Interfész kapcsolatok

Amikor P1 nem önállón, magában működik, kommunikációs csatornákon - interfészen - keresztül kap és küld adatokat, információkat.

F1 interfész

Az egyik ilyen, gyakori interfész kapcsolat az F1 Flottakezelő rendszerrel való integráltsága miatt  jön létre. A két rendszer számos ponton kapcsolódik egymáshoz. A legfontosabbak:

Könyvelési időszak beajánlás - (A) Általános beajánlási szabály

Vevő számla esetén a számla létrehozásakor (véglegesítésre váró állapot), szállító számla rögzítésekor iktatáskor történik az időszak beajánlás. Mindkét számlatípus esetében igaz, hogy a számla véglegesítésekor F1-ben fut egy ismételt ellenőrzés, amely megvizsgálja, hogy a beajánlott időszak P1-ben nyitott-e és az eredmény függvényében ad visszajelzést, jellemzően figyelmeztető üzenet formájában.

Vevő számla

• Nyitott állapotú főkönyvi időszak P1-ben: 

  • • időszakos elszámolású számla esetén az elszámolási időszak vége dátum alapján, 

    • egyéb esetben a teljesítési dátum alapján történik.

• Lezárt állapotú főkönyvi időszak P1-ben: a számla kelte szerinti főkönyvi időszak lesz megajánlva.

• Zárás alatti állapotú főkönyvi időszak P1-ben: megvizsgáljuk hogy van-e jogosultság zárás alatti könyvelésre

  • • ha igen a válasz: a Zárás alatti állapotú főkönyvi időszak szerint történik a megajánlás,

    • ha nem a válasz: a számla kelte szerinti főkönyvi időszak lesz megajánlva.

• Nem létező főkönyvi időszak P1-ben: üresen marad a főkönyvi időszak mező, a könyvelés hibaüzenetet ad, P1-ben meg kell nyitni az érintett időszakot.

Vevő számla elhatárolás

Az F1-ben készült Vevő számla elhatárolások / feloldások csak abban az esetben jönnek létre, ha az elhatárolásban és feloldásban érintett időszak is nyitott P1-ben. Ha az időszak még nem létezik - mert nincs megnyitva a következő főkönyvi év -, az elhatárolás és feloldás tétel is létrejön, de P1-ben csak a nyitott időszaki tétel lesz könyvelt. A még nem létező időszak könyvelését, a P1-es évnyitást követően manuálisan kell elindítani F1-ben. 

Szállító számla

• Nyitott állapotú főkönyvi időszak P1-ben: 

  • • időszakos elszámolású számla esetén az elszámolási időszak vége dátum alapján, 

    • egyéb esetben a teljesítési dátum alapján történik a megajánlás.

• Lezárt állapotú főkönyvi időszak P1-ben: a következő nyitott főkönyvi időszak lesz megajánlva.

• Zárás alatti állapotú főkönyvi időszak P1-ben: megvizsgáljuk hogy van-e jogosultság zárás alatti könyvelésre

  • • ha igen a válasz: a Zárás alatti állapotú főkönyvi időszak szerint történik a megajánlás,

    • ha nem a válasz: a következő Nyitott főkönyvi időszak lesz megajánlva.

• Nem létező főkönyvi időszak P1-ben: üresen marad a főkönyvi időszak mező, F1-es számla iktatás hibaüzenetet ad, P1-ben meg kell nyitni az érintett időszakot.

Szállító számla elhatárolás

Az F1-ben készült Szállító számla elhatárolások / feloldások csak abban az esetben jönnek létre, ha az elhatárolásban és feloldásban érintett időszak is nyitott P1-ben. Ha az időszak még nem létezik - mert nincs megnyitva a következő főkönyvi év -, az elhatárolás és feloldás tétel is létrejön, de P1-ben csak a nyitott időszaki tétel lesz könyvelt. A még nem létező időszak könyvelését, a P1-es évnyitást követően manuálisan kell elindítani F1-ben.

