Embedded Files
Đăng ký tờ khai hải quan đúng chuẩn giúp thông quan nhanh, giảm phạt và chi phí. PTN Logistics hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ, thao tác phần mềm, phân luồng và cách tránh lỗi phổ biến.
Tờ khai hải quan là gì và vì sao phải đăng ký?
Tờ khai hải quan là gì và vì sao phải đăng ký?
Tờ khai hải quan là chứng từ pháp lý bắt buộc khi hàng hóa xuất/nhập khẩu, chứa đầy đủ thông tin về chủ hàng, người nhận, mô tả hàng, số lượng, trị giá, mã HS, xuất xứ…. Trong kỷ nguyên khai báo điện tử, đăng ký tờ khai là bước khởi đầu quyết định tính hợp pháp, tốc độ thông quan và chi phí của cả lô hàng.
Vai trò then chốt:
Là căn cứ pháp lý để cơ quan hải quan quyết định thông quan.
Dữ liệu kê khai (mã HS, trị giá, xuất xứ…) là nền tảng xác định thuế và ưu đãi.
Đăng ký chính xác ngay từ đầu giúp tăng cơ hội luồng xanh, rút ngắn lead time, hạn chế rủi ro phạt và phát sinh.
Gợi ý: Doanh nghiệp SME hoặc mới tham gia XNK nên xây checklist nội bộ trước khi truyền tờ khai để giảm lỗi lặp lại.
Thông tin bổ sung: Đăng ký tờ khai hải quan
Nguồn bài viết: https://ptnlogistics.com/dang-ky-to-khai-hai-quan/
Cần chuẩn bị gì trước khi đăng ký tờ khai?
Cần chuẩn bị gì trước khi đăng ký tờ khai?
1) Nền tảng pháp lý & công nghệ
1) Nền tảng pháp lý & công nghệ
Chữ ký số (Token): để ký điện tử tờ khai.
Phần mềm khai báo: ECUS/Thái Sơn… kết nối VNACCS/VCIS.
Tài khoản hệ thống: đăng ký trên Cổng một cửa quốc gia để đồng bộ dữ liệu.
2) Bộ chứng từ chuẩn
2) Bộ chứng từ chuẩn
Commercial Invoice, Packing List.
Vận đơn (B/L hoặc AWB).
Hợp đồng (nếu cần), C/O (nếu xin ưu đãi), Giấy phép/kiểm tra chuyên ngành (nếu thuộc diện).
Catalogue/MSDS (khi điều kiện mặt hàng yêu cầu).
Mẹo: Kiểm tra chéo mô tả hàng – mã HS – trị giá – xuất xứ giữa các chứng từ; lệch nhỏ cũng có thể khiến tờ khai bị yêu cầu sửa đổi/bổ sung (AMA).
Các bước đăng ký tờ khai trên phần mềm (chuẩn thực hành)
Các bước đăng ký tờ khai trên phần mềm (chuẩn thực hành)
Bước 1: Khởi tạo & thông tin chung
Bước 1: Khởi tạo & thông tin chung
Chọn mã loại hình phù hợp (ví dụ: A11/A12 – kinh doanh; E31 – nhập NVL sản xuất XK; E62 – xuất sản phẩm SX-XK; E21/E52 – gia công).
Chọn mã Chi cục Hải quan mở tờ khai, điều kiện giao hàng (Incoterms), đồng tiền.
Bước 2: Nhập liệu theo chứng từ
Bước 2: Nhập liệu theo chứng từ
Từ Invoice: số, ngày, đồng tiền, phương thức thanh toán.
Từ B/L/AWB: số vận đơn, cảng xếp/dỡ, số container (nếu có).
Từ Packing List: số kiện, trọng lượng, thể tích.
Bước 3: Khai chi tiết hàng hóa
Bước 3: Khai chi tiết hàng hóa
Mã HS (đúng 8 số theo quy định), mô tả hàng, lượng – đơn vị, đơn giá, FOB/CIF tùy Incoterms.
Xuất xứ (đối chiếu với C/O nếu xin ưu đãi).
Thuế suất/ưu đãi, phí liên quan (nếu có).
Bước 4: Ký số & truyền tờ khai
Bước 4: Ký số & truyền tờ khai
Dùng Token để ký điện tử → Truyền tờ khai lên hệ thống.
Nhận kết quả phân luồng:
Luồng xanh: nộp thuế/lệ phí (nếu có) → thông quan nhanh.
Luồng vàng: kiểm tra hồ sơ giấy/điện tử.
Luồng đỏ: kiểm tra thực tế hàng; chuẩn bị sẵn phương án phối hợp kho bãi/cảng.
Tip tăng tỷ lệ luồng xanh: mô tả hàng hóa rõ ràng, mã HS phù hợp thực tế, trị giá minh bạch, hồ sơ đồng nhất, đính kèm đủ tài liệu nếu mặt hàng nhạy cảm.
Phân loại tờ khai theo mục đích sử dụng (chọn đúng để tránh phạt)
Phân loại tờ khai theo mục đích sử dụng (chọn đúng để tránh phạt)
Kinh doanh: A11 (nhập), A12 (xuất) – hàng tiêu dùng/kinh doanh thông thường.
Sản xuất xuất khẩu: E31 (nhập NVL SX-XK), E62 (xuất thành phẩm) – yêu cầu quản lý định mức – quyết toán.
