Főkönyv menü

Általános tudnivalók

A Főkönyv menü feladata az összes, rendszerben előforduló könyvelési bizonylat és tétel áttekintése, és a más modulokba nem sorolható, úgynevezett vegyes könyvelési tételek karbantartása. 

Az áttekintés legfontosabb része a különböző szűrésekkel előállítható egyenlegek és különböző kimutatások.
A Főkönyv menüben az alábbi funkciókat érjük el:

A főkönyvi menürendszer elemei és leírásuk

Könyvelési dátum és értéknap meghatározása

Minden könyvelési tételhez eltároljuk a könyvelési dátumot és az értéknapot.

A könyvelési dátumot analitika típusonként más és más dátuma adja, általános esetben:

• számlák esetén a teljesítés dátuma,

• bank esetén a banki kivonat dátuma (banknap),

• pénztár esetén a bizonylat rögzítési dátuma,

• tárgyi eszköz és egyéb generált bizonylatok esetén a berögzített könyvelési dátum.

A könyvelési tétel értéknapja 

• számlák esetén a korrigálás nélküli könyvelési dátum, 

• banki és pénztári bizonylatok esetén az analitikus bizonylatokon szereplő értéknap lesz. 

A helyesbítő könyvelések felvitelekor a helyesbített, illetve felosztáskor a felosztott pénzügyi teljesítés tétel értéknapjával jönnek létre a könyvelési tételek.

Az általános esettől eltérően, a számlák könyvelési dátuma a számla kelte alapján is meghatározható.

Főkönyvi időszak meghatározása

Egy főkönyvi év csak olyan könyvelési tételeket tartalmazhat, amelyek könyvelési dátuma az adott évre esik (tehát nem lehet január 1. előtti, vagy december 31. utáni). A könyvelési tételekben a könyvelési dátum, és a főkönyvi időszak egyaránt tárolásra kerül.

A könyvelési dátum és a főkönyvi időszak közötti szabály:

Főkönyvi időszak kezdő dátuma ≤ könyvelési dátum ≤ Főkönyvi időszak vége dátum FO-BO kapcsolat esetén a főkönyvi időszak meghatározásának menete a következő:

• Az előbbiekben leírtak szerint az analitikus bizonylat megfelelő dátuma alapján meghatározzuk a könyvelési dátumot.

• Ez a könyvelési dátum (kezdete-vége dátum alapján) meghatároz egy „normál” főkönyvi időszakot (ezzel együtt az évet is).

• A program megvizsgálja, hogy a BO bizonylatszám bizonylat altípus része az adott főkönyvi időszakra le van-e zárva. Ha igen, akkor a könyvelés az ezt követő első nyitott főkönyvi időszakra kerül a könyvelés, valamint a könyvelés dátuma korrigálódik e főkönyvi időszak kezdőnapjára.

• A könyvelés az így meghatározott főkönyvi időszaknak megfelelő főkönyvi évbe kerül.

• Ha az előző év le van zárva és az előzőekben számított könyvelési dátum kisebb, mint a mérlegkészítés dátuma, akkor az automatikusan korrigálásra kerül a mérlegkészítés dátuma +1 nap dátumra.

Kézi adatbevitel esetén a főkönyvi időszak meghatározásának menete a következő:

• Az elején leírtak szerint az analitikus bizonylat megfelelő dátuma alapján meghatározzuk a könyvelési dátumot.

• A könyvelési dátumhoz a kiválasztott főkönyvi év időszakai között keresünk egy „normál” főkönyvi időszakot (kezdete-vége dátum alapján).

• Ezt a főkönyvi időszakot, mint alapértelmezett értéket ajánlja fel a program, de a felhasználó ezt tetszőleges időszakra felülbírálhatja. Ilyenkor a program figyelmeztetést ad.

• Ha az alapértelmezett főkönyvi időszakot a felhasználó olyan főkönyvi időszakra módosítja, amelynél a könyvelési dátum kívül esik a főkönyvi időszak kezdete és vége által meghatározott időszakon, akkor a könyvelési dátum automatikusan korrigálásra kerül a kiválasztott főkönyvi időszak első napjára.

• A kiválasztott főkönyvi időszakra csak akkor menthető el tétel, ha azt valamilyen szempontú zárás nem gátolja.

• Ha az előző év le van zárva és az előzőekben számított könyvelési dátum kisebb, mint a mérlegkészítés dátuma, akkor az automatikusan korrigálásra kerül a mérlegkészítés dátuma +1 nap dátumra.

Könyvelési szabályok

A könyvelési bizonylatok az analitikus bizonylatokból könyvelési szabályok segítségével jönnek létre. A könyvelési szabályok könyvelési szabály elemekből állnak (pl. bank könyvelési szabály összefogja a bank könyvelésnél kiválasztható szabályelemeket). Az egyes analitikus bizonylatoknál csak egy megadott könyvelési szabály szabályelemei választhatók ki (vagy azok egy részhalmaza). Minden szabályban egy kitüntetett szabályelem tartozik a számla oldali könyveléshez (pl. bank esetén mindent az adott bank főkönyvi számával szemben könyvelünk) és egy vagy több szabályelem a lehetséges ellenszámla oldali könyvelésekhez.

Egy modul egy (vagy több) fixen megadott (paraméter) könyvelési szabályt használ a könyveléshez. Például pénztár bizonylatok esetén a számlaoldal minden esetben a pénztár főkönyvi szám, a lehetséges ellenszámlák pedig a lehetséges pénztári szabályelemekből adódnak. Így a szabályelemeket modulonként lehet beállítani.