Könyvelési időszak beajánlás - (B) Specifikus beajánlási szabály

Az ügyfél kérésére a főkönyvi (könyvelési) időszak meghatározás a számla kelte alapján történik.
A főkönyvi (könyvelési) időszak megajánlás paraméterezése P1-ben történik.

Vevő számla esetén a számla létrehozásakor (véglegesítésre váró állapot), szállító számla rögzítésekor iktatáskor történik az időszak beajánlás. Mindkét számlatípus esetében igaz, hogy a számla véglegesítésekor F1-ben fut egy ismételt ellenőrzés, amely megvizsgálja, hogy a beajánlott időszak nyitott-e P1-ben és az eredmény függvényében ad visszajelzést, jellemzően figyelmeztető üzenet formájában.

A számla kelte szerinti könyvelési időszak nem minden esetben esik egybe azzal az főkönyvi időszakkal, amelyre a számla teljesítése vagy elszámolási időszaka alapján számvitelileg vonatkozik. Ezeket az eseteket az F1-es elhatárolások bekapcsolásával lehet a megfelelő számviteli időszakra könyvelni. Az elhatárolások működéséről F1 súgó Elhatárolás kezelés oldalán található részletes leírás.

Vevő számla

A számla mindig a számla kelte szerinti főkönyvi időszakba kerül. Mivel a számla kelte minden esetben a kiállítás napi dátummal azonos, nem lehet olyan eset, amikor nem nyitott a főkönyvi időszak.

Az árbevétel megfelelő időszakra könyvelését, ha be van kapcsolva F1-ben a Vevő számla elhatárolás, F1 automatikusan elvégzi és átadja P1-nek könyvelésre.

Vevő számla elhatárolás

Az F1-ben készült Vevő számla elhatárolások / feloldások csak abban az esetben jönnek létre, ha az elhatárolásban és feloldásban érintett időszak is nyitott P1-ben. Ha az időszak még nem létezik - mert nincs megnyitva a következő főkönyvi év -, az elhatárolás és feloldás tétel is létrejön, de P1-ben csak a nyitott időszaki tétel lesz könyvelt. A még nem létező időszak könyvelését, a P1-es évnyitást követően manuálisan kell elindítani F1-ben. 

Szállító számla

• Nyitott állapotú főkönyvi időszak P1-ben: a számla kelte szerinti főkönyvi időszak.

• Lezárt állapotú főkönyvi időszak P1-ben: a következő nyitott főkönyvi időszak lesz megajánlva.

• Zárás alatti állapotú főkönyvi időszak P1-ben: megvizsgáljuk hogy van-e jogosultság zárás alatti könyvelésre

  • • ha igen a válasz: a Zárás alatti állapotú főkönyvi időszak szerint történik a megajánlás,

    • ha nem a válasz: a következő Nyitott főkönyvi időszak lesz megajánlva.

• Nem létező főkönyvi időszak P1-ben: üresen marad a főkönyvi időszak mező, F1-es számla iktatás hibaüzenetet ad, P1-ben meg kell nyitni az érintett időszakot, vagy létező főkönyvi időszakot kell megadni.

A ráfordítás megfelelő időszakra könyvelését, ha be van kapcsolva F1-ben a Szállító számla elhatárolás, F1 automatikusan elvégzi és átadja P1-nek könyvelésre.

Szállító számla elhatárolás

Az F1-ben készült Szállító számla elhatárolások / feloldások csak abban az esetben jönnek létre, ha az elhatárolásban és feloldásban érintett időszak is nyitott P1-ben. Ha az időszak még nem létezik - mert nincs megnyitva a következő főkönyvi év -, az elhatárolás és feloldás tétel is létrejön, de P1-ben csak a nyitott időszaki tétel lesz könyvelt. A még nem létező időszak könyvelését, a P1-es évnyitást követően manuálisan kell elindítani F1-ben.

