Általános tudnivalók

A számviteli tv. értelmében ki kell alakítani és írásba kell foglalni a gazdálkodó adottságainak, körülményeinek leginkább megfelelő - a törvény végrehajtásának módszereit, eszközeit meghatározó számviteli politikát. A számviteli politika szerves része a pénzkezelési szabályzat.

A pénzkezelési szabályzatban rendelkezni kell legalább a pénzforgalom (készpénzben, illetve bankszámlán történő) lebonyolításának rendjéről, a pénzkezelés személyi és tárgyi feltételeiről, felelősségi szabályairól, a készpénzben és a bankszámlán tartott pénzeszközök közötti forgalomról, a készpénzállományt érintő pénzmozgások jogcímeiről és eljárási rendjéről, a napi készpénz záró állomány maximális mértékéről, a készpénzállomány ellenőrzésekor követendő eljárásról, az ellenőrzés gyakoriságáról, a pénzszállítás feltételeiről, a pénzkezeléssel kapcsolatos bizonylatok rendjéről és a pénzforgalommal kapcsolatos nyilvántartási szabályokról. A pénzeszközök a készpénzt, az elektronikus pénzt és a csekkeket, továbbá a bankbetéteket foglalják magukban.

A számviteli törvény értelmében a készpénz kezeléséhez, más jogszabály előírása alapján meghatározott gazdasági eseményekhez kapcsolódó bizonylatokat (ideértve a számlát, az egyszerűsített adattartalmú számlát és a nyugtát is), továbbá minden olyan nyomtatványt, amelyért a nyomtatvány értékét meghaladó vagy a nyomtatványon szereplő névértéknek megfelelő ellenértéket kell fizetni, vagy amelynek az illetéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmat, szigorú számadási kötelezettség alá kell vonni. A szigorú számadási kötelezettség a bizonylatot, a nyomtatványt kibocsátót terheli. A szigorú számadás alá vont bizonylatokról, nyomtatványokról a kezelésükkel megbízott vagy a kibocsátásukra jogosult személynek olyan nyilvántartást kell vezetni, amely biztosítja azok elszámoltatását.

A házipénztárral kapcsolatos munkafolyamatok a Pénztár modulban kezelhetők. A modul a cég valamennyi házipénztárában készpénzmozgással kapcsolatos tevékenység elvégzését lehetővé teszi, úgy mint:

• Belépés a modulba

• Új pénztár rögzítése, paraméterezése

• Új címletjegyzék rögzítése

• Pénztár kiválasztás

• Belépés a pénztárba

• Váltás pénztárak között

• Pénztár nyitása

• Pénztári bevételi bizonylat készítés

• Pénztári kifizetési bizonylat készítés

• Pénztár zárás

• Pénztár forgalmi listák lekérdezése és riportok készítése

A pénztár működésére az alábbi alapelvek érvényesek:

• A rendszerben cégenként tetszőleges számú pénztárat lehet nyilvántartani.

• A pénztári bizonylatok pénztárankénti és típusonkénti (bevételi, kiadási, zárási) bizonylatszámot kapnak.

• A pénztári bevételi, kiadási és zárási szigorú számadású bizonylatok bármikor változás nélkül reprodukálhatók, nyomtatás után nem módosíthatók.

• A pénztári bizonylat lezáráskor könyvelődik, és ekkor kap bizonylatszámot.

• A pénztári pénznemhez kötelező rögzíteni címleteket (e nélkül működésképtelen a pénztár).

• A pénztári hiány vagy többlet könyvelése alapesetben (amennyiben a felhasználó az előfordulásuk esetén zárni kíván) automatikusan történik, igény szerint ez a funkció kikapcsolható.

• A pénztári modul egyes funkciói jogosultsághoz vannak kötve.

• Egy naptári napon belül ugyanazon pénztárban több nyitás és zárás is lehet (pl.: műszakonkénti).

• A pénztárba lekérdező jelleggel többen is beléphetnek, a pénztár kezelését (bevételi és kiadási pénztár bizonylatok rögzítését, valamint a pénztár lezárását) csak az a pénztáros végezheti, aki azt megnyitotta, attól kezdve egészen a pénztár lezárásáig ő lesz a pénztárosa.

• Amennyiben egy cégen belül több pénztár van, akkor ugyanannak a felhasználónak lehetősége van több pénztárba is belépni. Ilyenkor több „pénztár indítópult látszik a képernyőn, közöttük a felhasználó szabadon váltogathat, attól függően melyik pénztárral akar dolgozni.

A pénztár modulban megkülönböztetjük a pénztár nyitást, a pénztárba belépéstől: nyitás a pénztárba belépést követően az indítópultból indítható.

Belépés a modulba

Elérhető: Pénztár modul / Belépés / Pénztár központi indító felület. Erről a felületről új pénztárat vehetünk fel, meglevő pénztár adatlapjára lépve megtekinthetjük a pénztár felvitelekor felvett adatokat és érvényességét, vagy törölhetünk olyan pénztárat, melyben még nem történt pénzmozgás.

