Könyvelési bizonylat műveletek

A bizonylat fej rögzítés lépései:

1. A bizonylatszám mező ÉV tagjában azt a főkönyvi évet kínálja fel a rendszer, amelyikbe be vagyunk jelentkezve. Bár tudunk választani a nyitott könyvelési évek közül, kizárólag arra az évre tudunk könyvelési bizonylatot rögzíteni, amelyik főkönyvi évbe bejelentkeztünk. A bizonylat típus mező (VE) fixen rögzített, a bizonylat altípusok közül nekünk kell kiválasztani a megfelelőt (VM, VN) attól függően, hogy magyar vagy korrekciós könyvelési bizonylatot rögzítünk.

2. Eredeti bizonylatszámnak megadhatunk bármely általunk fontosnak tartott hivatkozást.

3. Könyvelés dátuma: az itt megadott dátum főkönyvi időszakába fog a könyvelés rögzítésre kerülni. Alapértelmezetten az aktuális napot ajánlja be P1. FONTOS! Ha a könyvelési tételeket excelből olvassuk be, az abban megadott könyvelési dátum, és az itt (a bizonylat fejben) beírt dátum legyenek azonosak. Ellenkező esetben rendszerüzenetet kapunk, miszerint A dátum nem lehet korábbi a főkönyvi időszak kezdődátumánál! vagy

4. A Megjegyzés mezőbe bármilyen olyan szöveget megadhatunk, amely később segíti a könyvelési bizonylatok áttekintését, keresését.

5. Pénznem: Alapértelmezett a HUF devizanem jelenik meg a mezőben, amennyiben nem forintban rögzítenénk a bizonylatot, választhatunk a rendszerben elérhető devizanemek közül.

6. A Főkönyvi időszak mezőben a Könyvelés dátumának főkönyvi időszakát tudjuk kiválasztani.

7. A bizonylat tételek rögzítését / beolvasását követően az Új könyvelési bizonylat felvitel ablak Felvitel gombjának megnyomásával tudjuk könyvelési bizonylatunkat véglegesíteni. Ilyenkor a rendszer ellenőrzi a Tartozik / Követel oldalak egyezőségét: mind a forintban, mind a devizában megadott összegeket megvizsgálja. Eltérés esetén üzenetet kapunk a talált hibák megjelölésével.

A bizonylat tétel rögzítés lépései kézi felvitellel:

1. A bizonylat tétel mezőn jobb egérgombbal kattintva válasszuk az Új tétel felvitele vagy az Új 1:N tétel felvitele funkciót.

   • Az Új tétel felvitelét akkor válasszuk, ha olyan tételt szeretnénk rögzíteni, ahol a számla és ellenszámla 1-1 párban áll egymással. Ilyen esetben a megnyíló Új könyvelési tétel felvitel ablak valamennyi adatbeviteli mezője szerkeszthető a 2 - 10 lépésekben leírtak szerint.

   • Az Új 1:N tétel felvitele akkor hasznos, ha egy számla oldali főkönyvi számmal több ellenszámla oldali főkönyvi számot könyvelnénk, pl. a bérkönyvelés is ilyen. Ebben az esetben a megnyíló Új könyvelési tétel felvitel ablakban az alábbi, 2 - 6 és 9 -10. lépések adatbeviteli mezői szerkeszthetők. A Számla oldali adatok bevitelét követően megnyíló ablakban az Ellenszámla oldali adatok rögzítésére van lehetőségünk a 3 - 4 és 7 - 10 lépesekben leírtak szerint. Új ellenszámlaoldali tételt, ha nincs bekapcsolva a Ciklikus könyvelés funkció, az Új 1:N tétel ellenszámla funkciót használva fejezhetjük be a könyvelési bizonylat ellenszámla oldali tételeinek felvitelét.

2. A Könyvelési dátum és a Főkönyvi időszak mezőkben a bizonylatfejben megadott értéket látjuk.

3. Az Értéknap mezőben a Könyvelési dátumhoz beírt adat kerül be, ezt azonban igény szerint felülírhatjuk.

4. A Szöveg mezőbe a gazdasági esemény elnevezését írjuk be. 1:1 tétet felvitel esetén mindkét könyvelési sorban ugyanaz a szöveg fog megjelenni. 1:N tétel felvitel esetén a Számla és az Ellenszámla oldali gazdasági esemény elnevezéseket külön-külön tudjuk megadni.

5. A Számla blokk Főkönyvi szám mezőjébe gépeljük be, vagy beválasszuk be a kívánt főkönyvi számot. Amennyiben helyesen adtuk meg a Főkönyvi számot, a beviteli mező mellett megjelenik a főkönyvi szám Számlatükörbeli elnevezése.

