A pénztárakban kiállítható bizonylatokat három jól elhatárolható csoportba tudjuk különíteni. A kivétel, a betét és a zárási bizonylatok. A kivétel és bevétel bizonylatok egy adott pénztár egy adott forgalmi eseményét tükrözik. Bár a két bizonylat típus javarészt egyforma, külön gombok és menüpontok segítségével lehet a kivétel és a bevétel bizonylatokat létrehozni, hogy minél specializáltabb legyen a kiinduló helyzet és ezzel meggyorsítsuk a felvitelt.
Minden pénztár bizonylat fej-tétel típusú.
Elérhető: Funkciók / Lekérdezés menüpontján keresztül lehet. Az indítópulton keresztül elérve a szűrési feltételek között az aktuális pénztár alapértelmezetten be lesz állítva.
Az áttekintő képernyőn a pénztári bizonylatok szűréssel támogatott megtekintésére van lehetőség. Adott sor adatlapját megnyitva lehetőségünk van a pontosításokat megtenni, illetve ha szükséges, új pénztári bizonylatot is itt tudunk rögzíteni.
Új pénztári bizonylatot csak olyan nyitott pénztárra tudunk rögzíteni, amelyikhez van jogosultságunk. A teljes bizonylat a lezáráskor kerül az adatbázisba, addig szabadon szerkeszthető. Ez azt jelenti, hogy amíg egy bizonylatot nem rögzítettünk addig a tételei módosíthatók vagy törölhetők.
A bizonylat felvitelének befejeztével bizonylat nyomtatása következik, ez a későbbiekben történhet a bizonylat megtekintési állapotából is, de ilyenkor már csak újranyomtatásra van lehetőség és ekkor a „Példány” rovatba „Eredetivel egyező hiteles másolat” kerül. Ezután jelenik meg a tétel a Bevét bizonylat ablak alján. A partner és a befizető megadása után lehet véglegesíteni a bevétel bizonylatot és ezután a pénztár egyenlege egyből megváltozik az adott összeggel.
Normál státuszú bevétel és kivétel bizonylatok megtekintési állapotából mind a kétféle bizonylat típus elérhető, tehát ha például bevét bizonylat megtekintési állapotában vagyunk, akkor onnan nem csak bevét, hanem kivét bizonylat létrehozására is van lehetőség.
Általános blokk
Befizetés/Kifizetés bizonylatok mezők tekintetében javarészt megegyeznek.
Bizonylatszám: Generált sorszám.
Pénztár: A pénztár amelyikhez a bizonylatot felvesszük. Ha a pénztárból indítottuk az új felvitelét akkor automatikusan kitöltődik.
Típus: A bizonylat típusa: bevételi bizonylatnál Bevétel, kivételi bizonylatnál Kivétel az értéke.
Pénznem: A bizonylat devizaneme.
Státusz: Azt mutatja meg, hogy az adott bizonylat Normál, Sztornó vagy Sztornózott bizonylat-e.
Partner: A be vagy kifizető partner.
Befizető/Átvevő neve: Annak a személynek a neve aki a befizetést befizette vagy a kifizetést átvette.
Befizető/Átvevő személyi igazolvány száma:
Annak a személynek a személyi igazolvány száma aki a befizetést befizette vagy a kifizetést átvette.
Hivatkozás: Ha a bizonylat kapcsán bármire hivatkozni akarunk, akkor azt ide írhatjuk. Lényegében egy megjegyzés mező.
Sztornózott bizonylat: A bizonylat egy sztornózott bizonylat-e.
Mellékletek száma: A pénztár bizonylathoz kapcsolt mellékletek száma.
Értéknap: Azt a munkanapot jelöli, amelyik nap megtörtént a készpénzes esemény.
Könyvelés dátuma: Alapesetben a bizonylat létrehozási dátuma. Azt az időpontot jelöli amikor a bizonylat könyvelésre került.
Főkönyvi időszak: A főkönyvi időszak amire készül a bizonylat.
Azonosítási adatlap: A program automatikusan karbantartja az azonosítási adatlap mezőt. Minden tétel felvitele után megvizsgálja, hogy a bizonylat végösszege nagyobb-e, mint 2 millió Ft, ha igen, és a bizonylat tartalmaz folyószámlatétel hivatkozást, akkor automatikusan bejelöli az azonosítási adatlap jelölőnégyzetet. A bizonylat lezárása előtt ez felülbírálható.
Tételek: A bizonylat könyvelési tételeinek áttekintő listája.
Pénzmosási státusz: Minden cégnek kötelessége, hogy az NAV-nak bejelentse a pénzmosás gyanús ügyleteket. Így ez a mező arra szolgál, hogy meg lehet jelölni az ilyen tételeket. És a lekérdezésnél ez alapján is lehet keresni. Új tétel felvitelénél nem, de meglévő módosításánál már megjelenik.
Befizetendő/Kifizetendő: A bizonylat tételeinek teljes összege.
Sztornó:
Csak olyan bizonylat esetében elérhető a gomb, ami már könyvelt és ami olyan megnyitott pénztárhoz tartozik amihez rendelkezünk jogokkal. A bizonylatot sztornózza és készít egy sztornó bizonylatot.
Elérhető: a Pénztár indítópult / Funkciók menüből. Az indítópulton keresztül elérve a szűrési feltételek között az aktuális pénztár alapértelmezetten be lesz állítva.
Az áttekintő képernyőn a pénztári bizonylatok szűréssel támogatott megtekintésére van lehetőség. Adott sor adatlapját megnyitva lehetőségünk van a pontosításokat megtenni, illetve ha szükséges, új pénztári bizonylatot is itt tudunk rögzíteni.