Belépés a pénztárba, pénztár kiválasztása

• A pénztárba belépés a központi indító felületről történik. Ehhez a felhasználónak ki kell választania a pénztárat, amelybe belépni kíván. Ha van jogosultsága belépni a pénztárba, akkor beléphet. A pénztárba lekérdező jelleggel többen is beléphetnek, de a pénztárat kezelni (nyitni, zárni, bizonylatokat rögzíteni) kizárólag annak van joga, aki azt megnyitotta.

• Sikeres belépés esetén megjelenik a Pénztár indítópult. Ebből az ablakból indítható funkciók mindegyike erre a pénztárra vonatkozik.

• Ha egy cégen belül több pénztár van, akkor ugyanannak a felhasználónak lehetősége van több pénztárba is belépni. Ilyenkor több „pénztár indítópult látszik a képernyőn, közöttük a felhasználó szabadon váltogathat, attól függően melyik pénztárral akar dolgozni.

• A pénztáros addig van bejelentkezve a pénztárba, amíg ezt az ablakot le nem zárja.

A központi indító felületen megjelenő adatmezők

• Pénztár: Az aktuálisan kiválasztott és megtekintett pénztár.

• Főkönyvi szám: A pénztárral kapcsolatos könyvelési tételeket erre a főkönyvi számra könyveljük.

• Pénznem: A pénztár által használt valuta.

• Pénztáros: Az a felhasználó aki utoljára nyitotta ki a pénztárat.

• Státusz: A pénztár nyitott vagy zárt.

• Megnyitva: Utolsó megnyitás időpontja. Akkor is ha le van zárva.

• Egyenleg: A pénztár aktuális egyenlege

Sikeres belépés esetén megjelenik a Pénztár indítópult. Ebből az ablakból indítható funkciók mindegyike erre a pénztárra vonatkozik.

Pénztár indítópult képernyő adatmezői

Általános blokk

• Pénztár: Az aktuálisan kiválasztott és megtekintett pénztár.

• Főkönyvi szám: A pénztárral kapcsolatos könyvelési tételeket erre a főkönyvi számra könyveljük.

• Pénznem: A pénztár által használt deviza.

• Pénztáros: Az a felhasználó aki utoljára nyitotta ki a pénztárat.

• Státusz: A pénztár nyitott vagy zárt.

• Megnyitva: Utolsó megnyitás időpontja. Akkor is ha le van zárva.

• Egyenleg: A pénztár aktuális egyenlege. A rendszer a befizetve összesen és a kifizetve összesen mezők különbségéből számítja az egyenleget.

Bevétel bizonylatok blokk

• Utolsó bizonylat: Az utolsó bevételi bizonylat számát mutatja meg

• Időpontja: Azt mutatja, hogy mikor lett rögzítve az utolsó bevételi bizonylat.

• Befizetve összesen: Az összes bevételi bizonylat értékének összege.

• Bizonylatok darabszáma: Az eddig bevitt bevét bizonylatok száma.

Kiadás bizonylatok blokk

• Utolsó bizonylat: Az utolsó kiadási bizonylat számát mutatja meg

• Időpontja: Azt mutatja, hogy mikor lett rögzítve az utolsó kiadási bizonylat.

• Kifizetve összesen: Az összes kiadási bizonylat értékének összege.

• Bizonylatok darabszáma: Az eddig bevitt kivét bizonylatok száma.

Utolsó zárás blokk

• Zárási bizonylat: Az utolsó zárási bizonylat száma.

• Időpontja: Az utolsó pénztár zárás időpontja.

• Záróegyenleg: A zárás utáni egyenleg.

• Pénztáros: A zárást végző felhasználó.

Bizonylat lista

Az adott pénztárra vonatkozó összes aznap rögzített bizonylat listája, amin keresztül az egyes bizonylatok adatlapja megtekinthető. Erre a listára vonatkozik a szerkesztés menüpont.

Ha egy cégen belül több pénztár van, akkor ugyanannak a felhasználónak lehetősége van több pénztárba is belépni. Ilyenkor több Pénztár indítópult látszik a képernyőn, közöttük a felhasználó szabadon váltogathat, attól függően melyik pénztárral akar dolgozni.

A Pénztár indítópultról elérhető műveletek

• Lekérdezés: Az adott pénztár bizonylatainak különböző szempontok szerinti lekérdezése.

• Új Bevétel bizonylat: Új bevételi pénztárbizonylat rögzítése.

• Új Kivétel bizonylat: Új kiadási pénztárbizonylat rögzítése.

• Pénztár váltás: Átlépés az egyes pénztárak  között.

• Nyitás: Az adott pénztár megnyitása. Nyitott pénztár nem nyitható meg újból.

• Zárás: Az adott felhasználó által megnyitott pénztár lezárása. A pénztárat csak az a felhasználó zárhatja le, aki megnyitotta.

• Pénztár forgalom lista: Az adott pénztár szűrőfeltételek szerinti pénztári forgalom listájának elkészítése.

• Azonosítási adatlappal rendelkező bizonylatok: Az adott pénztár szűrőfeltételek szerinti azonosítási adatlappal rendelkező bizonylat listájának elkészítése.

