Banki kivonat feldolgozás 

P1-ben a banki kivonatok feldolgozása kétféleképpen történhet: kézi rögzítéssel és kivonat beolvasással.

Mindkét esetben az adott banknak és bankszámla számnak létezni kell törzsadatként a rendszerben. 

P1-ben kezelt kivonatformátumok

Kivonat feldolgozása beolvasással

Kivonat fájl beolvasásával, ahol a fájlban lévő adatok alapján a rendszer automatikusan elkészíti a bizonylato(ka)t. Automatikusan létrejöhet bizonylat abban az esetben is, ha az adott napra és bankszámlához még nincs kivonat beolvasva, de PEK (Postai tételek) vagy Detsta (Csoportos beszedési tételek) fájlt olvasnak be. Ilyen esetben elkészül a bank bizonylat, majd a kivonat beolvasása során íródnak be a kivonat adatai (kivonatszám, nyitó egyenleg).

Mindkét beviteli mód esetén azonos szerkezetű bank bizonylatok jönnek létre. A fájlból generált bizonylatok tételei nem módosíthatóak és nem törölhetőek.

Fájlból történő beolvasásnál, amennyiben nem sikerül beazonosítania a tételt (például olyan bankszámláról érkezik a jóváírás, ami nincs a rendszerben), akkor lehetőség van a kézi rögzítésre.

Fájl beolvasásánál meg kell adni, hogy melyik napra vonatkozzon. A Fájl mezőnél egy elérési utat kell megadni, ahonnan betölti a fájlt, ez megtehető a Fájl mező utáni ikonnal is.

Az alapértelmezett beolvasási és exportálási mappát az adott bank adatlapján állíthatjuk be, a beolvasásnak/exportálásnak megfelelő protokoll bejővő fájlok/kimenő fájlok mezőiben.

Adatmező / Leírás

Bankszámla: Bankszámla amihez beolvasunk.

Főkönyvi szám: A bankszámlához tartozó főkönyvi szám.

Banknap: A banknap amire a kivonat fájl vonatkozik.

Fájl: A kivonat fájl elérési útvonala.

Kivonat feldolgozása kézi rögzítéssel

Bank bizonylat fej

Elérhető: Bank modul / Új bank bizonylat

Minden bank bizonylat fej-tétel típusú és egy adott bankszámla egy adott napjának forgalmát tükrözi.

Bank bizonylatot kétféleképpen lehet felvinni a rendszerbe:

• Manuálisan rögzítve a bank bizonylat fej adatait, majd a tételeket.

• Kivonat fájl beolvasásával, ahol a fájlban lévő adatok alapján a rendszer automatikusan elkészíti a bizonylato(ka)t. Automatikusan létrejöhet bizonylat abban az esetben is, ha az adott napra és bankszámlához még nincs kivonat beolvasva, de PEK (Postai tételek) vagy DETSTA (Csoportos beszedési tételek) fájlt olvasnak be. Ilyen esetben elkészül a bank bizonylat, majd a kivonat beolvasása során íródnak be a kivonat adatai (kivonatszám, nyitó egyenleg).

Mindkét beviteli mód esetén azonos szerkezetű bank bizonylatok jönnek létre. A fájlból generált bizonylatok tételei nem módosíthatóak és nem törölhetőek.

Fájlból történő beolvasásnál, amennyiben nem sikerül beazonosítania a tételt (például olyan bankszámláról érkezik a jóváírás, ami nincs a rendszerben), akkor lehetőség van a kézi rögzítésre.

Felület kezelése

Elérhető: Bank modul / Bank bizonylat lekérdezése

Egy előszűrő képernyő jön be először, ahol lehetőség van a fej és a különböző tétel adatok szerinti szűkítésre is.

A találati lista megjeleníti a keresési feltételeknek megfelelő bizonylatokat. A többi fülön lehetőség van a banki bizonylatok tételeinek, a postai tételeknek és a csoportos beszedési tételeknek a megtekintésére.

Bankszámla blokk

Bankszámlaszám: A bizonylathoz tartozó bankszámla (Azonosítója, Megnevezése, Devizaneme, Bankszámlaszáma)

Bank: A bankszámla bankja.

Főkönyvi szám: A bakszámlához kapcsolódó főkönyvi szám.

Kivonat blokk

Iktatószám: A banki bizonylat iktatószáma

Kivonat biz. száma: A kivonat külső bizonylatszáma

Kivonat dátuma: A kivonat beolvasásának/generálásának dátuma

Származás: Fájlból generált-e vagy Kézi rögzítésű-e?