ÁFA időszak beajánlás

Az ÁFA időszak megajánlás paraméterezése P1-ben valósul meg. Az időszak meghatározása (amikor a számla az áfa bevallásba kerül) alapértelmezetten a teljesítési dátum alapján történik.

Vevő számla esetén a számla létrehozásakor (véglegesítésre váró állapot), szállító számla rögzítésekor iktatáskor történik az időszak beajánlás. Mindkét számlatípus esetében igaz, hogy a számla véglegesítésekor fut egy ismételt ellenőrzés, amely megvizsgálja, hogy a beajánlott időszak nyitott-e és az eredmény függvényében ad nekünk visszajelzést, jellemzően figyelmeztető üzenet formájában.

Amennyiben az ÁFA időszak és a Főkönyvi időszak egymástól eltérő, és az ÁFA időszakkal megegyező Főkönyvi időszak nem nyitott, hibaüzenet érkezik, mert a P1-ben induló ÁFA technikai átkönyvelés nem tud megtörténni. Ebben az esetben az áfa vagy a főkönyvi időszakot F1-ben módosítani kell amennyiben az megengedett, illetve P1-ben meg kell nyitni az érintett könyvelési időszakot.
Az ÁFA időszak megajánlás.

Vevő számla

Vevő számlák esetében a megajánlott ÁFA időszak nem módosítható F1-ben, a megajánlást paraméterezni P1-ben lehetséges.

Normál vevő számla

• Nyitott állapotú ÁFA időszak P1-ben: a teljesítési dátum alapján történik a megajánlás.

• Lezárt állapotú ÁFA időszak P1-ben: a számla kelte szerinti ÁFA időszak lesz megajánlva.
  A számla könyvelés előtt futó ellenőrző eljárás figyelmeztet, hogy eltérő a megajánlott és a teljesítés dátuma szerinti időszak, majd egy megerősítő ablak nyílik meg F1-ben. IGEN gomb: a könyvelés a számla kelte szerinti  ÁFA időszakra kerül, NEM gomb: megállítja a könyvelést, lehetővé téve az ÁFA időszak megnyitását P1-ben.

• Nem létező ÁFA időszak P1-ben: üresen marad az ÁFA időszak mező, a könyvelés hibaüzenetet ad, P1-ben meg kell nyitni az érintett időszakot.

Jóváíró vagy sztornó vevő számla

A számla kelte szerinti ÁFA időszak kerül megajánlásra, ha a számla kelte azonos vagy korábbi a teljesítési dátumnál.
Amennyiben a teljesítés dátum a számla kelténél későbbi, az ÁFA időszak a teljesítési dátum szerint lesz megajánlva.

Szállító számla

Szállító számlák esetében a megajánlott áfa időszak módosítható azzal a megkötéssel, hogy az nem lehet a számla teljesítési dátuma szerint meghatározott időszaknál korábbi.

• Nyitott állapotú ÁFA időszak P1-ben: a teljesítési dátum alapján történik a megajánlás.

• Lezárt állapotú ÁFA időszak P1-ben: a következő P1-ben nyitott ÁFA időszak lesz megajánlva.

• Nem létező ÁFA időszak P1-ben: üresen marad az ÁFA időszak mező, F1-es számla iktatás hibaüzenetet ad, P1-ben meg kell nyitni az érintett időszakot.

Partner szinkronizáció

A partnerek szinkronizációja a két rendszer között nem automatikus, mindig a számla könyvelésekor történik és az érintett partnerekre fut.

A szinkronizáció egyirányú: F1-ből P1 felé történik. A P1-ben rögzített / módosított partner adatok nem kerülnek vissza F1-be, ezért az F1-ben is létező adatokat először mindig ott módosítsuk, majd adjuk át P1-nek.

Tömeges partner szinkronizációra nincs lehetőség, azonban F1-ből, az adott partner adatlapjáról az Adatok átadása BackOffice rendszer felé menüpontból elindítható.

