Tra Cứu Tờ Khai Hải Quan Online: Hướng Dẫn Chuẩn Từng Bước

Tra cứu tờ khai hải quan online nhanh–đúng, kiểm soát tiến độ thông quan, xác thực dữ liệu và giảm rủi ro chi phí cho doanh nghiệp XNK.

Giới thiệu

Tra cứu tờ khai hải quan là nghiệp vụ cốt lõi trong xuất nhập khẩu. Đây không chỉ là cách kiểm soát tiến độ và xác thực thông tin lô hàng, mà còn là “bộ lọc rủi ro” giúp quá trình thông quan diễn ra nhanh chóng, hạn chế chi phí lưu kho/lưu bãi. Bài viết sau tổng hợp khái niệm, lợi ích, checklist chuẩn bị dữ liệu, 4 bước tra cứu online, cách đọc kết quả theo luồng xanh/vàng/đỏ, kèm hướng dẫn xử lý và mẹo khắc phục lỗi thường gặp.

Tờ khai hải quan là gì? Vì sao phải tra cứu?

Tờ khai hải quan là “chứng minh nhân dân” của lô hàng, chứa toàn bộ thông tin chi tiết để cơ quan hải quan ra quyết định thông quan. Chủ hàng hoặc đơn vị được ủy quyền phải khai báo chính xác trên hệ thống VNACCS/VCIS.

Lý do cần chủ động tra cứu:

• Kiểm soát tiến độ: Biết lô hàng đang ở luồng nào và đã/phê duyệt chưa.

• Đối chiếu minh bạch: Xác thực dữ liệu từ forwarder, hạn chế sai lệch.

• Phòng ngừa rủi ro: Phát hiện sớm sai sót, tránh phí lưu kho/lưu bãi.

Mẹo: Doanh nghiệp nên duy trì một kho dữ liệu số lưu trữ danh sách tờ khai để tra cứu nhanh và giảm lỗi thủ công.

Thông tin bổ sung: Tra cứu tờ khai hải quan

Nguồn bài viết: https://ptnlogistics.com/tra-cuu-to-khai-hai-quan/

Checklist dữ liệu trước khi tra cứu

Chuẩn bị đủ 3 thông tin sau:

1. Số tờ khai – dãy số định danh duy nhất từng lô hàng.

2. Mã số thuế doanh nghiệp – của đơn vị đứng tên trên tờ khai.

3. Ngày đăng ký tờ khai – khớp hồ sơ đã truyền hệ thống.

Nếu thiếu, hãy yêu cầu forwarder bổ sung ngay để không bỏ lỡ “khung giờ vàng” xử lý tại cảng.

4 bước tra cứu tờ khai hải quan online

1. Truy cập cổng thông tin điện tử hải quan.

2. Vào mục Tra cứu thông tin tờ khai hải quan.

3. Nhập số tờ khai, MST doanh nghiệp, ngày đăng ký.

4. Xác thực captcha → nhấn Lấy thông tin để xem kết quả.

Kết quả tra cứu là căn cứ lập kế hoạch tiếp theo (nộp thuế, in mã vạch, xếp lịch nhận hàng, chuẩn bị hồ sơ kiểm tra…).

Cách đọc kết quả theo luồng & ý nghĩa xử lý

Luồng xanh

• Ý nghĩa: Miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ & hàng hóa, cho thông quan điện tử.

• Việc cần làm:

  • Nộp các khoản thuế (NK, VAT…) — ưu tiên thanh toán điện tử 24/7.

  • In mã vạch phương tiện chứa hàng trên Cổng một cửa quốc gia.

  • Chuẩn bị D/O (Lệnh giao hàng) và chứng từ nhận hàng tại cảng/sân bay.

Luồng vàng

• Ý nghĩa: Kiểm tra chi tiết hồ sơ giấy.

• Việc cần làm:

  • Liên hệ forwarder để xác định danh mục chứng từ cần nộp.

  • Chuẩn bị bộ hồ sơ gốc: Hợp đồng, Invoice, Packing List, B/L, C/O, giấy phép/chứng nhận chuyên ngành (nếu có).

