Dokumentum adatlap

A dokumentum adatlapon az alábbi műveleteket tudjuk elvégezni:

• Csatolt fájl megtekintése

• Fájlcsatolás

• Státusz módosítása

• E-mail cím módosítása

• Küldési mód módosítása Papír küldési módú dokumentumoknál

Általános tudnivalók

A Dokumentum adatlap mezői

Adatmezők és leírás

Iktatószám: P1 osztja automatikusan a dokumentum tárba kerülés sorrendjében. Formátuma: tttt-s/éééé, ahol

• tttt- az iktatószám törzsszáma, értéke dokumentum típustól függetlenül növekszik

• s-sorszám a dokumentumon belül. Mindig a fő dokumentumként használt fájl kapja az 1 sorszámot, minden további fájlmelléklet növekvő sorszámot kap
  - pl.egy vevő számla esetében a számla fájl az 1234-1/2020, a számla melléklet az 1234-2/2020, a dokumentumtárba kívülről becsatolt további fájlok az 1234-3/2020, 1234-4/2020-as …. sorszámot kapják.

• éééé-év, a dokumentum létrejöttének éve. Előző példánál maradva a számla fájl az 1234-1/2020 sorszámot kapta, ha ehhez 2021 évben csatolnánk egy fájlt, az az 1234-2/2021 sorszámot kapná.

Hivatkozás: Az adott dokumentum típuson belüli sorszámozás, vevő számla esetében pl. a vevő számla száma. A hivatkozás az egymáshoz tartozó dokumentumoknál mindig azonos, így például egy vevő számlához tartozó összes dokumentum lekérdezhető a Hivatkozás mezőbe beírt számlaszám megadásával.

Dokumentum típus: A dokumentum típus P1 Dokumentumtárban használatos megnevezése.

Státusz: A dokumentumküldés állapota, értékei: Küldendő, Elküldött, Kézbesített, Lezárt.

• Küldendő: az ilyen státuszú dokumentumokat továbbítja P1. Minden, a dokumentumtárba bekerülő dokumentum ezt az állapotot kapja.
  Azokat a dokumentumokat, amelyek küldés módja Papír, csoportos státusz módosítással Elküldött státuszúra kell állítani.

• Elküldött: A továbbított dokumentum ezt a státuszt veszi fel.
  Egy korábban már elküldött dokumentumot újra lehet küldeni, ilyenkor a státuszát Elküldöttről Küldendőre módosítjuk.

• Kézbesített: Amennyiben a kézbesítési visszaigazolás be van kapcsolva és ez elérhető P1 számára, az Elküldött dokumentum következő állapota.

• Lezárt: Amennyiben már nincs további tennivaló a dokumentummal, állapotát Lezártra állíthatjuk. Nem vezérli folyamat, a felhasználói beavatkozással módosítható.

Partner: Partnerünk a partnertörzsben rögzített kódja.

E-mail: Partnerünk e-mail címe(i). Több e-mail cím esetén azokat egymás után, vesszővel elválasztva kell beírni.

Küldés módja: A számlatovábbítás módja, értékei: Papír, Számla email, Számlaközpont (szolgáltató neve), Fizetési felszólító, Egyenlegközlő...

Fájl: A fájl neve. Külső fájl csatolása esetén a mező mellett megjelenő nagyító ikonra kattintva tudunk a fájlok között tallózni. 

Fájl típus: A csatolt fájl típusa. Külső fájl csatolásakor kötelező megadni.

Létrehozás: A dokumentum Dokumentumtárban keletkezésének dátuma (amikor P1-ben létrejött / F1-ből interfészen megkapta P1 / az új külső dokumentum csatolásának időpontja).

Létrehozó: A dokumentum készítőjének neve. Értékkészletét a P1 felhasználók adják. 

Megjegyzés: A dokumentumhoz csatol belső megjegyzés.

A felület kezelése

Státusz, e-mail cím és küldési mód megváltoztatása

A Módosítás ikonra kattintva, vagy az azonos nevű funkciót kiválasztva, szerkeszthetővé válik a Státusz, az E-mail és a Küldés módja mező.

• Státusz: Abban az esetben, ha egy korábban már kiküldött dokumentumot újra szeretnénk küldeni, állítsuk át a státusz mező értékét Elküldöttről Küldendőre, majd a Módosítás gomb megnyomásával véglegesítsük a változást. Ilyen állapotában egy új Dokumentum küldés felgyűjtésbe be fog kerülni a dokumentum.
  Amennyiben több dokumentum státuszát tömegesen szeretnénk átállítani, a Státusz módosítás oldalt érdemes elolvasni.

• E-mail: Amikor szeretnénk a rendszerben levő e-mail címet módosítani, kiegészíteni másik címmel vagy a hiányos adatfeltöltés miatt a hiányzó e-mail címet megadni a Dokumentum küldés sikeressége érdekében, ebbe a mező írjuk be az e-mail címet. Több címzett esetén, az e-mail címeket egymás után, vesszővel elválasztva kell ide beírni.
  FONTOS! Az itt végzett módosítás kizárólag az adott dokumentum küldés adataiba jegyződik be, a Partner adatlapon nem okoz változást. Amennyiben azt szeretnénk hogy e-mail cím későbbi dokumentum küldéseknél is használható legyen,
  a Dokumentumok menü és az F1 interfész beállítások oldalakon leírtak figyelembevételével végezzük el az adatmódosításokat.

• Küldési mód: Amikor egy dokumentum úgy jön létre, hogy a Küldés módja: Papír, a dokumentum nem kerül bele a Dokumentum küldés felgyűjtésbe. Annyiben egy papírként létrejött dokumentumot mégis e-mailként szeretnénk kiküldeni, a Küldési módot állítsuk át Számla email-re és töltsük ki az e-mail címet is.
  FONTOS! Az itt végzett módosítás kizárólag az adott dokumentum küldés adataiba jegyződik be, a Partner adatlapon nem okoz változást. Amennyiben azt szeretnénk hogy a küldési mód és az e-mail cím későbbi dokumentum küldéseknél is használatos legyen, a Dokumentumok menü és az F1 interfész beállítások oldalakon leírtak figyelembevételével végezzük el az adatmódosításokat.

Dokumentumtörténet megtekintése

Az ikonra kattintva megtekinthető a dokumentum története.