Váltás pénztárak között 

A Pénztár indítópult / Funkciók / Pénztár váltás menüpontjával indítható a pénztárak közötti átlépés. A funkciót használva a Pénztár központi indító felület válik elérhetővé, ahol a Belépés a pénztárba, pénztár kiválasztásánál leírtaknak megfelelően átléphetünk a másik pénztárba.

Új pénztár rögzítése, paraméterezése

A Pénztár modul / Belépés / Pénztár központi indító felület. Erről a felületről új pénztárat vehetünk fel. Ugyanezt a a Pénztár modul / Pénztárak menüpontjára kattintva is megtehetjük. A két felület között funkcióit tekintve a különbség annyi, hogy míg a Pénztár központi indító felületről a rögzítést követően lehetőségünk van a pénztárba való belépésre is, a Pénztárak menüpont a Pénztár áttekintő képernyőn keresztül csak a pénztárak megtekintésére, karbantartására szolgál.

A Nyilvántartás / Felvitel menüpontot, a lista területen jobb egérgombbal kattintva a Felvitel menüpontot választva az Új pénztár felvitel képernyő nyílik meg.

Új pénztár felvitel képernyő adatmezői

Kód:

A pénztár azonosítója, szabadon lehet választani, de célszerű olyat, ami utal az adott pénztárra, hiszen a rendszer csak ezeket az azonosítókat fogja felkínálni, amikor valamilyen tranzakciónál pénztárat kell választani.

Név:

A pénztár elnevezésének megadására.

Pénznem:

A pénztárban használt valutanem kiválasztására. Új valutanemet a Devizanem adatlapra lépve, vagy az Alapadat modul Általános menüjének Devizanem menüpontjában hozhatunk létre. Amennyiben a valutanemhez nem lett címlet létrehozva, a pénztár nem lesz felvihető.

Főkönyvi szám:

A pénztárt azonosítja a könyvelés felé. Kiválasztásához léteznie kell ilyen főkönyvi számnak a számlatükörben. Egy főkönyvi számhoz egy pénztár rendelhető hozzá.

Bevétel biz. altípus:

Bizonylat altípus a bevétel bizonylatokhoz. Új bizonylat altípust a Bizonylat altípus adatlapra lépve vagy az Alapadat modul Rendszer menüjének Bizonylat típus és altípus menüpontjában hozhatunk létre.

Kiadás biz. altípus:

Bizonylat altípus a kiadás bizonylatokhoz. Új bizonylat altípust a Bizonylat altípus adatlapra lépve vagy az Alapadat modul Rendszer menüjének Bizonylat típus és altípus menüpontjában hozhatunk létre.

Zárás biz. altípus:

Bizonylat altípus a zárási bizonylatokhoz. Új bizonylat altípust a Bizonylat altípus adatlapra lépve vagy az Alapadat modul Rendszer menüjének Bizonylat típus és altípus menüpontjában hozhatunk létre.

Érvényes:

A pénztár érvényességi időtartamának megadásra. Pénztár nyitáskor általában nem adunk meg Érvényesség záró időpontot.

Amennyiben a pénztár valutaneméhez nem lett címlet, címletjegyzék létrehozva, a pénztár nem lesz felvihető. Az adatok felvitelét követően az OK gombra kattintva létrejön az új pénztár.

Több pénztár egymást követő rögzítésekor a Pénztár adatlap / Szerkesztés / Ciklikus felvitel menüpontot kiválasztva, a pénztár rögzítését követően ismét megnyílik az Új pénztár felvitel képernyő.

A Pénztár áttekintő képernyőn a kiválasztott pénztár adatlapjára lépve lehetséges a felvitelkor megadott adatok módosítása, az érvényességi időtartam beállítása.

Pénztár törlése csak akkor engedélyezett, ha abban még semmiféle adat nem lett rögzítve. A törlés elérhető: Pénztár áttekintő képernyőn / Nyilvántartás / Törlés menüpontot választva indítható el.

A pénztár modulban kezelt pénztárakhoz rendelt könyvelési jogcímek, - jogcímcsoportok, limitek megtekintése a Pénztár modul / Paraméterek menüjéből indítható.

Az áttekintő képernyőn a pénztáraknál felhasznált rendszerparaméterek aktuális beállításainak megtekintésére van lehetőség. Az egyes paramétereket a megfelelő rendszerparaméter segítségével lehet módosítani. Mivel a rendszerparaméterek a működést befolyásolják, annak megváltoztatását csak fejlesztő végezheti.

Az áttekintő képernyő adatmezői

Számla jogcím:

A pénztár számlák könyvelési jogcíme (PE_JOGCIM_SZLA_ID)

Bevétel jogcímcsoport:

Ez határozza meg, hogy a bevételi bizonylatok tételeinél milyen jogcím csoportot lehet választani (PE_B_JOGCIM_CSOP_ID).

Kiadás jogcímcsoport:

Ez határozza meg, hogy a kiadási bizonylatok tételeinél milyen jogcím csoportot lehet választani (PE_K_JOGCIM_CSOP_ID).

Pénztár többlet jogcím:

A pénztár többlettel rendelkező zárási bizonylatainak jogcíme. A pénztári többlet automatikusan könyvelődik egy konkrét főkönyvi számlára (PE_ZARAS_TOBBLET_JOGCIM_ID).

