemos solicitudes por este medio, es solicitar por más de una vez el documento al mismo autor, aún cuando ya el autor haya enviando antes el artículo, pare evitar esta situación se procede así:

a) Abrir la base de datos (“por recuperar por correo electrónico”)

b) Crear una nueva base de datos (que se puede intitular “solicitados por correo electrónico”).

c) Identifique los documentos que ya ha solicitado anteriormente por este medio y proceda a “cortarlos” de la base de datos (“por recuperar por correo electrónico”) y “péguelos” en la base de datos que acaba de crear (“solicitados por correo electrónico”), así evitará volverlos a solicitar.

Una forma de hacer más rápida la solicitud de artículos (“request reprint”) por correo electrónico es automatizar el envío de correos elaborando un estilo de salida para tal efecto, los pasos que se siguen para esta actividad son:

1 Abra la base de datos (“por recuperar por correo electrónico”)

2 Construya un estilo de salida al que llamaremos “Correo” siguiendo estas instrucciones:

a) haga clic en el comando “Edit” del menú principal de End-note

b) Seleccione la opción de “Output styles”

c) De esta opción seleccione “New style”

d) De la anterior opción seleccione “Bibliography”

e) De esta opción seleccione “templates”

f) Una vez en “templates” aparece un cuadro de diálogo que le ofrece las opciones de “referente tipes” “Insert field” y “generic” posicione el cursor en el cuadro de la opción de “generic”.

g) Ahí en ese cuadro de “generic” escriba la palabra “Dear:” (seguida de dos puntos:)

h) Oprima la tecla de “Enter”

i) Haga clic en la opción de “Insert Field”

j) Seleccione la opción de “Author” haciendo clic en la misma (En el cuadro de diálogo de “generic” aparecerá insertado el campo de “autor”.

k) presione de nuevo la tecla de “enter”

l) Debajo del campo de “autor” haga clic en “Insert field” y seleccione la opción de “Author adress”

m) Debajo del campo de la dirección del autor escriba: I would appreciate receiving a copy (PDF Preferabrly) of your paper:

n) Presione de nuevo la tecla “enter”

o) Debajo de esta opción inserte los siguientes campos, separados por un espacio: Author Year Title Reference TypeSecondary Title Volume Number Pages

p) Presione de nuevo la tecla “Enter”

q) Escriba: With many thanks

r) presione de nuevo “Enter”

s) Escriba su nombre y filiación sin acentos ni letras “ñ” (Ejempo): Lopez-Pérez Joel Centro de Estudios Justo Sierra Surutato, Badiraguato, Sinaloa Mexico

t) Proceda a cerrar el estilo de salida que acaba de crear (el administrador de la información le preguntará si desea guardar los cambios, al seleccionar Ok, le preguntará el nombre del estilo de salida, use como nombre “Correo” o algo parecido.

u) Cierre la aplicación y el estilo estará disponible para que lo use al enviar los correos para las solicitudes, de la siguiente manera:

v) Abra la base de datos (“por recuperar por correo electrónico”).

w) Haga clic en la opción de estilos de salida que aparece en el primer recuadro del End-note (usualmente dice “Author date”) haga cclig en la flecha que tiene enfrenet el recuadro y seleccione la opción “Select another sryle”

x) Busque entre los estilos de salida el que acaba de crear (“Correo”) y elija seleccionar (“Chose”) o haga doble clic en esa opción. Automáticamente aparecerá el estilo de salida al seleccionar una ficha, para verlo coloque en “preview” la parte inferior de las opciones de ver las fichas.

y) Seleccione la primer ficha por solicitar en esta opción de correo electrónico y señale la opción de “Copy formated” para que pueda utilizar el estilo de salida.

z) Abra su correo electrónico y proceda a “pegar” la ficha formateada para que haga el envío de la solicitud, al pegarla deberá quedar algo parecido a este texto:

Dear: M. A. Ansari, S. Carpenter and T. M. Butt Department of Pure and Applied Ecology, Swansea University, Swansea, SA2 8PP, UK. m.a.ansari@swansea.ac.uk

I would appreciate receiving a copy (PDF Prefereably) of your paper: M. A. Ansari, S. Carpenter and T. M. Butt Susceptibility of Culicoides biting midge larvae to the insect-pathogenic fungus, Metarhizium anisopliae: prospects for bluetongue vector control Journal ArticleActa Trop 113 1 1-6

With many Thanks

Lopez-Perez Joel

Centro de Estudios Justo Sierra

Surutato, Badiraguato, Sinaloa Mexico

z-a) (ya se me acabaron las letras) Ahora sólo tienen que colocar las palabras “request reprint” en el campo de “asunto”.

z-b) Tome la dirección electrónica que viene debajo del nombre de autor en el texto que acaba de pegar y colóquela en el lugar correspondiente al destinatario y envíe tantos correos como fichas tenga en su base de datos.

z-c) Cada vez que envíe un correo recuerde cortar la ficha de esa base de datos y pasarla a la base de datos de “Documentos solicitados” para que evite repetir la solicitud.

Salud y éxitos

Joel