NAV Online
számlaadat szolgáltatás

Általános tudnivalók

Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (továbbiakban: Áfa tv.) Összesítő jelentésre vonatkozó szabályokat tartalmazó 10. számú mellékletének szabályai rendelkeznek a számlaadat szolgáltatásról.

Az Online Számla rendszerben jelentős számlaforgalom válik láthatóvá és követhetővé a NAV számára. Ennek nyomán hatékonyabb a kockázatok feltárása és kezelése.

Az Online Számla rendszerben:

• a kiállított számlákról valós idejű adatok érkeznek a NAV-hoz,

• a kiállított számlákat lekérdezhetik a számlabefogadók és a számlakibocsátók is,

• a nagy mennyiségű számlaadat gyorsan elérhető hatékony kockázatelemzés és ellenőrzés céljára,

• az adatszolgáltatás automatizálásával az adminisztratív terhek csökkennek a számlázó programot használóknál,

• az új rendszer kiváltja a számlakibocsátók összesített adatszolgáltatását.

A megoldás alapját egy olyan összetett informatikai rendszeregyüttes jelenti, amely képes:

• az adózók által rendszer-rendszer kapcsolattal, az elektronikus szabványüzenetben küldött számlaadatok fogadására, ellenőrzésére, és a küldés visszaigazolására,

• webes felületen a számlaadatok manuális rögzítésének támogatására,

• az azonnal elérhető számlaadatok révén a gazdasági tevékenységek és folyamatok nyomon követésére.

Hogyan kell teljesíteni az adatszolgáltatást?

A számlaadat-szolgáltatást a NAV által biztosított elektronikus felületen – az Online Számla rendszerben – kell teljesíteni. Az elektronikus felület (elérhető: https://onlineszamla.nav.gov.hu) az adóalany és az eljárásra jogosult személy egyedi azonosítását követően használható.

Online Számla rendszerbe történő regisztráció

Az adóalanynak ahhoz, hogy az adatszolgáltatási kötelezettségének eleget tudjon tenni, regisztrálnia kell magát az Online Számla rendszerbe. A regisztrációt az adózó, az adózó törvényes képviselője vagy állandó meghatalmazottja végezheti el. A regisztrációt elvégző természetes személyt a rendszer ún. „elsődleges felhasználónak” tekinti.[21]

Ha az elsődleges felhasználó további személyeket is be szeretne vonni az adatszolgáltatási kötelezettség teljesítésébe, vagy a rendszerben lekérdezéseket szeretne engedélyezni más személyek részére is, akkor lehetősége van arra, hogy ún. „másodlagos felhasználókat[22]” hozzon létre. A másodlagos felhasználók jogosultságát az elsődleges felhasználó határozza meg: korlátozható akár lekérdezések, nyomtatvány alapú számlák adatszolgáltatásának elvégzésére, de egészen sok jogosultságot is adhat számukra.

Számlázó program használata esetében mindenképpen szükséges egy ún. „technikai felhasználó” létrehozása. A technikai felhasználó adatait a számlázó programban kell rögzíteni. Ennek helyéről, módjáról a számlázó program fejlesztője tud bővebb felvilágosítást adni. A technikai felhasználó adatainak megadását követően lesz lehetősége a számlázó programnak arra, hogy az adatszolgáltatásokat beküldje az adóhivatal számára.

A regisztrációval kapcsolatban a következő oldalon található bővebb információ: https://onlineszamla.nav.gov.hu/tajekoztatas_a_regisztraciorol.

Regisztrációt követően az adóalany a következő funkciókat érheti el:

• Felhasználók kezelése (jogosultság kezelés, adatok módosítása),

• Adatszolgáltatás fogadása számlázó programokból,

• Adatszolgáltatás kézi rögzítése (nyomtatványalapú számla, vagy adatszolgáltatás kézi javítása esetén),

• Adatszolgáltatás lekérdezése,

• Adatszolgáltatás érvénytelenítése,

• Adószám lekérdezés.

A fenti funkciók működésével kapcsolatban az Online Számla Felhasználói kézikönyvben található további információ (https://onlineszamla.nav.gov.hu/dokumentumok).

forrás: https://onlineszamla.nav.gov.hu/tajekoztatas_a_szamlaadatszolgaltatas

Miről kell adatot szolgáltatni

Az adatszolgáltatással érintett számlák köre folyamatosan bővült:

2018.07.01-től  a min. 100eFt adótartalommal rendelkező, belföldi áfaalanyoknak kiállított számlákról;

2020.07.01-től adótartalomra való tekintet nélkül minden belföldi áfaalanynak kiállított számláról;

2021.01.01-től opcionálisan (2021.04.01-től kötelezően) minden kiállított számláról, vagyis  mindegy, hogy belföldi vagy külföldi illetőségű cégnek vagy magánszemélynek számláztunk, kötelező az adatszolgáltatás. 

