Elektronikus számlázás

Milyen elektronikus számla készül F1/P1-ben?

A NAV online számla 3.0 adatszolgáltatáshoz kapcsolódó lehetőségeket kihasználva, új opcióval egészült ki az F1-P1 elektronikus számla küldése. A megoldással e-számla szolgáltató harmadik fél bevonása nélkül kivitelezhető az elektronikus számlázás.

Az F1/P1-ben készült elektronikus számla (NAV hash hitelesítéses számla pdf) megoldás használatával a létrejött elektronikus számla dokumentum (egy elektronikus aláírást és időpecsétet nem tartamazó PDF fájl), melyre a megfelelő algoritmusok használatával a P1 rendszer egy hash-kódot képez. A számláról adott online számla adatszolgáltatás során ezt a hexadecimális számot közli a NAV-val. 

A sikeres feldolgozás (DONE státuszkód) után visszakapott, hash kóddal kiegészített és P1 dokumentumtárból kiküldött elektronikus számlák esetében a megőrzésről P1/D1 rendszer gondoskodik. A dokumentumküldésben csatolt és ügyfél felé továbbított pdf számla és hash kód megfelelő adathordozón való megőrzése vevői feladat. 

FIGYELEM! Magánszemélynek kiállított NAV hash hitelesítéses számla nem lehet elektronikus!

F1 oldali feltételek beállítása

A beállítások rögzítése a Beszállító és Ügyfelek / Partnerek menüpontból, a kiválasztott partner adatlapjának módosításával tehető meg.

1. Az e-számla küldésben érintett ügyfél Partner adatlapján léteznie kell legalább egy érvényes és alapértelmezett E-számla e-mail elérhetőség típusnak, az ehhez megadott e-mail címnek meg kell felelnie az e-mail címekkel szemben elvárt formai követelményeknek.

2. Az ügyfél partner adatlapjának módosításával a Számla/e-számla fülön be kell  állítani a Számlázás módja: Elektronikus és a Számla továbbítás módja: E-mail értékeket.

FIGYELEM! Magánszemélynek kiállított NAV hash hitelesítéses számla nem lehet elektronikus!

A beállítást követően készült számlákat F1 már elektronikus számlaként kezeli. További információk:  F1 interfész beállítások

P1 működés hash hitelesítéses e-számlák esetén

F1-ben a számla jóváhagyása, véglegesítése elindít egy előzetes ellenőrzést, amelyet részben F1, részben P1 végez. Amennyiben a folyamat hibát talál, a számla nem véglegesíthető, hibaüzenet érkezik a talált eltérésekről.
Sikeres előzetes ellenőrzést követően elindul a számla könyvelés feladása P1 felé, valamint a számlakép generálása és átadása.
A számlakép generálást követően P1 algoritmus megképzi a hash kódot, amely bekerül az online számla adatszolgáltatás xml állományába és elindul a kötelező adatszolgáltatás a NAV felé.

Fontos megjegyezni, ha valamilyen oknál fogva a számlakép nem jön létre F1-ben, a hash generálás és az azt követő adatszolgáltatás sem tud elkezdődni!

E-számla kezelése P1-ben

Mind elektronikus számlák, mind az elektronikus úton továbbítandó papír alapú számlák P1-ben, a Dokumentumok / Dokumentumok menüpontból tekinthetők meg és továbbíthatók az ügyfél felé. A papír alapú számlák megtekintése ugyanitt lehetséges.
Egy kiválasztott soron állva a Fájl megtekintése ikonra kattintva megjelenik csatolt dokumentum képe. Az elektronikus vagy elektronikus úton küldhető számlák Küldés módjánál a Számla email értéket fogjuk látni, itt a partner e-mail cím kitöltött. 

Az F1-ben Számlázási módja: Papír értéket tartalmazó partnerek számláit Papír Küldés móddal látjuk, ezekhez a dokumentumokhoz P1 nem tölt ki e-mail címet.