Pénztár hiány jogcím:

A pénztár hiánnyal rendelkező zárási bizonylatainak jogcíme. A pénztári hiány automatikusan könyvelődik egy konkrét főkönyvi számlára (PE_ZARAS_HIANY_JOGCIM_ID).

Nyomtatási példányszám:

Meghatározza, hogy a pénztári bizonylatokat hány példányban nyomtassuk ki (PE_NYOMT_PELDANY).

Azonosítási adatlap limit:

E felett az érték felett az azonosítási adatlap jelölőnégyzet kötelezően kipipálódik a bizonylatokon (PE_OSSZEG_LIMIT_AZONADAT).

Összeghatár figyelmeztetés:

E felett az érték felett egy figyelmeztetést küld a program, hogy ha esetleg elgépelés lenne, akkor ki lehessen javítani (PE_OSSZEG_LIMIT_FIGYELM).

Új címletjegyzék rögzítése

Egy valutanem pénztárban történő használatához elengedhetetlen ismerni a valutanem aktuálisan használatban lévő címleteit. Egy pénztár rögzítésének feltétele, hogy az ott használt valutanem címletei létre legyenek hozva.

A valutanemhez rendelt címletek a Pénztár modul / Címletek vagy az Alapadat modul / Általános / Devizanem / Devizanem képernyőn a kiválasztott devizanemen állva, vagy annak rögzítést követően a Nyilvántartás / Címletek menüpontot választva vihető fel.

A megnyíló Címlet képernyőn, amely a kiválasztott devizanemet kínálja fel, a Felvitel funkciót választva megjelenik az Új címlet felvitel képernyő.

Új címlet felvitel képernyő adatmezői

Pénznem:

A devizanem megnevezése. Automatikusan töltődik a kiválasztott devizanem alapján.

Megnevezés:

A címlet megnevezése.

Jelleg:

A címlet érme vagy bankjegy formájában lett kiadva.

Érték:

A címlet értéke.

Érvényesség:

A címlet érvényességi időszaka. Akkor fontos amikor kivonnak címleteket vagy behoznak újakat.

Sorrend:

Ahol listásan megjelennek a devizanem címletei , ott milyen sorrendben jelenjenek meg.

Több címlet egymást követő rögzítésekor a Címlet / Szerkesztés / Ciklikus felvitel menüpontot kiválasztva, a címlet rögzítését követően ismét megnyílik az Új címlet felvitel képernyő.

A Címlet áttekintő képernyőn a kiválasztott címlet adatlapjára lépve lehetséges a felvitelkor megadott adatok módosítása, az érvényességi időtartam beállítása.

Címlet törlése csak akkor engedélyezett, ha azzal kapcsolatban még semmiféle adat nem lett rögzítve. A törlés elérhető: Címlet / Nyilvántartás / Törlés menüpontot választva indítható el.

Pénztár nyitás

A Pénztár modul / Belépés menüpontjára kattintva megjelenik a Pénztár központi indító felület. A pénztárba belépés a központi indító felületről történik. Ehhez a felhasználónak ki kell választania a pénztárat, amelybe be kíván lépni. Az OK gomb megnyomásával lépünk be a pénztárba.

A Pénztár indítópult / Funkciók / Nyitás menüpontjával indítható a kiválasztott pénztár nyitása. Nyitott pénztárat nem lehet ismét megnyitni. Ugyanannak a felhasználónak lehetősége van több pénztárba is belépni, és azt megnyitni. Ilyenkor több „pénztár indítópult látszik a képernyőn, közöttük a felhasználó szabadon váltogathat, attól függően melyik pénztárral akar dolgozni.

A pénztár nyitást követően van lehetőségünk pénztári bevételi és kiadási valamint pénztár zárási bizonylatok rögzítésére.

Pénztári bevételi bizonylat készítés

A pénztárba belépve a Pénztár indítópult / Funkciók / Új bevét bizonylat menüpontjával indítható a bevételi pénztárbizonylat készítése. A megnyíló Új bevételi bizonylat felvitel képernyőn a nem szerkeszthető és szerkeszthető adatmezők jelennek meg.

Új bevételi bizonylat felvitel képernyő adatmezői

Bizonylatszám:

Generált sorszám, Felvitelt követően adja a rendszer. Nem szerkeszthető.

Pénztár:

A pénztár amelyikhez a bizonylatot felvesszük. Ha a pénztárból indítottuk az új bizonylat felvitelét akkor automatikusan kitöltődik. Nem szerkeszthető.

Típus:

A bizonylat típusa: bevételi bizonylatnál Bevétel, kiadási bizonylatnál Kiadás az értéke. Nem szerkeszthető.

Pénznem:

A pénztár és így a bizonylat devizaneme. Nem szerkeszthető.

Státusz:

Azt mutatja meg, hogy az adott bizonylat Normál, Sztornó vagy Sztornózott bizonylat-e. Nem szerkeszthető.

Partner:

A be- vagy kifizető partner megadására, szerkeszthető mező.

Befizető/Átvevő neve:

Annak a személynek a neve aki a pénztárba befizet, szerkeszthető mező.

Befizető/Átvevő személyi igazolvány száma:

A befizető személy személyi igazolvány száma, szerkeszthető mező.

