Új eszköz létrehozása

A tárgyi eszköz aktiválása az eszköz üzembe helyezését, használatba vételét követően, azzal megegyező időpontban történik. Az aktiválást természetesen megelőzi az eszköz előállítása (saját előállítás esetén) vagy beszerzése.  A beszerzési folyamat részeként, a megrendelést követően a beszállító számlát állít ki az adás-vételről. A szállítói számla kezelése, az iktatással kezdődik, a szállító számla ellenőrzésével, könyvelésével majd annak pénzügyi rendezésével (ami lehet átutalás, ritkább esetben pénztári kifizetés vagy akár kompenzálás, összevezetés is) és a bizonylat irattározásával zárul. A folyamat a kezdetektől a könyvelés befejezéséig a Folyószámla modulban, a kifizetés pedig a Bank vagy Pénztár modulban történik. A bizonylat a feldolgozása során az aktiválás alapokmányává válik. A P1 Tárgyi eszköz moduljában a tárgyi eszközök, és az immateriális javak nyilvántartása, azok mozgásai egyaránt kezelhetők.

Tárgyi eszköz létrehozása

Új tárgyi eszköz aktiválásához első lépésként létre kell hoznunk magát az eszközt. 

Elérhető: Tárgyi eszköz modul / Eszközök menüpontban. 

F1 interfész kapcsolat esetén, a gépjárművek automatikusan, az aktiválással együtt létrejönnek.

A menüpont használatával a Tárgyi eszközök szűrőképernyőn, a Mégsem gomb megnyomása után az Új felvitel funkcióval az Új tárgyi eszköz felvitel ablak nyílik meg.

Az eszköz felvitel során a beruházási számla számlatétel hivatkozást kell megadni, a szállító partner, a bizonylat típus és altípus és a folyószámla sorszám kiválasztásával. Egy beruházás kapcsán felmerült több számla, számlatétel esetében az elsőként rögzítettet kezeli a rendszer aktiválásként, a többi tételt/számlát ráaktiválásként. Értelemszerűen aktiválni, ráaktiválni csak korábban már létrehozott eszközt lehet. Egy hivatkozott szállító számlatétel alapján több eszköz is aktiválható (tehát megosztható), azonban nem lehet több eszközt aktiválni (ráaktiválni) belőle, mint a beruházásként könyvelt tétel összege. Felvitelkor a számlatétel hivatkozáson kívül meg kell adnunk a beszerzés módját (Vásárlás, Saját előállítás, Térítés nélküli átvétel, Apport, Korszerűsítés, Rekonstrukció, Leltár többlet, Raktár készlet, Egyéb), időpontját és értékét forintban vagy devizában és forintban, a tárgyi eszköz kategóriáját, maradványértékét, besorolási számát, eszközünk tárolásának helyszínét.

P1-es rögzítésnél meg kell adni, F1 interfész esetében ki van töltve:

• Leltári szám éve – amelyik évbe az eszközt szerepeltetjük. A leltári szám éve fogja meghatározni a Leltári szám 2-3. karakterét. Pl. TE19-000012

• Külső azonosító – ez mező az F1-ből interfészen átkerülő Gépjármű azonosítót tartalmazza jellemzően, más eszközök esetében nem kell tölteni, de nem tilos.
  A migráció során megadott azonosító kódok ebbe a mezőbe kerültek be.

• Név – az eszköz elnevezése -pl. AEG Mosogatógép

• Kategória – a tárgyi eszköz kategória kiválasztása meghatározza hogy melyik főkönyvi számokat fogja a rendszer a könyveléshez használni és milyen leírási kulcsokkal dolgozik.

• Értékcsökkenés - A kategória kiválasztását követően az Értékcsökkenés blokk kitöltődik. Amennyiben a kiválasztott eszköz kategória összes elemére egységes leírási kulcs van, az ÉCS kulcsok mértéke nem szerkeszthető. Amennyiben nem egységes a leírási kulcs a kategória minden elemére, a beajánlott ÉCS kulcsok szerkeszthetők.

• Adatok fül / Partner – ki kell választani a partner törzsből a partnert

• Adatok fül / Folyószámla tétel – ha megadtuk a partnert, F5-tel kiválasztható a partner számlái közül az, amelyikkel kapcsolatban az eszközt rögzítjük.

• Adatok fül / Beker.érték – az eszköz bekerülési értéke, ha van kiválasztva folyószámla tétel, nem lehet nagyobb az összege, mint az adott számlán beruházás főkönyvi számra könyvelt tételek összege. Ha nincs folyószámla tétel – pl. apport esetében, akkor bármilyen összeg megadható.