Könyvelési kód

F1 nem kezel főkönyvi számokat. Azok az F1-es könyvelési szabályban megadott, P1-ben is létező könyvelési kódok használatával jelennek meg a felületen. A könyvelési kódokat P1-ben, a Rendszer menüben tudjuk megtekinteni / szerkeszteni.
Ha egy könyvelési kódot a következő főkönyvi év megnyitása után hozunk létre P1-ben, akkor az nem jön létre automatikusan a következő nyitott évre. Ahhoz, hogy az interfész a következő évi számlák könyvelésekor is használni tudja, be kell lépnünk a másik főkönyvi évbe és ott is létrehozni.
Az évnyitás előtt keletkezett könyvelési kódokat átmásolja a rendszer a következő könyvelési évbe. 

Könyvelési számla csoport

P1-ben a könyvelési számla csoportokba rögzítjük az adott bizonylattípus könyveléséhez felhasználható főkönyvi számokat.

Fontos, hogy ha új főkönyvi számot veszünk fel a számlatükörbe vagy a Könyvelési kódok közé, azt a megfelelő könyvelési számla csoporthoz is hozzárendeljük. Ennek hiányában a számla Feladott állapotban maradhat. 

Könyvelési bizonylatszám, könyveltségi állapot visszajelzése

P1-ben csak az F1-ben könyvelt státuszú számlák jelennek meg. Tehát nem látható P1-ben az iktatott és igazolt állapotú szállító számla, illetve a véglegesítésre váró vevőszámla. A könyvelés F1-beli jóváhagyását követően először a számlák előzetes ellenőrzés, partnerszinkronizáció, majd a számla könyveléséhez szükség fej és  tétel adatok átadása történik. Egy számla fej és tétel adatai egy könyvvelési bizonylatra kerülnek P1-ben. A sikeres könyvelést után P1 visszaadja F1 felé a könyvelési bizonylat számlát és a számla állapotát könyveltnek jelöli vissza.

Esetenként előfordulhat, hogy a számlaadatok átadása F1-ben megkezdődik, de a folyamat nem ér véget, vagyis a számla Feladott marad. Ilyenkor Redmine-ban kell jelezni a hibát.

Áfa típusok és áfa kategóriák

Az áfa típusok és Áfa kategóriák P1-ben és F1-ben is léteznek. Amennyiben új áfa típust veszünk fel P1-ben, azt F1-ben is meg kell tenni.  Egyes F1-P1 ügyfélverziók esetén már elérhető az áfa típusok interfész kapcsolaton keresztüli átvétele P1-ből.

Szállító számlák és határozatok

A számlák, bizonylatok és határozatok két részből épülnek fel, van egy fej és egy tétel részük. A fejben a számla kiállítója, a dátumok, bankszámlaszám, az áfa és számviteli árfolyamok, a számla nettó, áfa és bruttó összesenje, valamint az eredti áfa tartalom szerepelnek. A tétel részben a számla tételek, a rendszám, szerződésszám, áfa típus, áfa kategória, tétel nettó, áfa, bruttó összegek, a könyvelés jogcíme szerepelnek.

P1-ben a számla tételszintű könyvelését látjuk, ahova megnevezésként az F1-ben szereplő szállító számla jogcím megnevezése kerül át.

Vevő számlák és számviteli bizonylatok

A számlák és bizonylatok két részből épülnek fel, van egy fej és egy tétel részük. A fejben a számla vevője, a dátumok, bankszámlaszám, az áfa és számviteli árfolyamok, a számla nettó, áfa és bruttó összesenje, a megjegyzés szövegek szerepelnek. A tétel részben az analitikus könyvelés alapját adó analitika tételek, a rendszám, szerződésszám, áfa típus, áfa kategória, tétel nettó, áfa, bruttó összegek, a könyvelés jogcíme, az adómentesség oka szerepelnek.

