Könyvelési bizonylatok

Általános tudnivalók

Elérése: Főkönyv / Könyvelési bizonylatok

A könyvelési bizonylatok menüpont lehetővé teszi a forintos és devizás, magyar és nemzetközi főkönyvi vegyes könyvelési bizonylatok karbantartását (felvitel, sztornó, módosítás, lekérdezés), és a P1 rendszer egyes moduljaiban készült könyvelési bizonylatok lekérdezését. Mivel P1 bizonylat alapú, minden gazdasági esemény bizonylatként kerül a rendszerbe.

Analitikus és könyvelési bizonylatok

A rendszeren belül megkülönböztetünk analitikus és könyvelési bizonylatokat.

Az analitikus bizonylat az adott gazdasági eseménnyel kapcsolatos valamennyi adatot tartalmazza (pl. bank, vevő számla, szállítói számla, tárgyi eszköz, stb. ).

A könyvelési bizonylat az adott gazdasági eseménynek megfelelő könyvelési tételeket tartalmazza és mindig egy analitikus bizonylat alapján készül.

Az analitikus bizonylat és az annak alapján készült könyvelési bizonylat bizonylatszáma megegyezik.

A rendszer garantálja, hogy az analitikus és könyvelési bizonylatok egymáshoz képest minden pillanatban konzisztensek legyenek (amennyiben létezik analitikus bizonylat).

Példa

Az alábbi ábrán egy számla és egy banki analitikus bizonylat látható. Ez természetesen nem a képi forma tárolását jelenti, hanem fej-tétel(ek) szerkezetű nyilvántartásokat. Az egyes analitikus bizonylattípusokhoz külön modulok (pl. bank modul, tárgyi eszköz modul, stb.) készülnek, a bizonylatokat kizárólag a típusuknak megfelelő modul segítségével lehet rögzíteni, illetve kezelni. Ezek a bizonylatok olyan adatokat is tartalmazhatnak, amelyek nem feltétlenül jutnak el a könyvelésbe (pl. közlemény szövege, tranzakció azonosító).

Egy analitikus bizonylatot azonosít a BO bizonylatszám. Természetesen a könyvelési bizonylat tételei a megjelenítetteken kívül további adatokat is tartalmaznak (pl. értéknap, szöveg, stb.), ezek hely hiányában nem szerepelnek.

A rögzített analitikus bizonylatok adatai alapján könyvelési bizonylatok készülnek. Az analitikus bizonylat és a belőle készült könyvelési bizonylat BO bizonylatszáma megegyezik. Az alábbi példában kék háttérrel emeltük ki a BO bizonylatszámot. A példából látszik, hogy a bizonylatszám a könyvelési bizonylat valamennyi tételét összefogja. A másik lényeges információ a folyószámlatétel azonosító viszont csak a folyószámla könyveléssel kapcsolatos tételeknél van kitöltve. Tehát a 2006/BA/MKB/341 bizonylatszámú könyvelési bizonylat egy a banki kivonat tételeit fogja össze, azonban a folyószámlatétel hivatkozás csak ott van kitöltve, ahol folyószámlával kapcsolatos a könyvelés, az 51611-re könyveléskor viszont nem.

Bizonylatszám

A bizonylatoknak a rendszerben egységes szerkezetű BO bizonylatszáma van. A bizonylatszám felépítése: főkönyvi év / bizonylat típus / bizonylat altípus / bizonylat sorszáma, melyben:

• Főkönyvi év: Az a gazdasági év, amelybe a bizonylat tartozik.

• Bizonylat típus: Gazdasági eseményt azonosít. A rendszer megadott számú bizonylattípust különböztet meg, új nem vehető fel.

• Bizonylat altípus: Bizonylattípuson belüli bontást tesz lehetővé, egy bizonylattípushoz tetszőleges számú altípust hozhatunk létre.

• Sorszám: A sorszám évenként, bizonylat típusonként és altípusonként 1-től (vagy a megadott értéktől) indul, és szigorú számozású.

például:

2022-es könyvelési évben, F1-ben készült 100. devizás vevő számla: 2022/FO/E/100

2021-es könyvelési évben, P1-ben rögzített 1111. magyar könyvelés szerinti vegyes bizonylat: 2021/VE/VM/1111

Bizonylat típusok

Valamennyi rendszerben létrejött könyvelési bizonylat adatlapja megtekinthető a: Főkönyv menü/ Könyvelési bizonylatok menüpontjából.

A rendszerben használt bizonylat típusok és altípusok a Rendszer menü Bizonylat típusok és altípusok menüpontjában tekinthetők meg. A bizonylat típusok és altípusok összefüggéseiről a Bizonylat típusok oldalon olvashatunk bővebben.

Felület kezelése

Az áttekintő képernyőn a könyvelési bizonylatok szűréssel támogatott megtekintésére van lehetőség. Adott sor adatlapját megnyitva lehetőségünk van a pontosításokat megtenni, illetve ha szükséges, új vegyes könyvelési bizonylatokat is itt tudunk rögzíteni.

Mivel a különböző könyvelési bizonylatokat a különböző menüpontokban lehet létrehozni, ezért itt új létrehozásánál csak a vegyes könyvelési bizonylatokra van lehetőség.

• HAS szerinti könyvelési bizonylatok megjelenése: év/VE/VM/sorszám

• korrekciós könyvelési bizonylatok megjelenése: év/VE/VN/sorszám

Ez az áttekintő képernyő lehívható több menüpontból is, azzal a különbséggel, hogy ott csak az épp kiválasztott bizonylathoz tartozó tétel és fej adatait jelenítjük meg ily módon.

Az adatok csak a bizonylat lezárásakor kerülnek az adatbázisba, a program ekkor generálja a bizonylatszámot és a tételsorszámokat.