Hivatkozás:

Ha a bizonylat kapcsán bármire hivatkozni akarunk, akkor azt ide írhatjuk. Lényegében egy megjegyzés, szerkeszthető mező.

Ny. példányszám:

Nyomtatási példányszám, ahány példányban a bizonylatot kinyomtatni szükséges. Szerkeszthető mező.

Mellékletek száma:

A pénztár bizonylathoz kapcsolt mellékletek, dokumentumok száma, szerkeszthető mező.

Értéknap:

Azt a munkanapot jelöli, amelyik nap megtörtént a készpénzes esemény, szerkeszthető mező.

Könyvelés dátuma:

Alapesetben a bizonylat létrehozási dátuma. Azt az időpontot jelöli amikor a bizonylat könyvelésre került, szerkeszthető mező.

Főkönyvi időszak:

A főkönyvi időszak amire készül a bizonylat.

Azonosítási adatlap:

A program automatikusan karbantartja az azonosítási adatlap mezőt. Minden tétel felvitele után megvizsgálja, hogy a bizonylat végösszege nagyobb-e, mint 2 millió Ft, ha igen, és a bizonylat tartalmaz folyószámlatétel hivatkozást, akkor automatikusan bejelöli az azonosítási adatlap jelölőnégyzetet. A bizonylat lezárása előtt ez felülbírálható.

Tételek:

A bizonylat könyvelési tételeinek áttekintő listája.

Pénzmosási státusz:

Minden cégnek kötelessége, hogy a NAV-nak bejelentse a pénzmosás gyanús ügyleteket. Így ez a mező arra szolgál, hogy meg lehet jelölni az ilyen tételeket. És a lekérdezésnél ez alapján is lehet keresni. Új tétel felvitelénél nem, de meglévő módosításánál már megjelenik.

Befizetendő/Kifizetendő:

A bizonylat tételeinek teljes összege.

A bevét bizonylat fej adatainak rögzítése után a pénztári tételeket a Szerkesztés / Új tétel felvitele, a tételek területen jobb egérgombbal kattintva az Új tétel felvitele menüpontot választva vihetünk fel. A megnyíló Új pénztár tétel felvitel képernyőn a pénztárbizonylat tételei rögzíthetők.

Új pénztár tétel felvitel képernyő adatmezői

Általános blokk

Sorszám:

A rendszer által automatikusan generált sorszám. A mező automatikusan töltődik, kézzel nem lehet rajta módosítani.

Pénztár:

A pénztár amelyhez a tétel bizonylata tartozik. Automatikusan töltődik,  kézzel nem módosítható.

Szöveg:

A tétel megnevezése, leírása.

Menesztő tétel:

Jelenleg nincsen funkciója.

Könyvelés blokk

Összeg:

A tranzakció összege. Devizás bizonylat rögzítése esetén az Összeg, Devizás összeg, Árfolyam adatok közül kettőt megadva, a harmadik értéket kiszámolja a rendszer.

Devizás összeg:

A tranzakció összege devizában. Devizás bizonylat rögzítése esetén az Összeg, Devizás összeg, Árfolyam adatok közül kettőt megadva, a harmadik értéket kiszámolja a rendszer.

Árfolyam:

A devizás könyveléshez használt árfolyam. Devizás bizonylat rögzítése esetén az Összeg, Devizás összeg, Árfolyam adatok közül kettőt megadva, a harmadik értéket kiszámolja a rendszer.

Jogcím:

Bevét bizonylatnál 3 féle lehet: Vevő pénzügyi teljesítés, Vegyes bevétel és Szállító pénzügyi teljesítés. A jogcím kiválasztása meghatározza pénztár könyveléshez használható főkönyvi számok csoportját. Vevő / Szállító pénzügyi teljesítés választása esetén a Folyószámlatétel adatmező aktívvá válik míg Vegyes bevétet jogcím választásakor nem adható meg adat.

Partner/Szerződés:

A partner/szerződés ikonra vagy a megfelelő nyomógombra kattintva lehet váltani a kettő között. Itt azért kell megadni partnert vagy szerződést, hogy csak azokat a folyószámla tételeket kínálja fel, a rendszer, amik az adott partnerhez vagy szerződéshez kapcsolódnak.

Folyószámlatétel:

Az adott partnerhez vagy szerződéshez kapcsolódó folyószámla tételek jelennek csak meg és ezekből kell kiválasztanunk a kívánt tételt. Ezek után a program már tud következtetni a főkönyvi számra. Vevő / Szállító pénzügyi teljesítés választása esetén válik aktívvá az adatmező.

Főkönyvi szám:

A tétel könyvelésének főkönyvi száma.

Anal 1-9:

A tételhez kapcsolódó kitöltendő analitikák.

Az adatmezőket kitöltve a Felvitel gomb megnyomásával rögzíthető a pénztári bizonylat tétel.

Több pénztári bizonylat tétel egymást követő rögzítésekor az Új pénztár tétel felvitel / Szerkesztés / Ciklikus felvitel menüpontot kiválasztva, a pénztár bizonylat tétel rögzítését követően ismét megnyílik az Új pénztár tétel felvitel képernyő.

