Partner felvitel

Általános tudnivalók

Elérhetőség: Alapadat modul / Partnerek / Felvitel

Minden cég, magánszemély, hivatal és egyéb jogi entitás, aki vagy ami számlát vagy számviteli bizonylatot adhat vagy kaphat, partnerként kell létezzen a rendszerben. 

A P1 rendszer nem különböztet meg beszállító és ügyfél partnertörzset, üzleti partnereink adatait egy közös felületen kezelhetjük. P1 az adott társasági formához (rendszerben mint partner típusok) megfelelő adatmezőket kínálja feltöltésre.

Amennyiben F1, vagy egyéb Front Office rendszer interfész kapcsolat is létezik, az ott létrehozott partner adatok jelentős része csak a FO rendszerből módosítható, csak azokat a partner adatmezőket lehet P1-ben módosítani, amelyek nem máshonnan kapnak adatot.

Saját cégünk adatainak megadására külön felület létezik.

A felület kezelése

A funkció használatakor megnyílik az Új Partner felvitel képernyő. 

A képernyő felső része az Általános blokk, itt partnerünk név adatait, honjellegét, partner típusát, a hozzá rendelt fizetési határidőt és a partner érvényességére vonatkozó adatokat adhatjuk meg a mezők kitöltésével. Szintén az Általános blokk része még az Adózás és a Megjegyzés szöveges rész. Új partner felvitelénél először csak az Általános blokkban található alapadatok tölthetők addig a pontig, hogy kiválasztjuk a partner típusát. A partner típus megállapítása után az összes további mező is kitölthetővé válik. 

A képernyő alsó részén Partner adat fülek blokkot látjuk. A különféle fülekre kattintva az adott blokk listázó területén jobb egérgombbal kattintva a blokkhoz rendelt új adatokat rögzíthetünk vagy adatmódosítást végezhetünk. A Partner adat fülek blokkban többféle partner adat adható meg, fülek szerint rendezve az egy csoportba tartozó adatokat.

Attól függően, hogy a Partner adat fülek blokk melyik fülére kattintunk, egyidejűleg megjelenik a Funkció függő speciális menüpontok között a blokkhoz tartozó menüpont, amelyen keresztül szintén lehetőségünk van adatfelvitelre vagy módosításra. 

Általánosan elmondható, hogy a legtöbb adatbevitel blokk rendelkezik Érvényességi mezőkkel, ahol az adattípusra vonatkoztatva megadhatjuk az érvényesség intervallumát. FONTOS! Az adott adatot az érvényesség kezdetétől lehet használni rendszerben, tehát pl. 08.30-i érvényességi kezdetű partnerhez 06.15-i teljesítési dátumú számlát nem fogunk tudni rögzíteni.

Amennyiben a korábban berögzített adatban elírást találunk, módosíthatjuk azt a meglevő adatok felülírásával. Amikor pl. partnerünk neve a cégnyilvántartásban is megváltozik, vagy magánszemély esetében a személyes adatok módosulnak, az  Új Partner név  felvitel ablak használata javasolt úgy, hogy a korábban használt név érvényességi idejének végét megváltoztatjuk, majd egy új érvényességi kezdettel felvisszük az új adatot, így azok idősorosan tárolódnak a rendszerben. Ez elmondható a többi, érvényességi idővel rendelkező adatmező módosításáról is.

Név adatok felvitele

Az Általános blokkban tölthetjük ki Partnerünk név adatait. Ezt kétféle képen tehetjük meg : 

• közvetlenül az Általános blokk a Partner név, Rövid név és Érvényesség mezőinek kitöltésével, vagy 

• a  Funkció függő speciális menüpontok közül a Név menü Név kiválasztása funkció használatával megnyíló Új Partner név  felvitel ablakban a Partner név és Érvényesség mezők kitöltésével.
  Az adatmezők részletes leírását a Partner adatlap Név adatok fejezete tartalmazza.  

Amennyiben Partnerünk nevében elírást találunk, módosíthatjuk azt a meglevő adatok felülírásával. Amikor partnerünk neve a cégnyilvántartásban is megváltozik, vagy magánszemély esetében a személyes adatok módosulnak, az  Új Partner név  felvitel ablak használata javasolt úgy, hogy a korábban használt név érvényességi idejének végét megváltoztatjuk, majd egy új érvényességi kezdettel felvisszük az új adatot.