E-számla küldés indítása P1-ből

Kiküldés előtt győződjünk meg róla, hogy a nav xml.info dokumentumtípus megjelent a Dokumentumok között. Ehhez meg kell várnunk, hogy a NAV-ba küldés sikeres legyen és megérkezzen a visszaigazolás. A folyamat a számlák mennyiségétől, a hálózat sebességétől és a NAV leterheltségétől függően általában 2-15 percig tart.

A dokumentum küldés nem automatikusan történik, minden esetben az erre jogosultsággal rendelkező felhasználónak kell elindítani:
Dokumentumok / Dokumentum küldés menüpont

1. Dokumentum küldés képernyőn Felvitel

2. Küldés módja ablakban Küldés módja: Számla email értéket kiválasztani, majd OK gomb

3. Az Új Vevő számla beküldés felvitel képernyő bal oldalán látható jelölőnégyzetek bepipálásával (SPACE) választhatjuk ki az elküldeni kívánt számlákat. Tömeges műveleteket a Szerkesztés menüpont Mindent kijelöl, Kijelölések törlése vagy Kijelölések megfordítása funkciójával végezhetünk. Alapértelmezetten minden tétel be van pipálva, azonban hiányzó e-mail cím esetén a jelölőnégyzet nem jelölhető ki.

A képernyő jobb oldalán az egyes számlákhoz tartozó dokumentum típusok láthatók, jelen esetben egy Vevő számla, amely a pdf fájlt tartalmazza és egy NAV beküldés információ, amely a navinfo.xml kiterjesztésű. Itt látható a partner e-mail címe is. Nyomjuk meg a Felvitel gombot.

4. Az E-mail küldés ablakban erősítsük meg küldési szándékunkat az OK gomb megnyomásával.

5. A sikeres küldésről értesítés érkezik. A Vevő számla beküldés adatlapon, valamint a Dokumentumok képernyőn a Státusz Elküldött lesz.

Hibás küldés esetén a Vevő számla beküldés adatlap képernyő alsó blokkjában megjelenik a hiba típusa és annak leírása, melyet továbbítsunk a Calltec felé.

Az elektronikus számlázásról általában

A számla papíralapon és elektronikus úton is kibocsátható. Az Áfa tv-ben meghatározott fogalomnak megfelelően elektronikus számlának minősül minden olyan, az Áfa tv-ben előírt adatokat tartalmazó számla, amelyet elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be. Így például elektronikus számla a kizárólag e-mailben megküldött számla is, függetlenül attól, hogy a bizonylat adatai közvetlenül a számlázóprogramból kerülnek az elektronikus üzenetbe vagy papíralapú számla szkennelt változataként. A számlákra vonatkozó általános szabályok az elektronikus számlákra is alkalmazandók. Mivel az ilyen számla alkalmazásának a bizonylat befogadója (vagyis a termék beszerzője, a szolgáltatás igénybevevője) részéről is vannak technikai feltételei, az elektronikus számlázáshoz elengedhetetlen a felek együttműködése.

Fontos, hogy a távnyomtatással kibocsátott számlák esetében a bizonylat nem elektronikus, hanem papíralapú számlának minősül.

Amennyiben a felek papíralapú számlázásban állapodnak meg azzal, hogy a számlát előzetesen, tájékoztatás céljából elektronikusan is megküldik, akkor a papíralapú bizonylat tölti be a számla szerepét.

Az elektronikus számlával kapcsolatban az alábbi oldalon találhatók részletes információk: https://nav.gov.hu/ado/afa/Az_elektronikus_szaml20200416

Az archiválásról

A 1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet lehetővé teszi az elektronikus számlák archiválását az adatszolgáltatásba épített és az elektronikus számla adattartalmát védő hash-kód tárolásával. Ennek feltétele, hogy a számlakibocsátó az online számla adatszolgáltatással együtt a NAV Online Számla rendszerbe továbbítsa az elektronikus számla hash kódját.