A még nem lezárt könyvelésű bizonylat pénztár bizonylat tételei felvitel után is módosíthatók vagy törölhetők a kiválasztott tétel adatlapjára lépve.

Ügyfélgyűjtő nyitása

A tétel adatlapról elérhető az Ügyfélgyűjtő nyitása funkció, amely abban az esetben hasznos, ha ügyfelünk azelőtt fizet be pénztárunkba, hogy arra számla készült volna, így nem tudunk vevő pénzügyi teljesítést könyvelni. Később az ügyfélgyűjtőre könyvelt bevétel a folyószámla tétel hivatkozás megadásával, a Folyószámla modul Átvezetés pontját használva átvezethető a megfelelő vevői számlára.

Ügyfélgyűjtő blokk

Összeg:

A tranzakció összege forintban.

Devizás összeg:

A tranzakció összege devizában.

Árfolyam:

A devizás könyveléshez használt árfolyam.

Jogcím:

Bevét bizonylatnál 3 féle lehet: Vevő pénzügyi teljesítés, Vegyes bevétel és Szállító pénzügyi teljesítés.

Partner/Szerződés:

A Partner /szerződés ikonra vagy a megfelelő nyomógombra kattintva lehet váltani a kettő között. Itt azért kell megadni partnert vagy szerződést, hogy csak azokat a folyószámla tételeket kínálja fel, a rendszer, amik az adott partnerhez vagy szerződéshez kapcsolódnak.

Pénztár kiadási bizonylat készítés

A pénztárba belépve a Pénztár indítópult / Funkciók / Új kiadás bizonylat menüpontjával indítható a kiadási pénztárbizonylat készítése. A megnyíló Új kiadás bizonylat felvitel képernyőn a nem szerkeszthető és szerkeszthető adatmezők jelennek meg.

Új kiadás bizonylat felvitel képernyő adatmezői

Bizonylatszám:

Generált sorszám, Felvitelt követően adja a rendszer. Nem szerkeszthető.

Pénztár:

A pénztár amelyikhez a bizonylatot felvesszük. Ha a pénztárból indítottuk az új bizonylat felvitelét akkor automatikusan kitöltődik. Nem szerkeszthető.

Típus:

A bizonylat típusa: bevételi bizonylatnál Bevétel, kiadási bizonylatnál Kiadás az értéke. Nem szerkeszthető.

Pénznem:

A pénztár és így a bizonylat devizaneme. Nem szerkeszthető.

Státusz:

Azt mutatja meg, hogy az adott bizonylat Normál, Sztornó vagy Sztornózott bizonylat-e. Nem szerkeszthető.

Partner:

A be- vagy kifizető partner megadására, szerkeszthető mező.

Befizető/Átvevő neve:

Annak a személynek a neve akinek a pénztárból kifizetünk, szerkeszthető mező.

Befizető/Átvevő személyi igazolvány száma:

A pénzt átvevő személy személyi igazolvány száma, szerkeszthető mező.

Hivatkozás:

Ha a bizonylat kapcsán bármire hivatkozni akarunk, akkor azt ide írhatjuk. Lényegében egy megjegyzés, szerkeszthető mező.

Ny. példányszám:

Nyomtatási példányszám, ahány példányban a bizonylatot kinyomtatni szükséges. Szerkeszthető mező.

Mellékletek száma:

A pénztár bizonylathoz kapcsolt mellékletek, dokumentumok száma, szerkeszthető mező.

Értéknap:

Azt a munkanapot jelöli, amelyik nap megtörtént a készpénzes esemény, szerkeszthető mező.

Könyvelés dátuma:

Alapesetben a bizonylat létrehozási dátuma. Azt az időpontot jelöli amikor a bizonylat könyvelésre került, szerkeszthető mező.

Főkönyvi időszak:

A főkönyvi időszak amire készül a bizonylat.

Azonosítási adatlap:

A program automatikusan karbantartja az azonosítási adatlap mezőt. Minden tétel felvitele után megvizsgálja, hogy a bizonylat végösszege nagyobb-e, mint 2 millió Ft, ha igen, és a bizonylat tartalmaz folyószámlatétel hivatkozást, akkor automatikusan bejelöli az azonosítási adatlap jelölőnégyzetet. A bizonylat lezárása előtt ez felülbírálható.

Tételek:

A bizonylat könyvelési tételeinek áttekintő listája.

Pénzmosási státusz:

Minden cégnek kötelessége, hogy a NAV-nak bejelentse a pénzmosás gyanús ügyleteket. Így ez a mező arra szolgál, hogy meg lehet jelölni az ilyen tételeket. És a lekérdezésnél ez alapján is lehet keresni. Új tétel felvitelénél nem, de meglévő módosításánál már megjelenik.

Befizetendő/Kifizetendő:

A bizonylat tételeinek teljes összege.

A kiadás bizonylat fej adatainak rögzítése után a pénztári tételeket a Szerkesztés / Új tétel felvitele menüpontot választva vihetünk fel. A megnyíló Új pénztár tétel felvitel képernyőn a pénztárbizonylat tételei rögzíthetők.