Egyéb általános adatok felvitele

Az Általános blokkban további partner adatokat adhatunk meg, ezek: 

• Rövid név: Partnerünk rövid neve

• Honjelleg: Partnerünk hovatartozása, illetősége. Értékei: Belföldi, Közösségi, Egyéb 

• Partner típus: Négyféle partnert lehet rögzíteni a rendszerben: Egyéni vállalkozó, Hivatal, Magánszemély, Társas vállalkozás. Ezek határozzák meg a partnerhez értelmezhető, illetve kötelezően kitöltendő külső azonosítókat, elérhetőségeket és a partner jellegét is. 

• Fizetési határidő: A kimenő számlákra kerülő fizetési határidő az itt megadott adatokkal számolódik. A lenyíló mezőben választhatunk a Banki nap és a Naptári nap értékek között.

• Megjegyzés: Szöveges adatbeviteli mező

Adózás adatok felvitele

Amennyiben az Általános blokkban a partner típusnak nem magánszemélyt választottunk, az Adózás területen jobb egérgombbal kattintva, vagy a Funkció függő speciális menüpontok között az Adózás menüpontban  az Adózás felvitele funkciót kiválasztva tudunk új adózásra vonatkozó adatokat megadni. Az adózás blokk is tartalmaz az érvényesség időtartam megadásához mezőket, hiszen ezekben is bekövetkezhet változás. Az egyes adatmezőket érvényességi idejükön belül használja a rendszer.
Az adatmezők részletes leírását a Partner adatlap Adózás adatok fejezete tartalmazza.  

Cím adatok felvitele

A Partner adat fülek blokk Címek területén van lehetőségünk megtekinteni, módosítani és új cím adatot rögzíteni. A Címek területen jobb egérgombbal kattintva, vagy a Funkció függő speciális menüpontok között a Cím menüpontban  az Cím felvitele funkciót kiválasztva tudunk új cím adatokat megadni. A felületen többféle cím típus közül választhatunk. Az egyes adatmezőket érvényességi idejükön belül használja a rendszer.
Az adatmezők részletes leírását a Partner adatlap Cím adatok fejezete tartalmazza.  

Elérhetőség adatok felvitele

A Partner adat fülek blokk Elérhetőségek területén van lehetőségünk megtekinteni, módosítani és új elérhetőség adatot rögzíteni. A terület két részre bontva, ennek megfelelően kétféle kapcsolat típust: normál elérhetőséget (telefonszám, e-mail cím, honlap), illetve a rendszerben dokumentum küldésre is használt úgynevezett Technikai elérhetőséget (számla email, alapértelmezett dokumentum küldés email címe) adhatunk meg. 

Az Elérhetőség fül Kapcsolatok területen jobb egérgombbal kattintva, vagy a Funkció függő speciális menüpontok között az Elérhetőség menüpontban  az Elérhetőség felvitele funkciót kiválasztva tudunk új kapcsolati adatokat megadni. A felületen többféle szerepkör létezik.

Az Elérhetőség fül Technikai kapcsolatok területen jobb egérgombbal kattintva, vagy a Funkció függő speciális menüpontok között a Technikai elérhetőség menüpontban a Technikai elérhetőség felvitele funkciót kiválasztva tudunk új kapcsolati adatokat megadni. A felületen többféle, dokumentum küldéshez használt szerepkör létezik. A küldés az alapértelmezett e-mail címet használja.
Tipp: Ha egyszerre több személynek is szeretnénk ugyanazt a dokumentumot elküldeni, az e-mail címeket egymástól vesszővel elválasztva tüntessük fel.

Az adatmezők részletes leírását a Partner adatlap Elérhetőség adatok fejezete tartalmazza.  

