Fizetési felszólító készítés

Általános tudnivalók

A szerződések világában ismert fogalom a fizetési felszólítás. A fizetési felszólítás általában a további bírósági utat, peres eljárást előzi meg, sok esetben már egy fizetési felszólítás hatására is javul a címzettek fizetési hajlandósága. Egy jól megfogalmazott, és lényegre törő fizetési felszólítás sok felesleges bosszúságtól kímélheti meg cégünket. A PTK szabályozása értelmében, ha a felek a szerződésben a pénztartozás teljesítésének idejét nem határozták meg, a pénztartozást a jogosult fizetési felszólításának vagy számlájának kézhezvételétől számított harminc napon belül kell teljesíteni. Még ha jogszabály nem is írja elő a fizetési felszólítás kiküldését a késedelembe esett kötelezett részére, a peres vagy nem peres eljárást megelőzendő, sokszor mégis érdemes kiküldenünk egy fizetési felszólítást, mielőtt belevágunk egy fizetési meghagyásos eljárásba, vagy belekezdenénk egy felszámolási eljárásba partnerünk ellen. Így később, ha perré alakulna az eljárás, a bíróság látni fogja, mi mindent megtettünk a teljesítés előmozdítására és nem volt elsődleges szándékunk a bírósági út. Azért is lényeges lehet a felszólítás kiküldése, mert a mindennapi életben előfordulhat, hogy nem feltétlenül hanyagságról vagy a fizetési hajlandóság hiányáról van szó, hanem valamilyen adminisztrációs problémáról. Ebben az esetben, ha fizetési felszólítás formájában figyelmeztetjük ügyfelünket arról, hogy nem fizetés esetén mit szándékozunk tenni követelésünk behajtása érdekében, a legtöbbször megfizeti tartozását.

A fizetési felszólító levél készítés lépései

Attól függően, hogy partnerünk fizetési késedelme milyen mértékű, eltérő szövegezésű fizetési felszólító leveleket küldünk ki. A P1 rendszer három szintű fizetési felszólító levél elkészítését  támogatja, mely elérhető: Folyószámla modul / Fizetési felszólító menüjéből.

A fizetési felszólító levél elkészítésével kapcsolatos munkafolyamatok:

• Fizetési felszólító levél paraméterek rögzítése

• Fizetési felszólító levél felgyűjtése

• Fizetési felszólító levél szerkesztése vagy lezárása

• Fizetési felszólító levél nyomtatása

Fizetési felszólító levél felgyűjtése

A paraméterek rögzítését követően a felgyűjtés elérhető: Folyószámla modul / Fizetési felszólító / Új felgyűjtés menüpontból. Vagy az eszköztár Új felgyűjtés ikonja vagy a CTRL+F billentyűkombináció használatával lehet elindítani. A megjelenő Új fizetési felszólító felgyűjtés felvitel ablaknak két füle van, az Összesítő és a Paraméter fül.

Az Összesítő fülön a felgyűjtött hátralékos összeget forintban és devizában (amennyiben devizás számlát állítottunk ki), a fizetési felszólító szintje (azaz hányadik fizetési felszólítást küldjük ki az adott számlával kapcsolatban), és amennyiben kiválasztottuk, az ahhoz előzetesen felszámított késedelmi kamat összegét listázza ki a rendszer partnerenként.

A Paraméter fülön beállíthatók az indítási paraméterek, és a fizetési felszólító tartalmára vonatkozó adatok, szövegek. Az Indítási paraméterek blokk adatmezőiben többségében a felgyűjtés műveletéhez szükséges paramétereket lehet megadni. Ezen a felületen a fizetési felszólító felgyűjtés státusza és automatikusan generált hivatkozási száma is megtekinthető.

Indítási paraméterek blokk adatmezői

Hivatkozási szám:

A fizetési felszólító levél hivatkozási száma. Automatikusan generált sorszám / felgyűjtési év formában.

Vizsgálat dátuma:

Melyik napon fizetetlen tételekből gyűjtsük fel azokat, amelyeknek már lejárt a türelmi ideje.

Státusz:

A fizetési felszólító felgyűjtés státusza. Lehet nyitott és zárt.

Főkönyvi szám-tól:

A főkönyvi szám tartomány alsó határa. A késedelmes folyószámla tétel csak akkor fog szerepelni a felgyűjtésben, ha főkönyvi száma ebbe a főkönyvi szám tartományba esik.

Főkönyvi szám-ig:

A főkönyvi szám tartomány felső határa. A késedelmes folyószámla tétel csak akkor fog szerepelni a felgyűjtésben ha főkönyvi száma ebbe a főkönyvi szám tartományba esik.

Partner:

A partner akinek fizetési késedelmeit gyűjtjük. Ha üresen hagyjuk, akkor az összes partnerre gyűjtünk.

