Dokumentumok

Ezen az oldalon a Dokumentumok menüpontról és az abban végezhető műveletekről olvashatunk:

• Szűrés a dokumentumok között

• Dokumentumok áttekintő képernyő

A dokumentumok küldési állapotának kezeléséről a Státusz módosítás oldalon külön írunk. 

Elérhetőség: Dokumentumok / Dokumentumok

Itt jelennek meg a P1-ben létrehozott dokumentumtípusok:

• P1-ben készült vevő számla,

• Kompenzáló levél,

• Fizetési felszólító,

• Késedelmi kamatközlő,

• Egyenlegközlő,

• Utalási részletező,

• NAV beküldés információ,

illetve az interfészen kapott (F1-ből érkező) vevő számlák, számviteli bizonylatok és azok mellékletei.

A P1-ben készült dokumentumok nem automatikusan kerülnek ide, a dokumentumtárba helyezést nekünk kell kezdeményezni azon a felületen, ahol a dokumentumot létrehoztuk. Lehetőségünk van pl. a fizetési felszólító levelek nyomtatására és postázására anélkül, hogy azokat a dokumentumtárba helyeztük volna.

A menüpontra kattintva megnyílik az üres Dokumentumok listázó képernyő és a Dokumentumok szűrőképernyő, amelyen az alábbi adatokra tudunk szűrni:

Iktatószám: P1 osztja automatikusan a dokumentum tárba kerülés sorrendjében. Formátuma: tttt-s/éééé, ahol

• tttt- az iktatószám törzsszáma, értéke dokumentum típustól függetlenül növekszik

• s-sorszám a dokumentumon belül. Mindig a fő dokumentumként használt fájl kapja az 1 sorszámot, minden további fájlmelléklet növekvő sorszámot kap
  - pl.egy vevő számla esetében a számla fájl az 1234-1/2020, a számla melléklet az 1234-2/2020, a dokumentumtárba kívülről becsatolt további fájlok az 1234-3/2020, 1234-4/2020-as …. sorszámot kapják.

• éééé-év, a dokumentum létrejöttének éve. Előző példánál maradva a számla fájl az 1234-1/2020 sorszámot kapta, ha ehhez 2021 évben csatolnánk egy fájlt, az az 1234-2/2021 sorszámot kapná.

A dokumentum szűrőképernyőn lehetséges csak az iktatószám törzsszám tagjára szűrni.

Hivatkozás: Az adott dokumentum típuson belüli sorszámozás, vevő számla esetében pl. a vevő számla száma.A hivatkozás az egymáshoz tartozó dokumentumoknál mindig azonos, így például egy vevő számlához tartozó összes dokumentum lekérdezhető a Hivatkozás mezőbe beírt számlaszám megadásával.

Irány:  A dokumentum küldés iránya, értékei: kimenő, bejövő. Jelenleg a kimenő irány használható.Legördülő menü, csak érték választható ki.

Küldés módja: A számlatovábbítás módja, értékei: Papír, Számla email, Számlaközpont (szolgáltató neve), az eSzámla fejezetben leírtak szerint.Legördülő menü, csak érték választható ki.

Típus: A dokumentum típus Dokumentumtárban használatos megnevezése, értékei: a P1-ből küldhető dokumentumok fejezetben felsoroltak szerint. Egyidejűleg több Típus is kiválasztható a szűréshez.

Státusz: A dokumentumküldés állapota, értékei: Küldendő, Elküldött, Kézbesített, Lezárt.

• Küldendő: az ilyen státuszú dokumentumokat továbbítja P1. Minden, a dokumentumtárba bekerülő dokumentum ezt az állapotot kapja.
  Azokat a dokumentumokat, amelyek küldés módja Papír, csoportos státusz módosítással Elküldött státuszúra kell állítani.

• Elküldött: A továbbított dokumentum ezt a státuszt veszi fel.
  Egy korábban már elküldött dokumentumot újra lehet küldeni, ilyenkor a státuszát Elküldöttről Küldendőre módosítjuk.

• Kézbesített: Amennyiben a kézbesítési visszaigazolás be van kapcsolva és ez elérhető P1 számára, az Elküldött dokumentum következő állapota.

• Lezárt: Amennyiben már nincs további tennivaló a dokumentummal, állapotát Lezártra állíthatjuk. Nem vezérli folyamat, a felhasználói beavatkozással módosítható.

Egyidejűleg több Státusz is kiválasztható a szűréshez.

Partner: Partnerünket a partnertörzsben rögzített kódja alapján választhatjuk ki. Egy partner adható meg.

E-mail: Partnerünk e-mail címe, ha kitöltött az Elérhetőség / Technikai kapcsolatok fejezetben leírtak szerint.