Bankszámla adatok felvitele

A Partner adat fülek blokk Bankszámlák területén van lehetőségünk megtekinteni, módosítani és új banszámla adatot rögzíteni. A Bankszámlák területen jobb egérgombbal kattintva, vagy a Funkció függő speciális menüpontok között a Bankszámlaszám menüpontban  az Új bankszámlaszám felvitele funkciót kiválasztva tudunk új adatokat megadni. A felületen három bankszámla típus közül választhatunk:

• GIRO: belföldi utalásokhoz, giro formátumban rögzített bankszámlaszám

• IBAN: devizás utalásokhoz használt bankszámla szám, jellemzően az ugyanezen a  felületen megadható SWIFT/BIC kóddal együtt használatos

• Egyéb: nem közösségi utalásokhoz használt bankszámlaszám, szintén szükséges a SWIFT/BIC kód megadás, de utalás kitöltésekor a bank még további adatokat is kérhet.

Az egyes adatmezőket érvényességi idejükön belül használja a rendszer.

Amikor ügyfélbefizetés érkezik átutalással, akkor a rendszer elsődlegesen ügyfél azonosítóra keres. Ha nincs az ügyfél azonosítóra hivatkozás a tételben, akkor a bankszámlaszám alapján – figyelembe véve a hozzá kapcsolódó ügyfél-bankszámla összerendeléseket – próbálja meg az ügyfelet azonosítani.

 FONTOS: Ahhoz hogy a menesztő (utalás) tételek megfelelő adattartalommal jöjjenek létre, átutalásos számla esetében szükséges legalább egy érvényes bankszámlaszám! Amennyiben nincs a partnernek érvényes bankszámla száma,  a menesztő táblában  a bankszámlaszám mező üres lesz,  a számla nem válaszható ki  utalásra az adat pótlásáig.
Az adatmezők részletes leírását a Partner adatlap Bankszámla adatok fejezete tartalmazza.  

A partner bankszámla adatok gyűjtő áttekintő képernyője a Bank / Alapadatok /Partner bankszámla azonosítás menüpontból érhető el, ahol szintén lehetséges adatrögzítés.

Azonosító adatok felvitele

A Partner adat fülek blokk Azonosítók területén van lehetőségünk megtekinteni, módosítani és új adatot rögzíteni. Az Azonosítók területen megjelenő, a rendszerben szereplő azonosító típusokhoz lehet itt adatot megadni. A megjelenő azonosító típusok köre függ attól, hogy az Általános blokkban milyen Partner típust jelöltünk ki. A kiválasztott azonosító típuson dupla kattintással vagy jobb egérgombbal kattintva a Külső azonosító módosítás funkcióra megnyílik a Külső azonosító ablak, ahova berögzíthetjük az értéket. Egy külső azonosító adatlapja igazodik az azonosító fajtájához. Pl.: Amennyiben előre definiált értékek közül választhatunk, legördülő listás mező jelenik meg, ha szabad szövegesen megadható azonosító értékét akarjuk módosítani, akkor egy szöveges mező.

Új azonosító típust fejlesztő tud felvenni. 

Az adatmezők részletes leírását a Partner adatlap Azonosító adatok fejezete tartalmazza.  

Csoportok adatok felvitele

Partnereinket egyéni szempontok alapján csoportosíthatjuk is.

A Partner csoport a folyószámla menü több funkciójánál használható szűrőfeltételként, pl. Folyószámla lekérdezések, Folyószámla listák egy részében, Fizetési felszólító, Késedelmi kamatközlő készítésekor. 

A partner csoport F1 interfész kapcsolat esetén a Könyvelési kód beállításoknál is felhasználható.

A Partner adat fülek blokk Csoportok területén van lehetőségünk megtekinteni, módosítani valamint a meglevő csoportok közül választani. Az egyes partner csoportokba NEM automatikusan kerülnek be ügyfeleink, manuálisan kell felvenni őket az érvényességi idő kezdetének megadásával. 

1. A partner adatlapra a Partner listázó képernyőről, a Módosítás funkció használatával lépjünk be.

2. A Csoportok területen jobb egérgombbal kattintva, vagy a Funkció függő speciális menüpontok között, a Csoport menüpontban válasszuk a Csoport felvitele funkciót. 

3. Az Új partner csoport felvitel ablakban a fix, illetve az általunk létrehozott csoportok közül választhatunk. Ezt követően adjuk meg a csoport tagság érvényességének kezdetét (ha szükséges, a végét is). A partner a csoport tagja marad mindaddig, amíg az érvényesség vége dátumot nem adjuk meg. Vigyázat, a rendszer az aktuális dátumot ajánlja fel, ha ennél korábbi időpontot szeretnék megadni, írjuk át! 