A vevő számlák, bizonylatok véglegesítését követően F1 analitikus szinten továbbítja P1 felé az adatokat. Ezt azt jelenti, hogy nem az F1 számlaképen megjelenő számlatételek, hanem azok F1-es analitika generálásban szereplő részletei jelennek meg P1-ben könyvelési tételként. Megnevezésként a vevő számla jogcím megnevezése kerül át P1 könyvelési tételébe.
Például: ha egy gépkocsi bérleti díja a számlán egy sorban, bérleti díjként jelenik meg, P1 a bérleti díj összes alkotóelemét (pl. tőke, kamat, kezelési szolgáltatások) soronként kapja meg és könyveli le, az F1 Jogcím - Könyvelési szabály / P1 Könyvelési kód paraméterezésnek megfelelő főkönyvi szám bontásban.

Pénzügyi teljesítések

Amikor P1-ben vevő számlára, számviteli bizonylatra, szállító számlára vagy szállítói határozatra könyvelünk valamilyen pénzügyi teljesítést (legyen az banki-, pénztári ki/befizetés vagy kompenzáció, összevezetés, átértékelés miatti  kiegyenlítés), az utolsó kiegyenlítés időpontja és az addig összesen kiegyenlített forint és deviza összeg visszajegyzésre kerül F1 felé. Ezek az információk F1-ben a számla adatlapon a Pénzügyi teljesítés gombra kattintva tekinthetők meg.

Tárgyi eszközök

A tárgyi eszközök egy csoportját, a gépjárműveket és az azzal kapcsolatos aktiválás, ráaktiválás, kivezetés események rögzítését a két rendszer közötti interfész kapcsolat segíti. A funkciók P1-ben a Tárgyi eszköz / F1 kapcsolat menüpont alól érhetők el.

Aktiválás - ráaktiválás

A tárgyi eszközök egy csoportját, a gépjárműveket és a beruházási számláikat F1 át tudja adni P1-nek. A kapcsolatot a két rendszer között F1 gépjárműazonosító tölti be, amely P1 tárgyi eszköz adatlapon külső azonosítóként jelenik meg. 

P1 az adatokat egy F1 nézetből veszi ki. Gépjárművek esetében az eszköz létrehozása a gépjármű adatok alapján, az aktiválással egyidőben a beruházásos vételár számla gépjármű vételár sorából történik. A további beruházásos szállító számla tételek ráaktiválásként jelennek meg P1-ben.

Kivezetés

P1-ben akkor jelenik meg egy gépkocsi a kivezetés felgyűjtésben ha F1-ben a gépjármű adatlapján:

• A gépjármű állapota 'Leadott, eladás alatti', értékesítés eseményt rögzítettünk és megadtuk az értékesítés dátumát, vagy

• A gépjármű állapota 'Totálkár', értékesítés eseményt rögzítettünk és megadtuk az értékesítés dátumát - roncs értékesítés, vagy

• A gépjármű állapota 'Lopáskár' és megadtuk a megszűnés dátumát.

Szótár adatok és törzsadatok

Az interfész kapcsolatban több szótár típus és P1-es törzsadat is érintett, ezek kódokkal kapcsolódnak egymáshoz, az adatoknak mindkét rendszerben létezni kell:

• devizanem

• árfolyam típus

• kamatláb típus

• folyószámla bizonylat altípus (N-Normál számla, A-Áfa csoport bizonylat, B-Számviteli bizonylat, E-Előlegszámla, H-Határozat, D-Díjbekérő)

• számla kategória

• áfa típus

• áfa kategória

• köztértípus

• fizetési mód

• iparág

• szegmens

Az adatok egy része fejlesztői, egy része felhasználói kezelésű lásd: Szótár típusok

A Kód mezőben szereplő értéknek meg kell egyezni az F1 oldali kóddal vagy rövid névvel, sőt érdemes a Név mező tartalmát is megegyezően felvinni.

Dokumentum küldés beállításai

A dokumentum küldéshez szükséges beállításokkal külön oldal foglalkozik: F1 Interfész beállítások