Gia công: E21 (nhập nguyên liệu), E52 (xuất thành phẩm) – cần hợp đồng gia công, định mức, báo cáo quyết toán.
Lưu ý: Đăng ký sai loại hình có thể dẫn đến từ chối thông quan hoặc xử phạt. Kiểm tra trước khi truyền.
Những lỗi phổ biến khi đăng ký tờ khai & cách tránh
Những lỗi phổ biến khi đăng ký tờ khai & cách tránh
1) Sai mã HS / mô tả không khớp
1) Sai mã HS / mô tả không khớp
Hậu quả: sai thuế, bị giữ hồ sơ, chuyển luồng.
Cách tránh: tra cứu nhiều nguồn, đối chiếu tiêu chí kỹ thuật; thống nhất mô tả giữa Invoice–PL–B/L.
2) Sai trị giá tính thuế / điều kiện Incoterms
2) Sai trị giá tính thuế / điều kiện Incoterms
Hậu quả: truy thu/hoàn thuế, chậm thông quan.
Cách tránh: tính đúng FOB/CFR/CIF; bổ sung/khấu trừ chi phí theo quy định; kèm chứng cứ (hợp đồng, báo giá, cước, bảo hiểm).
3) Sai loại hình/chi cục
3) Sai loại hình/chi cục
Hậu quả: phải hủy/sửa tờ khai, mất slot giao nhận.
Cách tránh: mapping loại hình theo mặt hàng – dòng chảy; kiểm địa bàn quản lý trước khi tạo tờ khai.
4) Thiếu/không đồng bộ chứng từ ưu đãi (C/O)
4) Thiếu/không đồng bộ chứng từ ưu đãi (C/O)
Hậu quả: không được hưởng ưu đãi, phải nộp bổ sung.
Cách tránh: kiểm tiêu chí xuất xứ, thời hạn, form đúng hiệp định; mô tả – số lượng – HS khớp với tờ khai.
5) Lỗi hệ thống & đồng bộ dữ liệu
5) Lỗi hệ thống & đồng bộ dữ liệu
Hậu quả: trì hoãn phân luồng, không lấy được mã vạch giám sát.
Cách tránh: dự phòng ECUS5 khi PUS1 chậm; lưu ảnh màn hình lỗi, liên hệ chi cục/IT khi quá SLA.
Checklist “trước khi bấm truyền” (in và dán ngay bàn khai báo)
Checklist “trước khi bấm truyền” (in và dán ngay bàn khai báo)
Loại hình – Chi cục đúng thực tế dòng hàng.
Mô tả – HS – đơn vị tính khớp Invoice/PL/thực tế.
Trị giá – Incoterms tính đúng, đủ chứng từ cước/bảo hiểm (nếu có).
Xuất xứ – C/O: tiêu chí, form, hiệu lực, số lượng phù hợp.
Thuế – ưu đãi kiểm tra lần cuối.
Token hoạt động, đường truyền ổn định.
Lưu file XML/PDF & biên nhận để truy vết.
Khi nào nên dùng dịch vụ khai báo hải quan?
Khi nào nên dùng dịch vụ khai báo hải quan?
Doanh nghiệp mới, sản phẩm nhiều mã HS, hoặc có điều kiện chuyên ngành.
Lô hàng giá trị cao, chịu rủi ro thuế/kiểm tra thực tế.
Nhu cầu lead time gấp, thiếu nhân sự khai báo có kinh nghiệm.
Lợi ích: giảm sai sót, tối ưu thuế/ưu đãi, tăng khả năng luồng xanh, giữ tiến độ giao hàng.
Dịch vụ đăng ký tờ khai hải quan từ PTN Logistics
Dịch vụ đăng ký tờ khai hải quan từ PTN Logistics
Rà soát hồ sơ đầu vào; chuẩn hóa mô tả – HS – trị giá – xuất xứ.
Thiết lập quy trình khai báo đồng bộ (VNACCS/VCIS), theo dõi phân luồng – nộp thuế – thông quan.
Tư vấn loại hình (A11/A12/E31/E62/E21/E52), định mức – quyết toán cho SX-XK/gia công.
Phương án dự phòng khi hệ thống lỗi; phối hợp cảng/ICD/đội hiện trường để giữ tiến độ.
Cần thông quan nhanh & chuẩn ngay từ đầu? PTN Logistics đồng hành cùng bạn tối ưu thời gian và chi phí.
Kết luận
Kết luận
Đăng ký tờ khai hải quan không chỉ là thủ tục, mà là điểm chạm quyết định của cả chuỗi logistics. Chuẩn bị hồ sơ kỹ, chọn đúng loại hình, nhập liệu chuẩn – đủ – khớp, và nắm thao tác phần mềm sẽ giúp bạn tăng cơ hội luồng xanh, thông quan nhanh – gọn – đúng luật. Khi cần, hãy dùng dịch vụ chuyên nghiệp để tập trung vào vận hành cốt lõi mà vẫn đảm bảo tiến độ.
Liên hệ PTN Logistics
Hotline: 1900 2197 – 0935 333 999
Email: nam.nguyen@ptnlogistics.com
>>Xem thêm:
https://ptnlogistics.blogspot.com/2025/09/tuyen-duong-giao-thong-bien-huyet-mach-viet-nam.html
https://sites.google.com/view/ptn-logistics/blogs/tuyen-duong-giao-thong-bien-huyet-mach
Page updated
Google Sites
Report abuse