Létrehozva: A dokumentum Dokumentumtárban keletkezésének dátuma (amikor P1-ben létrejött / F1-ből interfészen megkapta P1 / az új külső dokumentum csatolásának időpontja). Intervallum adható meg, nem kötelező mindkét mező kitöltése. Amennyiben egy napra szeretnénk szűrni, az intervallum kezdet legyen a keresett nap, az intervallum vége dátum a következő nap.

Létrehozó: A dokumentum készítőjének neve. Értékkészletét a P1 felhasználók adják. Egyidejűleg több személy is kiválasztható a szűréshez. Nem P1-ben készült, interfészen keresztül kapott dokumentumok esetében nem vezet eredményre a Létrehozó személyére szűrés.

Csak Fődokumentumokat: Jelölőnégyzet. Ha be van pipálva, az Iktatószámnál leírtak szerint csak a fő dokumentumra szűrünk. pl: Vevő számla és melléklete esetében a számla a fődokumentum. Az utólag, tallózással csatolt fájlok soha nem lehetnek fődokumentumok.

Összhangban a korábban leírtakkal tapasztalhatjuk: amennyiben a Küldés módja Papír, az E-mail cím mező üres marad még abban az esetben is, ha az adott partner Technikai kapcsolatok szerepköréhez van adat rögzítve.

FONTOS: Egy dokumentum mindig azokkal az adatokkal kerül be P1 Dokumentumok közé, amik létrejötte vagy átadása időpontjában a partner adatoknál rögzítve vannak. A Technikai kapcsolatok szerepkörének utólagos módosítása, felvitele csak újonnan létrehozott dokumentumoknál érvényesül, visszamenőleges hatása nincs.

Szűrés a dokumentumok között

A szűrőképernyőn megadott/kiválasztott értékek alapján több szempont szerint listázhatjuk a megjeleníteni kívánt adatokat. A leggyakrabban használtak talán a Típus, a Létrehozva (dátum intervallum), a Létrehozó, a Küldés módja és a Státusz.

Ha bármilyen adat megadása nélkül a szűrőképernyő OK gombjára kattintunk, a rendszer minden P1-ben létrehozott és dokumentumtárba küldött illetve interfész kapcsolat útján P1-be átkerült dokumentumot kilistáz. Érdemes szűrni, mert a Dokumentumtárban tárolt növekvő számú dokumentum megjelenítése a dokumentumok felszaporodása miatt egyre hosszabb időt vehet igénybe.

A szűrést követően a Dokumentumok listázó képernyőn láthatjuk az eredményt. 

A képernyő alján látható a kilistázott elemek száma pl. 1/190.

Speciális Nyomógombok

Gomb / Leírás

Csoportos státusz módosítás: A képernyő első oszlopában kijelölt dokumentumok státuszát csoportosan a kiválasztott új státuszra módosítja. A kijelölt elemek státusza lehet egymástól eltérő is. Csak abban az esetben aktív, ha legalább egy dokumentum ki van jelölve.
A témáról bővebben itt: Státusz módosítás

Fájl megtekintése: Egy kiválasztott dokumentum során állva a gomb megnyomását követően külön ablakban megjelenik a dokumentumhoz csatolt fájl. A funkció a dokumentum adatlapon és más olyan felületeken is elérhető (pl. Számla adatlap), ahol létezik kapcsolat a dokumentumtárhoz.

Fájl csatolása: Egy kiválasztott dokumentum során állva a gomb megnyomása után megjelenik az Új dokumentum felvitel képernyő, ahol a fájl helyének kiválasztása és a fájl típus megadás után egy külső  fájl csatolható a fődokumentumhoz. A funkcióról bővebben itt olvashatunk.

A Dokumentumok listázó képernyőn néhány mezővel többet látunk, mint a szűrőképernyőn, ezek:

Jelölőnégyzet: A képernyő első oszlopában található jelölőnégyzetet akkor kell bepipálni, ha a kijelölt dokumentumok tömeges státusz módosítása funkciót szeretnénk elérni. A funkció ikonja csak akkor aktív, ha legalább egy dokumentum ki van jelölve a listában. Tömeges kijelölést a Szerkesztés menü funkciónak használatával tudjuk megtenni. A tömeges kijelölés előtt érdemes a találati lista elemeit ellenőrizni.

Név: A dokumentum rendszerben tárolt neve, a Hivatkozás alapján lesz megképezve, ha P1-ben készült, vagy interfészen keresztül kapott. Külső csatolás esetén a fájl eredeti neve.

Fajta: A dokumentum fájltípusát mutatja meg. Ezek értékei: pdf, xml, txt, xls, xlsx, doc, docx