Szabályelem adatok

• szabály azonosítója

• szabályelem rövid név

• könyvelési tétel szöveg default

• számla vagy ellenszámla szabályelem

• főkönyvi szám*

• párosítandó folyószámla fajta/alfajta típusa

• analitika/dimenzió értékek*

• előírás/teljesítés

• oldal rögzítése

* A főkönyvi szám és  analitika/dimenzió adatokhoz definiálható értékkészlet és kötelezőség. Az értékkészletet illetően megadható egy konkrét érték (amely lehet karton vagy gyűjtő), főkönyvi szám csoport, illetve számított érték esetén annak definíciója. 

Adatbevitel

Ha a kiválasztott szabályelem

• konkrét főkönyvi számot vagy analitika értéket tartalmaz, akkor a program azt automatikusan behelyettesíti (adatrögzítést nem igényel),

• ha számított értéket tartalmaz, akkor a program azt automatikusan felismeri, számítja és behelyettesíti (adatrögzítést nem igényel),

• ha gyűjtő főkönyvi számot (csoportot) tartalmaz, akkor a felhasználónak kell választania a lehetséges elemek közül.

A könyvelési jogcím kiválasztását főkönyvi számra keresés, és jogcím csoport előválasztás is támogatja.

Speciális szabályelemek

A jogcímek számának csökkentésére ún. vegyes jogcímek definiálhatók. Ez azt jelenti, hogy a főkönyvi szám nem konkrét értéket, hanem például gyűjtő főkönyvi számot is tartalmaz. Ez lehetővé teszi, hogy az adott gyűjtő főkönyvi szám alá tartozó bármely kartont megadhat a felhasználó.

A párhuzamos könyvelés lehetővé teszi, hogy egy szabályelem kiválasztása egy vagy több extra könyvelés automatikus létrehozását (azonos összeggel) is jelentse. Például bank könyvelésekor a Q alfajtára T oldalra történő könyveléskor automatikusan készüljön azonos összeggel könyvelés az F-es alfajtán is.

A vegyes könyvelés modulban a könyvelési szabályok használata rejtett módon történik, a lehetséges jogcímet a program a háttérben felelteti meg egy jogcímnek.

Tételbontás

A program lehetővé teszi, hogy egy tétel megbontással egynél több szabályelemmel legyen könyvelhető. Ez lehetővé teszi, hogy például egy banki tételből egy megadott részt két részre bontva két különböző szerződéshez könyveljünk.  Egy tétel tetszőleges számú részletre bontható, azonban a részösszegek ki kell, hogy adják a tétel eredeti összegét.

Az esetek többségében egy tétel egy szabályelemmel történő könyvelésére számítunk, ezért a programok alapértelmezett viselkedéseként mindig egy szabályelem bevitelére készülünk.

Módosíthatóság, törölhetőség, sztornózhatóság

• A könyvelési tétel nem törölhető, az adatok csak további sztornó és helyesbítő tételekkel javíthatók.

• Az analitikus tétel csak addig törölhető, amíg annak alapján könyvelés nem készült. Ezt követően akkor sem törölhető, ha sztornózva lett.

• Olyan főkönyvi számokra, amelyekhez analitikus modul tartozik (pl. bank, pénztár főkönyvi számok) csak a modul segítségével lehet könyvelni.

• A folyószámlára kézi könyvelés, a bank modul, pénztár modul funkciói a folyószámla modulból is elérhetők.

Vegyes könyvelés

A főkönyv modulban a vegyes könyvelés, a könyvelési szabályok használata rejtett módon történik. Az adatok bevitelét követően a program a háttérben próbálja a rögzítést lehetővé tévő szabályelemet megtalálni. A rögzített könyvelési tételek csak főkönyvi számla és ellenszámla párokat tartalmaznak, de nem lehet könyvelni

• folyószámlát érintő,

• önálló analitikával rendelkező (pénztár, bank, szállító/vevő, tárgyi eszköz) főkönyvi számokra.

A főkönyvi számok mellett azonban további analitikák (pl. költséghely) megadása is szükséges lehet. Mivel ilyenkor nincs jogcím előválasztás, ezért a program nem is tudja előre segíteni a felhasználót, hogy mely dimenziókat kell a főkönyvi szám mellett megadnia.

A vegyes könyveléshez mindössze egyetlen, mindent megengedő könyvelési szabályelem pár rögzítése szükséges.

A program elmentéskor validálja a bevitt főkönyvi szám és dimenzió értékeket, megkeresi, hogy a rendszerbe rögzített szabályelemek (jogcímek) valamelyike validálja-e a bevitt adatokat. Amennyiben nem, akkor a vegyes könyveléshez megadott mindent megengedő szabály validálja a könyvelést (ez nem kér a főkönyvi számla mellé semmilyen további dimenzió értékeket).

Például, ha az üzemanyag költségeket költséghelyenként akarjuk nyilvántartani, akkor az 5114-es főkönyvi számra könyvelést engedélyező szabályelemek mindegyikét úgy kell definiálni, hogy megkövetelje a költséghely kitöltését is (megadott dimenzióban). Vonatkozik ez a vegyes könyvelésre is, tehát ha vegyes könyvelésnél a felhasználó nem ad meg költséghelyet, akkor a program nem enged rögzíteni (hacsak nem talál olyan szabályelemet is a rendszerben, ahol az 5114-re könyvelés e nélkül is engedélyezett lenne).