Szállító számla iktatás

Iktatás

A számla feldolgozási folyamat első lépése az iktatás. A beérkező számla iktatását a rögzítő személy részéről megelőzi egy előszűrés, hiszen olyan bizonylatot nem érdemes pénzügyi rendszerünkbe felvinni, amely tévedésből került hozzánk, nem cégünk nevére lett kiállítva, valamint nem felel meg a számviteli bizonylat feltételeinek.

Azon bizonylatok rögzítésének szabályai, amelyek ugyan cégünk nevére lettek kiállítva, de annak adatai hibásan lettek feltüntetve, cégenként eltérők lehetnek. Vannak olyan társaságok, ahol az ilyen, cégünk adatait hibásan tartalmazó bizonylatokat már rögzítés előtt kiszűrik és visszaküldik a kiállítónak javításra. Ettől eltérő megoldás az, ha a hibás számla rögzítésre kerül a pénzügyi rendszerünkben, majd ott, az ellenőrzési folyamat részeként kerül visszautasításra, a rendszerben "Érvénytelen" státuszt kap. Egy további alternatíva, ha az előzőhöz hasonlóan a hibás számla rögzítésre kerül pénzügyi rendszerünkben, de addig nem léphet tovább a jóváhagyási folyamatban, ameddig azt a kiállító - kérésünkre - egy másik számviteli bizonylattal nem helyesbíti. Ez utóbbi két opció valamelyike abból a szempontból szerencsésebb, hogy így a cégünkhöz beérkező valamennyi számviteli bizonylat mozgása nyomon követhetővé válik. Az iktatás funkció elérhető: Pénztár modulból / kiadási pénztárbizonylat rögzítésekor. A megnyíló Új szállító számla felvitel képernyőn végezhető el a bejövő számla iktatása.

Egyszerű iktatás

A P1 rendszerben megoldható a beérkező papír formátumú számláink kézi rögzítése és elektronikus számlakénti beolvasása is. Az iktatás előfeltétele, hogy a számlát kiállító partner adatai már szerepeljenek a rendszer Alapadat modul Partner adatai között. Erről bővebben a Partnerkezelés fejezetben olvashatunk. Iktatáskor a partner adatain kívül a számla beérkezésének dátumát, a számlaszámot, a számlán feltüntetett dátumokat (teljesítés, kelt, fizetési határidő), a fizetés módját, a számla fizetendő összegét rögzítjük be. Az iktatás rögzítésekor a rendszer egy automatikusan generálódó folyamatos sorszámozású azonosítószámot (iktatószámot) ad a bizonylatnak. Ez az iktatószám jelzi a szállítói számla fajtáját (forintos vagy devizás), tartalmazza a sorszámot és a feldolgozás évét. (Pl.: S/N/10002/2017 - 2017.évi 10002 sorszámú, normál, forintos szállítói számla).

Forintos számla kézi rögzítés elérhetősége: Folyószámla modul / Szállító menü / Iktatás menüpont, a devizás szállító számla kézi rögzítés elérhetősége pedig a Folyószámla modul / Devizás szállító menü / Iktatás menüpontjából kezdeményezhető.

Új szállító számla felvitel adatmezői:

Folyószámla:

A számla folyószámla típushoz rendelt sorszáma, formátuma: Folyószámla típus/Folyószámla altípus / Sorszám /Főkönyvi év.

Iktatószám:

A szállítói számla iktatószáma.

Partner:

A számlát kiállító Partner kiválasztása partnertörzsből vagy a partnerkód beírásával.

Fiz.mód:

Fizetési mód kiválasztása.

Bankszámlaszám:

Partner számláján szereplő bankszámlaszám. A partnernél felrögzített adatok közül kiválasztható.

Szerződés:

A Partner szerződés száma, a partner kiválasztásával automatikusan töltődik a partnernél felrögzített adatok alapján.

Adószám:

A Partner adószáma, a partner kiválasztásával automatikusan töltődik a partnernél felrögzített adatok alapján.

Eredeti számla:

A szállító számlán szereplő, partnerünk nyilvántartása szerinti számlaszám.

Számla kelte:

A számla kiállításának dátuma.

Teljesítés:

A számlán feltüntetett teljesítési dátum.

Fizetési határidő:

A számlán feltüntetett fizetési határidő.

Árfolyam:

A számla teljesítés napján érvényes kiválasztott devizatípushoz rögzített árfolyam.

Bruttó érték:

Számla bruttó végösszege. Devizás szállító számla esetében a számla kelte időpontjában érvényes árfolyam és a deviza érték számolt szorzata.

Deviza érték:

A devizás szállítói számlán feltüntetett bruttó deviza összeg. Csak devizás szállító számla iktatásakor jelenik meg a mező.

Devizanem:

Számla devizaneme. Forintos szállítói számla rögzítése esetén alapértelmezetten HUF. Devizás szállítói számla rögzítésekor kiválasztható a rendszerben kezelt devizanemek közül.

Szabály:

Szállítói számla - könyveléskor a szállító számlára vonatkozó szabályt fogja a rendszer alkalmazni.

Főkönyvi szám:

A szállítói számla könyveléshez rendelt főkönyvi számok közül az értéklistából kiválasztható.

Megjegyzés:

A számla feldolgozásához szükséges további információ

Bizonylatszám:

Automatikusan generált sorszám, a számla iktatásakor adja a rendszer. Szállítói számla esetében a formátuma: Év/ S / Forrás (BO vagy FO) / Sorszám.

A számla adatainak iktatása a Felvitel gomb megnyomását követően történik meg.

A P1 rendszer lehetőséget ad az iktatott állapotú számlák átutalására is, amennyiben ezt cégünk belső számlakezelési ügymenete megengedi. Számla iktatáskor az Új szállító számla felviteli képernyőre kerülünk. A számla adatok berögzítését követően a Szállító számla kifizetésre jelölésével indítható a funkció. Ezzel a kiválasztott számla Menesztésre jelölt státuszt kap. Az átutalási folyamat további lépései a Banki átutalások indítása súgó fejezetben találhatók.