Embedded Files
PO là gì (Purchase Order)? Hướng dẫn cấu trúc, vai trò, quy trình lập & kiểm tra PO chuẩn trong thương mại quốc tế. Tránh chậm tiến độ, vướng hải quan và tranh chấp thanh toán cùng PTN Logistics.
PO Là Gì Trong Thương Mại Quốc Tế?
PO Là Gì Trong Thương Mại Quốc Tế?
PO (Purchase Order) – Đơn đặt hàng do Buyer phát hành cho Seller để xác nhận nhu cầu mua hàng hóa/dịch vụ. Về bản chất, PO là đề nghị mua; chỉ khi Seller chấp nhận (ký xác nhận/gửi Sales Order/bắt đầu thực hiện) thì PO trở thành ràng buộc pháp lý tương tự hợp đồng.
Trong chuỗi cung ứng, PO là “điểm khởi phát” dữ liệu cho hợp đồng, Invoice, Packing List, booking vận chuyển và thanh toán.
Khác Nhau Giữa PO & Hợp Đồng Mua Bán
Khác Nhau Giữa PO & Hợp Đồng Mua Bán
PO: phát sinh từ Buyer; trở nên ràng buộc khi Seller chấp nhận.
Hợp đồng (Sales Contract): văn bản thỏa thuận song phương với điều khoản chi tiết (chất lượng, bảo hành, giải quyết tranh chấp…).
Thực tiễn: Nhiều doanh nghiệp dùng PO + điều khoản chuẩn (Terms & Conditions) thay cho hợp đồng riêng lẻ với đơn hàng giá trị nhỏ/trung bình.
Thông tin bổ sung: PO là gì
Nguồn bài viết: https://ptnlogistics.com/po-la-gi/
Cấu Trúc Một PO Chuẩn Gồm Những Gì?
Cấu Trúc Một PO Chuẩn Gồm Những Gì?
1) Thông Tin Bắt Buộc
1) Thông Tin Bắt Buộc
PO Number, ngày phát hành.
Buyer/Seller: tên pháp lý, địa chỉ, MST/VAT, người liên hệ.
Mô tả hàng hóa: mã hàng (SKU/Part No.), tên, quy cách, tiêu chuẩn chất lượng.
Số lượng, đơn giá, tiền tệ, tổng giá trị.
Incoterms 2020 (FOB/CIF/DDP… + địa điểm), điều kiện giao hàng.
Địa điểm giao/nhận, ETD/ETA dự kiến.
2) Điều Khoản Bổ Sung Nên Có
2) Điều Khoản Bổ Sung Nên Có
Thanh toán: T/T (đặt cọc/balance), L/C (loại, thời hạn, chứng từ bắt buộc).
Dung sai số lượng/giá (±%), bao bì/nhãn mác, shipping marks.
Chứng từ: CO, CQ, COA, MSDS/SDS (nếu có), C/O (mẫu), chứng thư kiểm định.
Tiêu chuẩn kiểm tra (AQL/inspection), phạt chậm giao, bảo hành, force majeure.
Phiên bản PO/Log chỉnh sửa (Revision) để truy vết thay đổi.
Vai Trò Của PO Trong XNK & Logistics
Vai Trò Của PO Trong XNK & Logistics
Nguồn Dữ Liệu Gốc Cho Bộ Chứng Từ
Nguồn Dữ Liệu Gốc Cho Bộ Chứng Từ
Từ PO suy ra Invoice, Packing List, Booking Note. Sai sót ở PO dễ nhân bản sang toàn bộ bộ hồ sơ.
Căn Cứ Kiểm Tra Khi Giao Nhận
Căn Cứ Kiểm Tra Khi Giao Nhận
Kho vận đối chiếu số lượng, quy cách, chất lượng theo PO → là bằng chứng khi phát sinh chênh lệch/đổi trả.
Nền Tảng Cho Thanh Toán
Nền Tảng Cho Thanh Toán
L/C: điều khoản L/C thường “soi” chặt mô tả hàng – số lượng – giá khớp PO/Invoice.
T/T: PO là tham chiếu khi ứng tiền, nghiệm thu và đối soát công nợ.
Quy Trình Tạo & Kiểm Tra PO (Checklist 7 Bước)
Quy Trình Tạo & Kiểm Tra PO (Checklist 7 Bước)
Xác nhận yêu cầu nội bộ (PR, forecast, ngân sách, lead time).
Chọn Incoterms & điều kiện thanh toán phù hợp (chi phí/risks).
Soạn PO: điền đầy đủ trường bắt buộc + điều khoản bổ sung.
Rà soát kỹ: SKU, mô tả, đơn vị tính, tiền tệ, dung sai, chứng từ bắt buộc.
Gửi Seller và nhận chấp nhận (ký/Seal/Sales Order).
Đồng bộ PO vào ERP/SCM; chia sẻ cho forwarder, ngân hàng, đại lý hải quan.
Quản lý phiên bản: mọi thay đổi → tạo PO Revision và lưu vết.
Mẹo: Luôn đính kèm Spec Sheet, ảnh nhãn/bao bì và yêu cầu chứng từ (COA/MSDS nếu có) ngay trong PO để tránh “mất chuẩn” về sau.