Fontos követelmény, hogy az adatszolgáltatás a számla tekintetében NAV által befogadott (DONE státuszkód) legyen, valamint elvárás az elektronikus számla dokumentum és a hash kód együttes megőrzése! Amennyiben a NAV által elfogadott online számla adatszolgáltatásban megfelelő hash kód szerepelt, akkor ezt a számlakibocsátó és a számlabefogadó is alkalmazhatja archiválási megoldásként .

Az elektronikus számlát – számlakibocsátóként és számlabefogadóként is – elektronikus formában kell megőrizni. Az elektronikusan megőrzött számlaadatokat a Számlarendelet előírása szerint kell egy esetleges adóhatósági ellenőrzéskor rendelkezésre bocsátani, vagyis az xml-formátumban megőrzött számla adatait a Számlarendelet 2. melléklete szerint, a 3. mellékletben meghatározott adatszerkezetben, az egyéb elektronikus formában megőrzött számla adatait a Számlarendelet 2. melléklete szerint, a 3. mellékletben meghatározott adatszerkezetben, vagy pdf formátumban.

Az adóhatósági ellenőrzésről

Egy adóhatósági ellenőrzés alkalmával szükség lehet az elektronikus számla hitelességének és sértetlenségének igazolására. Az Áfa tv. két olyan eljárást nevesít, amelynél a törvény erejénél fogva elfogadott, hogy az elektronikus számla eleget tesz a számla eredetének hitelességére, adattartalma sértetlenségére vonatkozó követelményeknek. Ezek a következők: minősített elektronikus aláírással ellátott számla, EDI-elektronikus adatként létrehozott és továbbított számla.

A hash hitelesítéssel ellátott pdf számlák esetében a revízió közben az adott algoritmussal megképzett hash-érték és az eladónál illetve a vevőnél őrzött, számlához csatolt hash azonosítók összehasonlításával az ellenőrzés elvégezhető. Így tehát, amennyiben az ellenőrzés közben az adott algoritmussal megképzett hash kód megegyezik az eladó által a számla kiállításakor megadott hash értékkel, bizonyítottnak tekinthető az elektronikus számla Áfa törvényben megkövetelt hitelessége és sértetlensége (azaz a számlát valóban az eladó állította ki és annak keletkezése óta az adattartalmát nem módosították).

A hash kódról

A hash kód egy betűkből és számokból álló karaktersorozat, melynek képzése során egy kriptográfiai algoritmus segítségével valamilyen beviteli adatból visszafejthetetlen kimeneti adatot állítunk elő. Beviteli (vagy forrás) adat bármi lehet (egy szöveg vagy PDF fájl például), a kimeneti adat pedig maga a hash kód. A hash kód a forrás (PDF fájl) alapján teljesen egyedi, akár egy ujjlenyomat, így a hash kód egyértelműen azonosítja magát azt a forrást, amiből képezték. 

Ez a hash kód akárhányszor és bármilyen számítógépen előállítható (képezhető), és ugyanazon fájlból mindig ugyanazt a hash kódot fogjuk eredményül kapni. Azonban bármilyen változtatást végzünk az eredeti fájl tartalmán, akkor már teljesen más lesz a belőle képezhető hash, ezzel biztosítható a tartalom sérthetetlensége.

A hash kód fontos tulajdonsága, hogy visszafejthetetlen, vagyis hiába ismerjük valaminek a hash kódját, abból nem lehet előállítani azt az adatot (pl. a PDF fájlt), amiből képezték, így biztonságos, nem lehet vele visszaélni. Másik lényeges jellemző, hogy a hash kód adott hosszúságú (kódolási algoritmustól függően változó ez a hossz), így könnyen továbbítható vagy beépíthető pl. a NAV Online Számla adatszolgáltatásba.