Új pénztár tétel felvitel képernyő adatmezői

Megegyezik a Pénztár bevételi bizonylat készítése résznél részletezett új pénztár tétel felvitel adatmezőivel. A könyvelési blokkban a kiadás a szállítóhoz kapcsolódik.

Az Új pénztár tétel felvitel / Nyilvántartás menüpontjából elérhető további funkciók: Szállítói számla iktatása, Ügyfélgyűjtő felvitele. Az Ügyfélgyűjtő felviteléről és funkciójáról fentebb írtunk. A Szállítói számla iktatása lehetőséget ad egy szállítói számla pénztáron keresztüli rögzítésére. A menüpont használatával a Folyószámla modul / Szállító / Iktatás / Új szállító számla felvitel képernyő nyílik meg, melyen a szállítói számla kezelés iktatási feladata elvégezhető. Az iktatással kapcsolatos további tudnivalók a Szállítói számla kezelése súgó oldalon olvashatók. Iktatott állapotú szállítói számla is kiválasztható a pénztári kiegyenlítéshez, azonban azt tudni érdemes, hogy ebben az esetben a számla egyenlegeként 0-t mutat a rendszer, hiszen a számla folyószámla tételei csak a könyvelést követően jelennek meg a bizonylaton. Javasoljuk, hogy az esetleges duplikációk, téves rögzítések elkerülése érdekében könyvelt állapotú számlát egyenlítsenek ki a pénztárból, ebben az esetben folyószámla tétel kiegyenlítés (vevő vagy szállító pénzügyi teljesítés) választásakor a rendszer beajánlja a számla nyitott egyenlegét kiegyenlítésnek, de az összeg felülírható.

Pénztár zárás

A Pénztár indítópultról a Funkciók menü Zárás menüpontjával, az eszköztárról ikonnal, vagy a CTRL+Z billentyűkombinációval indítható a kiválasztott pénztár zárása. Lezárni csak előzőleg megnyitott pénztárat lehet. A pénztárat csak az zárhatja le, aki megnyitotta.

A pénztár zárás első lépéseként a pénztárban levő készpénzállomány mennyiségét a valutanemnek megfelelő címletek szerint rögzíteni kell, ezt a címlet soron a Darab vagy a Váltó mezőre dupla kattintással megjelenő ablak Darab illetve Váltó mezőjébe beírva tehetjük meg. A rendszer minden címlet bevitele után kiszámítja az Összesen, és az Eltérés mezőket.

A pénzkészlet rögzítése után bejelölhető, hogy próba zárást kívánunk-e futtatni. Mindkét esetben ellenőrzi a rendszer az Eltérést és megerősítést kér, hogy lezárjuk-e a pénztárt. Próba zárás esetén a zárási bizonylat kinyomtatásra kerül, de nem kap bizonylatszámot és a pénztár zárása nem történik meg. Tényleges zárásnál a pénztár zárási bizonylat szigorú sorszámú bizonylatszámot kap, kinyomtatódik és a pénztár lezárásra kerül. 

A pénztár akkor zárható le, ha nincs eltérés. Amennyiben hiány vagy többlet van a pénztárban, a program felajánlja a hiány/többlet tétel automatikus könyvelését, melyet a a pénztár hiányra vagy pénztár többletre, a pénztárnál megadott könyvelési jogcímek illetve könyvelési szabályok közül választ ki.

Zárási adatlap

Pénztár:

A pénztár amelyikhez a zárási bizonylat tartozik. Automatikusan töltődik ki a pénztár azonosítójával.

Pénznem:

A bizonylat devizaneme.

Pénzkészlet:

A pénztárban található készpénz készlet leírása címletenkénti darabszámmal. Egy soron való dupla kattintással lehet megnyitni az adott címlethez tartozó pénzkészlet ablakot.

Összesen:

A leszámolt pénzösszeg (ami ténylegesen a kasszában van) ami a címlet darabszámok alapján kerül összesítésre.

Aktuális egyenleg:

A rendszer által nyilvántartott pénzösszeg, ami a kivét és betét bizonylatok alapján kerül kiszámolásra.

Eltérés:

A leszámolt pénzösszeg és a rendszer által nyilvántartott pénzösszeg különbsége. Eltérés = |Összesen-Aktuális egyenleg|

Próba zárás:

Próbazárás történjen-e.

Pénzkészlet adatlap

Adatmező

Leírás

Darabszám:

Az adott címlet pénztárban található darabszáma.

Váltó:

A váltópénz megajánlott értéke az előző záráskor berögzített váltópénz.

Bizonylat adatlap

Bizonylatszám:

Generált sorszám.

Pénztár:

A pénztár amelyikhez a zárási bizonylat tartozik. Automatikusan töltődik ki a pénztár azonosítójával.

Típus:

A bizonylat típusa. Az értéke fixen Bevétel.

Pénznem:

A bizonylat devizaneme.

Státusz:

Azt mutatja meg, hogy az adott bizonylat Normál, Sztornó vagy Sztornózott bizonylat-e. A zárási bizonylatok mindig Normál típusúak.

Pénzkészlet:

A pénztárban található készpénz készlet leírása címletenkénti darabszámmal. Egy soron való dupla kattintással lehet megnyitni az adott címlethez tartozó pénzkészlet ablakot.