Hậu Quả Khi PO Sai (Cần Tránh)
Hậu Quả Khi PO Sai (Cần Tránh)
Chậm logistics: booking nhầm, cut-off trễ, lưu bãi/lưu container.
Vướng hải quan: mô tả hàng/HS không khớp bộ chứng từ → bị hỏi/bổ sung.
Rủi ro thanh toán: lệch mô tả/giá so với PO → discrepancy L/C, chậm giải ngân.
Tranh chấp chất lượng: thiếu tiêu chuẩn rõ ràng → khó khiếu nại.
PO Trong Chuỗi Cung Ứng Toàn Cầu
PO Trong Chuỗi Cung Ứng Toàn Cầu
Kết nối các bên: nhà cung cấp ↔ forwarder ↔ ngân hàng ↔ đại lý hải quan.
Tích hợp số: PO là dữ liệu vào ERP/SCM (kế hoạch sản xuất, tồn kho, dòng tiền).
Minh bạch & truy xuất: theo dõi tiến độ qua PO Number từ xác nhận đến giao nhận, hỗ trợ kiểm toán/tuân thủ.
Mẹo Tối Ưu PO (Dùng Ngay)
Mẹo Tối Ưu PO (Dùng Ngay)
Chuẩn hóa SKU + đơn vị tính (PCS/SET/KG) và danh mục mô tả ngắn gọn – nhất quán.
Ghi rõ tiêu chuẩn chất lượng (ASTM/ISO/EN, nếu có) và AQL kiểm tra.
Ấn định Incoterms + địa điểm cụ thể (ví dụ: FOB Hai Phong Port, VN).
Chốt tiền tệ, Incoterms, thuế/fee included/excluded để tránh hiểu nhầm.
Yêu cầu bộ chứng từ ngay trong PO (COA, MSDS, C/O form, chứng thư).
Thiết lập SLA & penalty cho chậm giao/hàng lỗi.
Sử dụng Revision Log: PO-001 v1.0 → v1.1 (đổi ETD), v1.2 (điều chỉnh qty…).
Mẫu PO Rút Gọn (Bạn Có Thể Dán Lên Google Site)
Mẫu PO Rút Gọn (Bạn Có Thể Dán Lên Google Site)
PO No.: PO-2025-001 | Date: 04/10/2025
Buyer: PTN Logistics Co., Ltd. (Tax ID …)
Seller: [Tên nhà cung cấp] (Tax ID …)
Ship Term (Incoterms 2020): FOB Hai Phong Port, VN
Payment: T/T 30% deposit, 70% against CI/PL/B/L; hoặc L/C at sight
Items:
SKU: ABC-001 | Desc: [Tên hàng/Quy cách/Standard] | Qty: 1,000 PCS | Unit Price: USD 2.50 | Amount: USD 2,500
Total: USD 2,500 (Currency: USD)
Packaging/Label: Export carton; shipping marks theo file đính kèm
Docs Required: CI, PL, B/L, COA, (nếu hóa chất: MSDS/SDS), C/O form …
Quality/Inspection: AQL 2.5/4.0; third-party pre-shipment if requested
Delivery: ETD 25/10/2025 | Place of delivery: Hai Phong Port
Penalty: 0.1%/ngày (max 5%) nếu chậm giao do Seller
Warranty/After-sales: …
Special terms: …
Authorized signature (Seller): … | Accepted by (Buyer): …
FAQ (Tối Ưu SEO)
FAQ (Tối Ưu SEO)
PO là gì và khi nào có hiệu lực?
Là đơn đặt hàng của Buyer; có hiệu lực khi Seller chấp nhận (ký xác nhận/Sales Order/bắt đầu thực hiện).
Khác nhau giữa PO và SO?
PO do Buyer phát hành; SO (Sales Order) do Seller xác nhận, phản hồi nội dung PO.
Có thể hủy PO không?
Theo điều khoản trong PO/hợp đồng. Nếu Seller đã chấp nhận/đang sản xuất, thường phải thương lượng/đền bù.
PO điện tử (EDI) có giá trị pháp lý?
Có, nếu đáp ứng quy định pháp luật sở tại/và điều khoản hai bên; thực tế phổ biến trong ERP/SCM.
PO nên ghi Incoterms thế nào?
Ghi Incoterms 2020 + địa điểm cụ thể (ví dụ: CIF Los Angeles, USA) để xác định rõ chi phí & rủi ro.
Kết Luận & CTA
Kết Luận & CTA
PO là nền tảng bảo đảm minh bạch, đúng tiến độ và an toàn pháp lý cho mọi giao dịch XNK. Soạn PO chuẩn ngay từ đầu sẽ giúp bạn tránh chậm trễ, giữ dòng tiền, và giảm tranh chấp.
👉 Cần mẫu PO chuẩn hóa theo ngành hoặc muốn rà soát PO trước khi phát hành? Liên hệ PTN Logistics để được tư vấn 1–1 miễn phí.
Thông Tin Liên Hệ PTN Logistics
Thông Tin Liên Hệ PTN Logistics
📞 Hotline: 1900 2197 – 0935 333 999
📧 Email: nam.nguyen@ptnlogistics.com
🌐 Website: PTN Logistics
>>Xem thêm:
https://ptnlogistics.blogspot.com/2025/10/coa-la-gi-ptn.html
Page updated
Google Sites
Report abuse