• Adatok fül / Besz.módja – a beszerzés módja kiválasztható (vásárlás, apport…)

• Adatok fül / Besz.dátuma – ha van folyószámla tétel kiválasztva, akkor a számla teljesítési dátuma jelenik meg itt, amennyiben nincs ki kell tölteni a beszerzés dátumával. FIGYELEM: A beszerzés dátuma nem lehet későbbi, mint az aktiválás dátuma!

• Adatok fül / Maradványérték: - Ha van, az eszköz maradványértékét ide kell rögzíteni.
  A maradványérték nem idősoros adat a rendszerben, ami azt jelenti, hogy ha két ÉCS futtatás között változik a maradványérték összege, a következő ÉCS futtatáskor a teljes időszakra már az új maradványértékkel fog számolni a rendszer.
  Ha hó közben változik a maradványérték, a módosítás előtt az adott eszözre futtassuk le a módosítás dátumáig az ÉCS-t, majd ezt követően írjuk át a maradványérték összegét. A következő ÉCS futtatás a fennmaradó napokra az új maradványértékkel fog számolni.

• Egyéb fül / Besorolási szám – a rendszer kötelezően elvárja a besorolási szám megadását.
  Ennek oka, hogy gépjárművek esetében az áfa szerinti VTSZ szám nem minden esetben egyezik meg a forgalmiban szereplő gépjármű besorolással.
  Olyan eszközök esetében, ahol ennek nincs jelentősége, érdemes felvinni egy általános VTSZ számot, amire ezeket az eszközöket rögzítjük.
  Új besorolási szám az Alapadat menü / Általános / Besorolási szám menüpontból vihető fel.

• Egyéb fül / Megjegyzés – gépjárművek esetén ebben a mezőben szerepelnek az alvázszámok, de egy szoftver vagy számítógép esetében is berögzíthetők a termék egyéb azonosító adatai.

• Egyéb fül / Helyszín – amennyiben van jelentősége, hogy egy eszköz melyik dolgozónál, vagy telephelyen van tárolva, a helyszín mező kitöltésével ezek az adatok is kiválaszthatók.
  A mezőkhöz szükséges adatok feltöltése az Alapadat menü / Általános / Helyszín menüpontból tehető meg.

Az adatok megadása után nyomjuk meg a Felvitel gombot, és ezzel létrehoztuk az eszközt.
Létező eszköz: amelyiknek van Leltári száma. 

FIGYELEM !!! Ennél a lépésnél csak az eszköz létrehozása történt meg, az aktiválás még nem. 

A felvitelt eredményeként tárgyi eszközünk kap egy leltári számot. A leltári szám kiválasztásával,majd az eszköz adatlapjába belépve az Események menüpont használatával tudjuk eszközünket aktiválni az üzembehelyezés időpontjára. Az Események menüpont használatával további gazdasági események (pl.: Ráaktiválás, Értékcsökkenés, Átsorolás, Kivezetés) is rögzíthetők a kiválasztott tárgyi eszközön. A felvitel során berögzített adatok a tárgy eszköz üzembehelyezési okmányának elkészítéséhez is szükségesek, melyet az aktiválás és az üzembe helyezésig felmerült további költségek ráaktiválását követően kinyomtathatunk a modul Riportok menüpontjából.

Dimenzió értékek, rendszám, szerződésszám felvitele: 

A dimenzió csak már létező eszközhöz vihető fel, a Dimenzió menüpontból, a #Dimenzió (Rendszám) felvitel, javítás, törlés részben leírtak szerint. Az eszköz létrehozása után azonnal megadható a dimenzió érték.
Létező eszköz: amelyiknek van Leltári száma. 

Tárgyi eszköz kategóriák:

A tárgyi eszköz modulban lehetőségünk van az egyes eszköztípusok kategóriákba rendelésére, a Kategóriákban meghatározhatók a számviteli, a társasági adó szerinti illetve egyéb (pl.:IFRS) értékcsökkenés leírási módok és leírási kulcsok, és a megfelelő főkönyvi számok. Érdemes a Kategóriákat főkönyvi szám csoportok és leírási kulcsok szerint létrehozni a könnyebb kezelhetőség érdekében (pl. immateriális javak, termelő gépek, tenyészállatok, stb.). A Paraméterek menüpontban egyfajta könyvelési szabályként összerendelhetők egymással egy adott gazdasági esemény számla és ellenszámla oldali párjai. Aktiválást követően a kategória, partner és szállítói számla már nem módosítható.