Értéknap:

Azt a banki munkanapot jelöli, amelyik nap megtörtént a készpénzes esemény.

Könyvelés dátuma:

Alapesetben a bizonylat létrehozási dátuma. Azt az időpontot jelöli amikor a bizonylat könyvelésre került.

Főkönyvi időszak:

A főkönyvi időszak amire készül a bizonylat.

Azonosítási adatlap:

A program automatikusan karbantartja az azonosítási adatlap mezőt. Minden tétel felvitele után megvizsgálja, hogy a bizonylat végösszege nagyobb-e, mint 2 millió Ft, ha igen, és a bizonylat tartalmaz folyószámlatétel hivatkozást, akkor automatikusan bejelöli az azonosítási adatlap jelölőnégyzetet. A bizonylat lezárása előtt ez felülbírálható.

Tételek:

A pénztár bizonylat könyvelési tételeinek áttekintő listája.

Pénzmosási státusz:

Minden cégnek kötelessége, hogy a NAV-nak bejelentse a pénzmosás gyanús ügyleteket. Így ez a mező arra szolgál, hogy meg lehet jelölni az ilyen tételeket. És a lekérdezésnél ez alapján is lehet keresni.

Eltérés:

A leszámolt pénzösszeg (ami ténylegesen a kasszában van) és a rendszer által nyilvántartott pénzösszeg közti különbség.

A zárást követően lehetőség van a zárási bizonylat újbóli kinyomtatására

Pénztár forgalmi listák lekérdezése és riportok készítése

Pénztárforgalmi listák elérhetők: Pénztár indítópult / Riport menüjéből vagy a Pénztár modul / Riportok menüjéből. Az előbbi esetben az adott pénztár adataira, az utóbbi esetben az összes létrehozott pénztár adataira lehet riportot készíteni. Mindkét esetben a  Pénztár forgalom lista és az Azonosítási adatlappal rendelkező bizonylatok kérdezhető le. A létrejött riport menthető, kinyomtatható és/vagy xls formátumba exportálható.

A Pénztár forgalom lista egy pénztár vagy az összes pénztár forgalmi adatát jeleníti meg.

Az Azonosítási adatlappal rendelkező bizonylatok riport egy adott pénztár, vagy az összes pénztár azonosítási lappal rendelkező bizonylatait jeleníti meg. A riport egy sora egy olyan pénztár bizonylat adatait tartalmazza, amelynek az összege nagyobb két millió forintnál (ez az érték megtekinthető a Pénztár modul / Paraméterek menüpontjában és fejlesztő közbenjárásával változtatható a paramétereknél). Azonosítási adatlappal rendelkező bizonylatoknál csak normál státuszú bizonylatok közt lehet keresni.

A lekérdező ablak adatmezői:

Bizonylatszám:

A bevételi vagy kiadási bizonylat bizonylatszáma szerinti szűrésre.

Értéknap:

A bevételi vagy kiadási bizonylat értéknapjának dátumtartománya szerinti szűrésre.

Dátum:

A bevételi vagy kiadási bizonylat létrejöttének dátumtartománya szerinti szűrésre.

Összeg:

A bevét vagy kiadási bizonylat összegtartomány szerinti szűrésre.

Szöveg:

A bevételi vagy kiadási bizonylaton megadott szöveg szerinti szűrésre.

Folyószámlatétel:

A partnerhez rendelt folyószámla tétel kiválasztására.

Partner:

A befizető / átvevő partner kiválasztására.

Pénztár:

A kiválasztott pénztár tételeinek szűrésére. Pénztár indítópultról kezdeményezett keresés esetén az  aktuális pénztár az értéke.  A Pénztár modul Riportok menüjéből indított lekérdezés esetében, ha üresen hagyjuk valamennyi a rendszerben rögzített pénztári bizonylat tételeit listázza.

Azonosítási adatlap van:

Jelölőnégyzet. Bepipálva: az azonosítási adatlappal rendelkező, üresen: az azonosítási adatlappal nem rendelkező, teli: az azonosítási adatlappal rendelkező és nem rendelkező pénztári tétel lekérdezésére. A program automatikusan karbantartja az azonosítási adatlap mezőt. Minden tétel felvitele után megvizsgálja, hogy a bizonylat végösszege nagyobb-e, mint 2 millió Ft, ha igen, és a bizonylat tartalmaz folyószámlatétel hivatkozást, akkor automatikusan bejelöli az azonosítási adatlap jelölőnégyzetet.

Pénzmosási státusz:

A pénzmosás státusz szerinti szűrésre, értékei: Bejelentett; Hivatkozott; Új.

A lekérdező ablak Státusz blokkjában a jelölőnégyzet bepipálva vagy üresen hagyva szűrhető, hogy a keresett bizonylat Normál, Sztornózott vagy Sztornó státuszú-e.

A lekérdező ablak Típus blokkjában a bizonylat típusa szerint (ami lehet Bevétel, Kiadás, Zárás bizonylat) tudunk szűrni a jelölőnégyzet bepipálva vagy üresen hagyva.

A lekérdezés során egy vagy több szűrőfeltétel is megadható. Egymásnak ellentmondó szűrőfeltételek megadása esetén a lekérdezés nem vezet eredményre.