Alsó összeghatár:

Ha az adott partner fizetési elmaradásainak összege nem éri el az alsó összeghatárt, nem veszi bele a felgyűjtésbe (ha pl.: a posta és adminisztrációs költségek miatt nem éri meg a felszólító levél kiküldése).

Türelmi idő fiz.hat:

Türelmi idő fizetési határidőhöz képest. A tétel fizetési határidejétől számított türelmi idő napokban. A fizetési határidő + türelmi idő naptól számítjuk a késedelmi kamatot.

Előzetes kamat:

Az adott tételre számítottunk-e fel előzetes kamatot.

Kés.kam. szerepel:

A felgyűjtés információiban és a fizetési felszólító levélen szerepeljen-e a késedelmi kamat.

Levél tartalom blokk

Ügyintéző: Cégünk ügyintézője, kapcsolattartója.

E-mail: Az ügyintéző e-mail címe.

Telefon: Az ügyintéző telefonszáma.

Fax: Cégünk faxszáma.

Aláíró: A felszólító levél aláírására jogosult neve.

Titulus: Az aláíró titulusa.

Adószám: Cégünk adószáma.

Bankszámla: Cégünk bankszámlája, ahova a kifizetést várjuk.

Szöveg 1: Az első, legenyhébb felszólító levél szövege.

Szöveg 2: A második, súlyosabb felszólító levél szövege.

Szöveg 3: A harmadik, legsúlyosabb felszólító levél szövege.

Az indítási paraméterek és levél tartalom blokk adatait kitöltve, a Felvitel gomb megnyomása után indul a felgyűjtés. Minden felgyűjtés kap egy hivatkozási számot amikor elkészül, sorszám / felgyűjtési év formában és Nyitott státuszú lesz.

Fizetési felszólító levél szerkesztése vagy lezárása

Felgyűjtés nem törölhető, csak lezárható (pl. hibás paraméterek megadása esetén) a fizetési felszólító listában a kiválasztott felgyűjtésen állva a Nyilvántartás menü Lezárás funkciójával vagy az eszköztár Lezárás ikonjával. Lezárás után a felgyűjtés státusza Lezártra változik, a felgyűjtés egyetlen tétele sem jelenik meg.

A létrejött felgyűjtés Összesítő füle a felgyűjtött hátralékos összeget forintban és devizában (amennyiben devizás számlát állítottunk ki), a fizetési felszólító szintjét (azaz hányadik fizetési felszólítást küldjük ki az adott számlával kapcsolatban), és amennyiben kiválasztottuk, az ahhoz előzetesen felszámított késedelmi kamat összegét listázza partnerenként. A lista a fejléc mezőkre kattintva sorba rendezhető. Erről a felületről szerkeszthetjük a fizetési felszólító levelet partner és partner tétel szinten. Felgyűjtés partner sor és partner tétel nem törölhető, csak módosítható vagy kivehető a megjelenítendő tételek közül. 

Partner szintű szerkesztés esetén, a kiválasztott partner sorának jelölőnégyzetéből a pipát kivéve annak tételei nem fognak nyomtatásra kerülni. Itt van lehetőségünk a fizetési felszólító szintjének növelésére vagy csökkentésére is a + és - ikonok használatával vagy a Nyilvántartás menü Szint növelése illetve Szint csökkentése menüpontjainak használatával. A felszólító szintjének módosítása a fizetési felszólító levél szövegének változását eredményezi.

Partner tétel szintű szerkesztéséhez a kiválasztott sorra kétszer kattintva megtekinthetjük és szerkeszthetjük a számlához tartozó késedelmes részidőszak összegeket. Amennyiben egy adott tételt teljes egészében el kívánunk hagyni, a tételen állva a Szerkesztés menü Kijelölés, kijelölés módosítása parancsával a tétel mellől a pipát kivehetjük. Ez a tétel nem fog megjelenni a fizetési felszólító levélen. Ha egy tételt csak módosítani szeretnénk, annak adatlapjára lépve lehetőségünk van az adott tételhez kapcsolódó késedelmes napok számának, a késedelmi kamat százalékának és összegének módosítására. A változtatás véglegesítését a Módosítás gombbal tehetjük meg.

A fizetési felszólító levél adatainak módosítására, szerkesztésére a felgyűjtés lezárásáig van lehetőségünk.

Fizetési felszólító levél nyomtatása

A felgyűjtés ellenőrzését, szerkesztését követően a Fizetési felszólító levelek nyomtatása elérhető: Nyilvántartás / Nyomtatás. Nyomtatni Nyitott státuszú felgyűjtést lehetséges.

A felgyűjtés egy partnerének kamatközlő levelét a partneren állva jobb egérgombbal klikkelve a Partner nyomtatása menüpontot választva van lehetőségünk.