Kivonat fájl: Ha fájlból generált a fájl neve

Bizonylatszám: Belső banki bizonylat szám

Lezárt: Lezárt-e?

Összesített adatok blokk

• Nyitó Egyenleg: Bankszámla nyitó egyenlege

• Záró Egyenleg: Bankszámla záró egyenlege

• Jóváírások összesen: Jóváírások értéke a bankszámlára

• Berögzített jóváírás: Berögzített jóváírások értéke

• Terhelések összesen: Terhelések összértéke a bankszámlára

• Berögzített terhelés: Berögzített terhelések értéke

• PEK rögzítendő: Postai Elszámoló Központtal kapcsolatos tételek összege

• PEK rögzítve: Berögzített PEK tételek értéke

• Cs.besz. rögzítendő: Csoportos Beszedési tételek összege

• Cs.besz. rögzítve: Berögzített Csoportos Beszedési tételek értéke

• Kivonat tételek: Könyvelt Banki kivonat tételek darabszáma

• Kivonat könyveletlen: Könyveletlen Banki kivonat tételek darabszáma

• PEK tételek: Könyvelt PEK tételek darabszáma

• PEK könyveletlen: Könyveletlen PEK tételek darabszáma

• Cs.besz.tételek: Könyvelt Csoportos Beszedési tételek darabszáma

• Cs.besz.könyveletlen: Könyveletlen Csoportos Beszedési tételek darabszáma

Bizonylat tételek lista

A megjelenő menüben lehetőségünk van a kiválasztott Bizonylat tétel adatlapját megtekinteni, módosítani, törölni vagy új tételt létrehozni. Illetve lehetőség van a listát exportálni Excelbe.

Postai tételek lista

A megjelenő menüben lehetőségünk van a kiválasztott Postai tétel adatlapját megtekinteni, módosítani, törölni vagy új tételt létrehozni. Illetve lehetőség van a listát exportálni Excelbe.

Csoportos beszedés tételek lista

A megjelenő menüben lehetőségünk van a kiválasztott Csoportos Beszedés tétel adatlapját megtekinteni, módosítani, törölni vagy új tételt létrehozni. Illetve lehetőség van a listát exportálni Excelbe.

Speciális nyomógombok

• Zárás: Elérhető a Zárás ikonnal.

• Zárás feloldás: Zárás feloldása. A bank bizonylat szerkeszthetőségét a főkönyvi szám, vagy bizonylataltípus zárás önmagában is képes korlátozni.

• Jóváírások automatikus könyvelése: Egy a bank által küldött fájlból olvassa be a jóváírásokat a rendszer és ez alapján lekönyveli a tételeket.

• Terhelések automatikus könyvelése: Egy a bank által küldött fájlból olvassa be a terheléseket a rendszer és ez alapján lekönyveli a tételeket.

• Postai tételek automatikus könyvelése: Egy a posta által küldött PEK fájl tartalmazza az összes postai befizetések összegét és az egyes befizetéseket is külön-külön, ez alapján történik a könyvelés.

• Csoportos beszedési tételek automatikus könyvelése: Egy a bank által küldött DETSTA fájl alapján történik az automatikus könyvelés.

• Postai tételek nyomtatása: Elérhető a Postai tételek nyomtatása ikonnal és a CTRL+P billentyűk együttes lenyomásával.

• Csoportos beszedési tételek nyomtatása: Elérhető a Csoportos beszedési tételek ikonnal és a CTRL+C billentyűk együttes lenyomásával.

• Könyvelési tételek lekérdezés: Elérhető a Könyvelési tételek lekérdezése ikonnal és a CTRL+K billentyűk együttes lenyomásával. Megjeleníti annak a bank bizonylatnak a könyvelési tétel és fej adatait, ahonnan megnyitottuk.

• Ciklikus könyvelés indítása: Elérhető a Ciklikus könyvelés indítása ikonnal és a CTRL+I billentyűk együttes lenyomásával. Lehetőség van arra, hogy a könyvelési tételeket folyamatosan vigyük fel, anélkül, hogy a bank bizonylat adatlapra mindig visszatérnénk.

Zárás

Lehetőség van a bank bizonylat zárására, ezt követően a bizonylatra újabb tétel nem rögzíthető, meglévő tétel nem törölhető, illetve összeget tartalmazó oszlop (sem a fejben, sem a tételekben) nem módosítható. Ettől függetlenül a könyvelési szabály elemek továbbra is szerkeszthetőek egészen addig, amíg más (főkönyvi szám, vagy bizonylataltípus zárás, illetve egyéb üzleti szabály) azt meg nem gátolja. A bank bizonylat szerkeszthetőségét a főkönyvi szám, vagy bizonylat altípus zárás önmagában is képes korlátozni. A Zárás e lehetőségek mellett egy opcionális lehetőség, amely az adatrögzítést támogatja.