6. A Számla blokk Dim 1 - Dim 9 mezőit töltsük fel adatokkal (amennyiben a gazdasági esemény ezt megkívánja). Ide csak a rendszerben már létező Dimenzió adatokat tudunk kiválasztani, ha új dimenzió értékre lenne szükségünk, azt előbb az Alapadat / Könyvelési / Dimenziók menüpontban vigyük fel.

7. Az Ellenszámla blokk Főkönyvi szám mezőjébe gépeljük be, vagy beválasszuk be a kívánt főkönyvi számot. Amennyiben helyesen adtuk meg a Főkönyvi számot, a beviteli mező mellett megjelenik a főkönyvi szám Számlatükörbeli elnevezése.

8. Az Ellenszámla blokk Dim 1 - Dim 9 mezőit töltsük fel adatokkal (amennyiben a gazdasági esemény ezt megkívánja). Ide csak a rendszerben már létező Dimenzió adatokat tudunk kiválasztani, ha új dimenzió értékre lenne szükségünk, azt előbb az Alapadat / Könyvelési / Dimenziók menüpontban vigyük fel.

9. HUF-tól eltérő Pénznem választása esetén a képernyőn megjelenik a bizonylatfejben megadott devizanem (ami itt nem szerkeszthető) és az Árfolyam mező. Ide írhatjuk be a devizás könyvelés árfolyamát.

10. HUF könyvelés esetén egy , devizás könyvelés esetén két sorban - devizanemenként külön soron - adhatjuk meg a számla és ellenszámla oldali összeget. Devizás könyvelés esetén, amennyiben az árfolyam már kitöltött és megadjuk a devizaösszeget, a rendszer kiszámolja a HUF értéket. Itt dönthetünk arról , hogy a Számla, illetve az Ellenszámla főkönyvek melyik oldalára kívánunk könyvelni. Ha a Számla oldali összeget a Követel oldalra rögzítjük, figyeljünk, hogy az Ellenszámla oldali összeget írjuk át a Tartozik oldalra.

11. A bizonylat tétel(eke)t a Felvitel gomb megnyomásával tudjuk a bizonylathoz adni.

A bizonylat tétel excelből beolvasás lépései:

A könyvelési bizonylat tételeket excel táblából is beolvashatjuk. Ennek szerkezete az Excel fájl beolvasás ablak 'Formátum' fülére kattintva tekinthető meg. A táblázat első, Sorszám oszlopában megadott szám kapcsolja össze egymással a Tartozik és Követel oldali sorokat.
FONTOS! A beolvasáshoz használt fájlunkat mindig Microsoft Excel 97-2003-as munkafüzet/munkalap (*.xls) fájltípusúként mentsük le!

1. A bizonylat fej rögzítés 1-6 lépései után az Excel beolvasás funkció használatával megnyílik az Excel fájl beolvasás ablak.

2. A 'Fájl kijelölése' fülön tallózással válasszuk ki a beolvasandó fájlt.

3. Válasszuk ki a beolvasó fájl azon munkalapját, amely az adatokat tartalmazza.

4. Adjuk meg, hogy az adatok tartalmaznak-e fejléc sort (bepipálva) vagy fejléc nélküliek (üres a logikai mező).

5. A tételek beolvasása az OK gomb megnyomásával indul. A beolvasással egyszerre fut egy ellenőrzés, ami az azonos sorszámú sorok Tartozik / Követel oszlopaiba beírt összegek egyenlegének egyezőségét vizsgálja. Amennyiben a beolvasás bármilyen hibát érzékel, erről üzenetet kapunk és a kivonat tétel sorok nem jönnek létre. A hiba javítását követően a beolvasást meg kell ismételni.

A leggyakrabban előforduló hibák:

• A bizonylat fejben és a fájlban megadott könyvelési dátum eltérő, nem azonos főkönyvi időszakra esik.

• A bizonylat fej bizonylatszám ÉV tagja és a fájlban megadott könyvelési dátum nem azonos főkönyvi évre esik.

• A bizonylat fejben kiválasztott és a fájlban megadott devizanem eltérő.

• HUF-os bizonylat fejhez devizás tételeket próbálunk beolvasni.

• A fájl sorszám oszlopában azonos sorszámmal megadott Tartozik (HUF) és Követel (HUF) , valamint Tartozik (DEV) és Követel (DEV) összegek nem egyeznek meg.

• Rossz munkalapról próbáljuk az adatokat beolvasni.

• Beolvasáskor a 'Fejléc sor van' logikai mező beállítása és a beolvasó fájl nincs szinkronban egymással.

• A beolvasó fájl nem Microsoft Excel 97-2003-as munkafüzet/munkalap (*.xls) fájltípusúként lett lementve.