Az adatszolgáltatásban szereplő adatok köre és módja is változott ez idő alatt. 

A funkció leírása

P1 rendszerben a NAV Online adatszolgáltatás funkció a NAV menüből érhető el.

A felület célja vevő számlákkal kapcsolatos kötelező adatszolgáltatás monitorozása.

Egy számla online adatszolgáltatásával kapcsolatos részletes adatok a vevő számla adatlapján is megtekinthetők, lásd lentebb.

A beküldési hiba okának felderítéséről , az Érvénytelenítés nélküli újraküldésről illetve az XML érvénytelenítésről külön súgó oldalakon olvashatunk.

A NAV Online Számla egy áttekintő képernyő, amely 3 blokkra tagolódik: Szűrő, Beküldések, Folyamatok.

A Szűrő blokkban a vevő számlák kerülnek listázásra, ahol a Státusz kód és Státusz megnevezés mezőkben az adatszolgáltatás állapotát láthatjuk.

A Beküldések blokkban a beküldési tranzakciók láthatók

A Folyamatok blokkban a küldés során használ munkafolyamatok elnevezését, a legutóbbi és a következő munkafolyamat indulásának időpontjáig hátralevő időt láthatjuk.

A képernyő jobb alsó sarkában látható Internet feliratú ikon az internetkapcsolatunk állapotát mutatja. A zöld szín működő, a piros szín hibás internetkapcsolatot jelez. 

Számlák fül

A Számlák fül Szűrő blokkja egy egyszerűsített számla lekérdezés, ami a NAV beküldés szempontjából fontos információkat jelenít meg. Itt lehetőség van számla kelte, időszak, számlaszám, státusz szerint ellenőrizni a számlákat. Továbbá a Beküldendő jelölőnégyzet kitöltésével a Beküldendő és nem beküldendő számlákat is listázhatjuk. 

Egy adott számlát kiválasztva az alatta lévő Beküldések blokk táblázata frissül, láthatók lesznek a hozzá tartozó beküldések. Csak akkor van benne sor, ha a számla beküldésre került és annyi sor van benne, ahány beküldési kísérlet volt. Jó esetben egyetlen DONE státuszú sort látunk benne, de lehet előtte egy vagy több ABORTED státuszú is (ha nem ment be elsőre).

A Beküldések blokk táblázat egy sora is dupla kattintással tovább részletezhető, új ablak jelenik meg mutatva a kapcsolódó elemi interfész hívásokat, ami tovább részletezhető interfész kérés/válasz adatokra.

A beküldés aszinkron folyamat, tehát a lekérdezést frissítve, változik a státusz, a beküldendő számlák számától, és a NAV központ leterheltségétől függően 3-30 perc alatt eljutnak DONE státuszba (de tipikusan 3-5 perc).

Hibalista fül

Felhasználói szemmel a Hibalista fül fontos. Felépítése a "Számlák" füllel azonos, itt akkor jelenik meg számla ha

• sikertelen lett a beküldés (NAV visszadobta) - ABORTED státuszkód,

• elakadt a számla (valamiért nem halad a beküldés) - jellemzően az internet kapcsolat megszakadásából és a NAV Online számla felület leterheltsége okozza,

• beküldtük a számlát pedig nem kellett volna - ilyen esetben a NAV visszajelez,

• nem küldtük be a számlát pedig kellett volna - formai vagy tartalmi hiba miatt.

FONTOS: Ha egy számla hibalistára kerül, a rendszer e-mail értesítést küld róla a paraméterezés során megjelölt felhasználó(k)nak. Az értesítés a nap végén érkezik, itt összesítjük az ERROR hibaüzeneteket és a WARNING figyelmeztetéssel befogatott számlák NAV-tól visszakapott üzeneteit. 

A hibásnak jelölt számla során állva, Beküldések blokk táblázat egy sora is dupla kattintással tovább részletezhető. 

A megnyíló Számla beküldés részletek képernyő Események blokkjának ABORTED státuszú során állva a Validáció blokkban jelenik meg a NAV hibaüzenete.

Adatszolgáltatás információk a számla adatlap felől

Egy számla online adatszolgáltatásával kapcsolatos részletes adatok a vevő számla adatlapján is megtekinthetők. 

A Beküldött XML ikon a NAV-ba küldött XML fájl adatait, a NAV Interfész ikon pedig a Beküldés eseményeit és a Validációt jeleníti meg. A vevő számla adatlap jobb alsó sarkában pedig a NAV Státusz látható.