Luồng đỏ

• Ý nghĩa: Kiểm tra hồ sơ và thực tế hàng hóa (máy soi/kiểm thủ công).

• Việc cần làm:

  • Phối hợp forwarder đăng ký kiểm hóa, chốt thời gian với chi cục.

  • Bố trí container/lô hàng đến khu vực kiểm hóa; chuẩn bị nhân lực, xe nâng, công cụ mở kiện.

  • Xuất trình hàng theo yêu cầu cán bộ hải quan.

Trạng thái chờ/phê duyệt

• Ý nghĩa: Hệ thống đang xử lý/đang duyệt.

• Việc cần làm: Theo dõi cập nhật; chuẩn bị trước hồ sơ và lịch giao nhận.

Tờ khai bị hủy

• Ý nghĩa: Tờ khai không còn hiệu lực.

• Việc cần làm:

  • Xác định nguyên nhân (quá hạn, sai sót lớn…).

  • Mở tờ khai mới chính xác để không đứt mạch kế hoạch.

Những lỗi thường gặp & cách khắc phục nhanh

1) Sai thông tin đầu vào

• Triệu chứng: Hệ thống không trả dữ liệu.

• Khắc phục: Đối chiếu lại số tờ khai/MST/ngày đăng ký; dùng cơ sở dữ liệu số nội bộ.

2) “Không tìm thấy thông tin tờ khai”

• Nguyên nhân: Nhập sai trang; tờ khai chưa truyền; hệ thống trễ/bảo trì; dữ liệu chưa đồng bộ.

• Khắc phục: Kiểm tra đúng cổng tra cứu; xác nhận tờ khai đã truyền; chờ hệ thống cập nhật; có thể tra mã vạch qua phần mềm nghiệp vụ (ECUS) khi cổng chậm.

3) Không hiểu kết quả trả về

• Khắc phục: Nắm rõ ý nghĩa luồng, hỏi ngay forwarder/đại lý hải quan để chọn phương án xử lý nhanh và rẻ nhất.

PTN Logistics – Dịch vụ hải quan trọn gói, tối ưu chi phí & thời gian

• Khai báo chính xác–nhanh chóng: Giảm sai sót, hạn chế phát sinh.

• Theo dõi trạng thái real-time: Chủ động kế hoạch nhận/giao hàng.

• Xử lý luồng vàng/đỏ: Chuẩn bị hồ sơ, phối hợp kiểm hóa hiện trường, cắt giảm thời gian chờ & phí lưu bãi.

• Tư vấn chiến lược: Lộ trình chứng từ, kịch bản rủi ro cao điểm, thiết kế buffer thời gian.

Để tiết kiệm thời gian và giảm rủi ro, hãy trải nghiệm dịch vụ hải quan PTN Logistics – giải pháp đầu cuối cho mọi lô hàng.

Kết luận

Nắm vững quy trình tra cứu tờ khai hải quan giúp doanh nghiệp kiểm soát thông tin, rút ngắn thời gian thông quan và giảm thiểu rủi ro chi phí. Với các lô hàng phức tạp hoặc vào mùa cao điểm, đồng hành cùng PTN Logistics sẽ giúp bạn đi nhanh hơn, an toàn hơn và tối ưu hơn.

Thông tin liên hệ

• Hotline: 1900 2197 – 0935 333 999

• Email: nam.nguyen@ptnlogistics.com

PTN Logistics – Đối tác tin cậy cho mọi lô hàng xuất nhập khẩu.

>>Xem thêm:

https://ptnlogistics.blogspot.com/2025/09/vai-tro-cua-cang-bien-trong-logistics.html

https://sites.google.com/view/ptn-logistics/blogs/vai-tro-cua-cang-bien

https://creators.spotify.com/pod/profile/ptn-logistics/episodes/Cng-Bin-Trong-Logistics-Ca-Ng-Giao-Thng-V-ng-Lc-Tng-Trng-Ton-Cu-e38e4es