A bank bizonylat zárásának feltételei:

• a tételek összesen jóváírása/terhelése megegyezzen a fejben lévő jóváírás/terhelés ellenőrző összeggel

• a berögzített postai összesítő és postai tételek összege egyezzen meg

• a berögzített csoportos beszedés összesítő és csoportos beszedés tételek összege egyezzen meg

• a berögzített nyitó egyenleg egyezzen meg az előző banknap záró egyenlegével

• azonos bankszámlához tartozó bizonylatok csak időrendben zárhatóak

Tehát, ha elkészült egy bank bizonylat felvitele és könyvelése, akkor érdemes lezárni a bizonylatot, a módosítások elleni védelem érdekében

Jóváírások automatikus könyvelése

Elérhető: Jóváírások automatikus könyvelése ikonnal. Azt jelenti, hogy egy a bank által küldött fájlból olvassa be az adatokat a rendszer és ez alapján lekönyveli a tételeket.

A jóváírások automatikus könyvelésre két lehetőség van, az egyik lehetőség az Automatikus azonosítás paraméterek menüpontban megadott paraméterek alapján könyveli le a jóváírásokat, további részletes leírás a Automatikus azonosítás paraméterek oldalon olvasható.

A másik lelehetőség az automatikus jóváírások könyvelésének, pedig a partnerek nyitott számláira érkező jóváírások automatikus beazonosítása. Amely az alábbi két esetben valósul:

-          a számla nyitott egyenlegének pontos összege folyik be a bankszámlára, és az utalt vevői számla sorszáma rögzítésre került a közlemény rovatban,

-         valamint a rendszerben rögzített partner bankszámláról érkezik a jóváírás és az utalt összeg megegyezik nyitott vevői számlájának összegével.  A könyvelés csak akkor valósul meg, ha pontosan csak egy azonos összegű nyitott számlája van a partnernek, ha már két azonos összegű nyitott számlája van és a közleményben a számla azonosítót nem jelölték meg a könyvelés meghiúsul.

Amennyiben a partner több számlára utal és hivatkozik, nem valósul meg az automatikus könyvelés, és kézi rögzítéssel kell kiegyenlíteni a tételeket.

Terhelések automatikus könyvelése

Elérhető: Terhelések automatikus könyvelése ikonnal. Azt jelenti, hogy egy a bank által küldött fájlból olvassa be az adatokat a rendszer és ez alapján lekönyveli a tételeket.

A terhelések automatikus könyvelésre két lehetőség van, az egyik lehetőség az Automatikus azonosítás paraméterek menüpontban megadott paraméterek alapján könyveli le a terheléseket, további részletes leírás a Automatikus azonosítás paraméterek oldalon olvasható.

  A második lehetőség a tételek azonosítása a közlemény rovat alapján történik, ahova még az elküldés előtt be kell vinnünk egy azonosítót, ami egyértelműen meghatározza a partnert és a műveletet, és mikor a bank visszaküldi fájlban az adatokat, akkor a rendszer ez alapján tud azonosítani.

A terhelések automatikus azonosítása a P1 rendszerből indított szállító számla átutalások esetén forintos szállító és bírság, illetve devizás szállító és bírság folyószámla típusokra fut, ha a menesztő tétel státusza "úton lévő" (átutalási bizonylat és átutalási file készült).
Az utalt tételt csak akkor ismeri fel a rendszer, ha a menesztése P1 rendszerből történt és a kivonaton visszakapott adatoknál a folyószámla azonosító a közlemény 2. rovatban szerepel, és közben nem lett kiegyenlítve  a számla.

Postai tételek automatikus könyvelése

Elérhető: Postai tételek automatikus könyvelése ikonnal. A posta által küldött PEK fájl tartalmazza az összes postai befizetések összegét és az egyes befizetéseket is külön-külön, ez alapján történik a könyvelés. Minden postai tétel rendelkezik egy befizető azonosítóval, ami alapján megállapítható a szerződésszám. A postai befizetések összege megjelenik a bank bizonylatok között is, és fontos hogy az ottani összeg megegyezzen az egyes tételek összegével. Ezt egy postai főkönyvi számla tartozik és követel oldalára könyveli a program, így ha a két összeg megegyezik, akkor ennek a számlának az egyenlege nulla. Amit az automatikus azonosítás nem tud egyértelműen beazonosítani, ahhoz nem készül könyvelés és állapota is könyveletlen marad. Ezeket a tételeket manuálisan, a Postai tétel módosításánál lehet lekönyvelni.