A csoport tagság felvételét követően a partner adatlap változását a képernyő alján levő Módosítás gombbal véglegesíthetjük. A csoportba tartozást érvényességi idején belül használja a rendszer.

Új partner csoportot felvinni a Rendszer menü  / Szótár elemek menüpontjára kattintva, a Partner csoport típusok szótár elem típusba belépve tudunk.

Speciális csoport, amelyhez külön funkció kapcsolódik, az Utalásból kizárt csoport.  Az ide tartozó  partnereink átutalásos szállító számlái a Menesztő tételek táblában, az érvényességi időn belül tiltás alá kerülnek, ami azt eredményezi, hogy a menesztő tételt nem lehet engedélyezésre, utalásra kijelölni. 

Az adatmezők részletes leírását a Partner adatlap Csoport adatok fejezete tartalmazza.  

eSzámla adatok felvitele

A Partner adat fülek blokk eSzámla területén van lehetőségünk megtekinteni, módosítani és új adatot rögzíteni. Az eSzámla azonosítók az azonosítók egy elkülönített, speciális csoportja. Az eSzámla fül két részre van osztva: Szállító eSzámla és Vevő eSzámla, ahova az adott irányultságú számla eSzámla küldéshez-fogadáshoz szükséges adatait rögzíthetjük.
A Szállító eSzámla területen a kiválasztott adat típuson jobb egérgombbal kattintva, a Szállító eSzámla módosítás, illetve a Vevő eSzámla területen a kiválasztott adat típuson jobb egérgombbal kattintva, a Vevő eSzámla módosítás  funkciót kiválasztva tudunk új  adatot megadni a megnyíló Külső azonosító ablakban. Ahhoz, hogy a menüpont aktív legyen, a partner adatlapra a Módosítás funkció használatával kell belépnünk. Az azonosító felvételét követően a partner adatlap változását a képernyő alján levő Módosítás gombbal véglegesíthetjük.

Egy külső azonosító adatlapja igazodik az azonosító fajtájához. Pl.: Amennyiben előre definiált értékek közül választhatunk, legördülő listás mező jelenik meg, ha szabad szövegesen megadható azonosító értékét akarjuk módosítani, akkor egy szöveges mező.

Új azonosító típust fejlesztő tud felvenni.

Az adatmezők részletes leírását a Partner adatlap eSzámla adatok fejezete tartalmazza.  

Késedelmi kamat adatok felvitele

A Partner adat fülek blokk Késedelmi kamat területén van lehetőségünk megtekinteni, módosítani valamint új késedelmi kamatot megadni. Ezeket az adatokat a Vevő számla késedelmes kiegyenlítésével kapcsolatban készített késedelmi kamatközlő levél előállításához használja a rendszer. Ha az Elengedve jelölőnégyzet be van pipálva, a késedelmi kamat felgyűjtés figyelmen kívül hagyja a partner számláit.
A Késedelmi kamat területen jobb egérgombbal kattintva, vagy a Funkció függő speciális menüpontok között a Késedelmi kamat menüpontban a Késedelmi kamat paraméter felvitele funkciót kiválasztva, a megnyíló Késedelmi kamat paraméter adatlap ablakban tudunk új feltételeket megadni. 

Amennyiben partnerünknek mindig elengedjük a késedelmi kamat tartozását, a késedelmi kamat paraméter adatlap ablakban az Elengedve jelölőnégyzetbe tegyünk pipát. 

Az egyes adatmezőket érvényességi idejükön belül használja a rendszer.

Egy kamatláb típushoz tartozó új értéket az Alapadat menü / Általános / Kamatláb menüpontjából, a kamatláb típust kiválasztva, a Kamatláb képernyőn tudunk felvinni.

Új kamatláb típust a Rendszer menü  / Szótár elemek menüpontjára kattintva, a Kamatláb típusok szótár elem típusba belépve tudunk rögzíteni.

Az adatmezők részletes leírását a Partner adatlap Késedelmi kamat adatok fejezete tartalmazza.