Új zárási bizonylatot csak a zárás képernyőn lehet létrehozni. Csak olyan nyitott pénztárra, amelyikhez van jogosultságunk. Zárási bizonylatot nem lehet módosítani.
A Pénztár indítópult pénztár zárása gombja/menüpontja segítségével érhető el. Legfőbb lépésként a zárási pénzkészletet kell berögzíteni. A pénzkészlet áttekintő listája megjelenik a zárási képernyőn. A pénztárosnak minden címlet mellé be kell rögzítenie az adott címletből fellelhető bankjegyek/érmék darabszámát a szerkeszthető Darab, vagy Váltó mezőkbe. A rendszer minden címlet bevitele után kiszámítja az Összesen, és az Eltérés mezőket. A pénzkészlet rögzítése után bejelölhető, hogy próba zárást kívánunk-e futtatni. Mindkét esetben ellenőrzi a rendszer az Eltérést és megerősítést kér, hogy lezárjuk-e a pénztárt.
ha aktuális egyenleg < számolt egyenleg, pénztártöbblet van a pénztárban, a rendszer a többletre elkészíti a zárási bizonylatot egy, a többletet rögzítő tétellel, kinyomtatja, lekönyveli;
ha aktuális egyenleg > számolt egyenleg, pénztárhiány van a pénztárban, a rendszer elkészíti a zárási bizonylatot egy, a hiányt rögzítő tétellel, kinyomtatja, lekönyveli;
ha aktuális egyenleg = számolt egyenleg, aktualizálódik az utolsó zárás dátuma, zárás egyenlege, elkészül a zárási bizonylat
Próba zárás esetén a zárási bizonylat kinyomtatásra kerül, de nem kap bizonylatszámot és a pénztár zárása nem történik meg. Tényleges zárásnál a pénztár zárási bizonylat szigorú sorszámú bizonylatszámot kap, kinyomtatódik és a pénztár lezárásra kerül.
Pénztár zárási bizonylatáról a riportokhoz hasonló bizonylatot lehet nyomtatással készíteni.
Zárási adatlap
Pénztár: A pénztár amelyikhez a zárási bizonylat tartozik. Automatikusan töltődik ki a pénztár azonosítójával.
Pénznem: A bizonylat devizaneme.
Pénzkészlet: A pénztárban található készpénz készlet leírása címletenkénti darabszámmal. Egy soron való dupla kattintással lehet megnyitni az adott címlethez tartozó pénzkészlet ablakot.
Összesen: A leszámolt pénzösszeg (ami ténylegesen a kasszában van) ami a címlet darabszámok alapján kerül összesítésre.
Aktuális egyenleg: A rendszer által nyilvántartott pénzösszeg, ami a kivét és betét bizonylatok alapján kerül kiszámolásra.
Eltérés: A leszámolt pénzösszeg és a rendszer által nyilvántartott pénzösszeg különbsége. Eltérés = |Összesen-Aktuális egyenleg|
Próba zárás: Próbazárás történjen-e.
Pénzkészlet adatlap
Darabszám: Az adott címlet pénztárban található darabszáma.
Váltó: A váltópénz megajánlott értéke az előző záráskor berögzített váltópénz.
Bizonylat adatlap
Bizonylatszám: Generált sorszám.
Pénztár: A pénztár amelyikhez a zárási bizonylat tartozik. Automatikusan töltődik ki a pénztár azonosítójával.
Típus: A bizonylat típusa. Az értéke fixen Bevétel.
Pénznem: A bizonylat devizaneme.
Státusz: Azt mutatja meg, hogy az adott bizonylat Normál, Sztornó vagy Sztornózott bizonylat-e. A zárási bizonylatok mindig Normál típusúak.
Pénzkészlet: A pénztárban található készpénz készlet leírása címletenkénti darabszámmal. Egy soron való dupla kattintással lehet megnyitni az adott címlethez tartozó pénzkészlet ablakot.
Értéknap: Azt a banki munkanapot jelöli, amelyik nap megtörtént a készpénzes esemény.
Könyvelés dátuma: Alapesetben a bizonylat létrehozási dátuma. Azt az időpontot jelöli amikor a bizonylat könyvelésre került.
Főkönyvi időszak: A főkönyvi időszak amire készül a bizonylat.
Azonosítási adatlap: A program automatikusan karbantartja az azonosítási adatlap mezőt. Minden tétel felvitele után megvizsgálja, hogy a bizonylat végösszege nagyobb-e, mint 2 millió Ft, ha igen, és a bizonylat tartalmaz folyószámlatétel hivatkozást, akkor automatikusan bejelöli az azonosítási adatlap jelölőnégyzetet. A bizonylat lezárása előtt ez felülbírálható.
Tételek: A pénztár bizonylat könyvelési tételeinek áttekintő listája.
Pénzmosási státusz: Minden cégnek kötelessége, hogy az NAV-nak bejelentse a pénzmosás gyanús ügyleteket. Így ez a mező arra szolgál, hogy meg lehet jelölni az ilyen tételeket. És a lekérdezésnél ez alapján is lehet keresni.
Eltérés: A leszámolt pénzösszeg (ami ténylegesen a kasszában van) és a rendszer által nyilvántartott pénzösszeg közti különbség.
Könyvelési tételek:
A zárási bizonylat adatlapon található. A lezárt időszakra vonatkozó pénztár bizonylat könyvelési tételek jelennek meg.
Bizonylat újranyomtatása:
A zárási bizonylat adatlapon található. A zárási bizonylatot nyomtathatjuk újra bármilyen változás nélkül.