Csoportos beszedési tételek automatikus könyvelése

Elérhető: Csoportos beszedési tételek automatikus könyvelése ikonnal. A bank által küldött DETSTA fájl alapján történik az automatikus könyvelés, amely tartalmazza a csoportos beszedések összegét és a csoportos beszedési tételeket külön-külön is. Egyértelműen azonosítható a partner a bankszámla szám alapján, hiszen csak olyan bankszámláról lehet csoportos beszedést kérni, ami fent van a rendszerben. Azokat a tételeket, amiket valamilyen okból nem sikerült lekönyvelni a Bankbizonylat lekérdezés menüpontban lehet megkeresni, majd könyvelni.

bank bizonylat tétel

Banki bizonylat egy kiválasztott tételének adatlapja.

Bizonylat tétel adatok blokk

• Tételsorszám: Tétel sorszáma

• Státusz: Tétel Státusza (N - Nyitott/Z - Zárt)

• Könyvelt: Könyvelt-e?

• Függő: Függő-e?

• Refin függő: Refinanszírozás függő-e?

Információs terület

Itt találhatók az információk a Banki bizonylatról:

• Bank számlaszám azonosítója

• Főkönyvi szám

• Kivonat száma

• Kivonat dátuma

• Bizonylatszám

Tétel adatok blokk

Normál tétel adatok blokk

• Jelleg: Kivonat tétel jellege

• Partner: Partner Megnevezése

• Bankszámlaszám: Partner bankszámlaszáma

• Összeg: Tétel összege

• Értéknap: Tétel értéknapja

• Közlemény 1: Tétel közleményének 1. része

• Közlemény 2: Tétel közleményének 2. része

• Közlemény 3: Tétel közleményének 3. része

• Megjegyzés: Megjegyzés a tételhez. Választhatjuk a tárolt szövegekből az F5 gomb lenyomásával.

Könyvelés blokk

• Összeg: A könyvelt összeg a tételen

• Dev. összeg: Az összeg devizában

• Árfolyam: Az aktuális (értéknapi) árfolyam

• Jogcím: A tétel könyvelésének jogcíme

• Partner: Partner akire könyvelünk. A partner feliratra kattintva lehet váltani Szerződésre könyvelésre.

• Szerződés: A szerződés amire könyvelünk. A Szerződés feliratra kattintva lehet váltani Partnerre könyvelésre.

• Folyószámla tétel: A könyveléshez használt folyószámla tétel

• Főkönyvi szám: A főkönyvi szám amire könyvelünk

• Anal 1-9: A tétel Analitikus mezői

Könyvelés bontás blokk

Amennyiben szükséges a tételt megbonthatjuk és bontási tételeket hozhatunk létre.

A bontási tétel adatlap mezői megegyeznek a könyvelési blokk mezőivel.

Helyesbítő sorok blokk

.....

Megjegyzések blokk

Megjegyzések listáját tartalmazza. A megjegyzés mezőtől abban különbözik, hogy itt az összes korábban hozzáfűzött megjegyzés is látható a megjegyzést fűző felhasználó nevével és a megjegyzés időpontjával. Új megjegyzést a lista jobb klikkre megjelenő menüjében vagy a CTRL+ALT+F4 billentyűk együttes lenyomásával van lehetőségünk létrehozni.

Speciális nyomógombok

• Bank bizonylat fej adatlap: Elérhető a Bank bizonylat fej ikonnal és a CTRL+F billentyűk együttes lenyomásával. A bank bizonylat adatlapot nyitja meg, hogy ha valamelyik fej adatot módosítani szeretnénk.

• Automatikus könyvelés: Elérhető az Automatikus könyvelés ikonnal és a CTRL+K billentyűk együttes lenyomásával.

• Partner/Szerződés: A könyvelési blokkban azt állítja, hogy a a Partner vagy a Szerződés mező látszódjon-e.

• Könyvelés bontása: Elérhető a Könyvelés bontása ikonnal és a Bontás gombbal, valamint a CTRL+B billentyűk együttes lenyomásával. A bank bizonylat adatlapon lehetőség van a könyvelési tételek táblázatos és az egyes tételek részletes megjelenítésére (jelen példánkban egy adott tétel adatai láthatók).

• Megjegyzések: Megjegyzések

• Tétel sztornó: Tétel sztornózása.