Proforma Invoice Là Gì? Hướng Dẫn Chi Tiết Từ PTN Logistics

Tìm hiểu Proforma Invoice là gì, vai trò trong giao dịch quốc tế, sự khác biệt với Commercial Invoice và cách lập mẫu Proforma Invoice chuẩn quốc tế.

Proforma Invoice Là Gì? Cốt Lõi Của Giao Dịch Quốc Tế

Proforma Invoice (Hóa đơn chiếu lệ) là một trong những chứng từ đầu tiên trong giao dịch xuất nhập khẩu. Đây là bản chào hàng chính thức do người bán phát hành, ghi rõ các điều kiện giao dịch cơ bản như:

• Tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng trị giá

• Điều kiện giao hàng theo Incoterms

• Phương thức thanh toán quốc tế (L/C, T/T, D/P...)

• Thời gian giao hàng dự kiến

• Thông tin người mua – người bán

👉 Điểm quan trọng: Proforma Invoice không phải hóa đơn thanh toán và không có giá trị pháp lý như Commercial Invoice. Thay vào đó, nó là bước khởi đầu, giúp hai bên thống nhất điều kiện cơ bản trước khi ký hợp đồng.

Thông tin bổ sung: Proforma invoice là gì

Nguồn bài viết: https://ptnlogistics.com/proforma-invoice-la-gi/

Vì Sao Cần Sử Dụng Proforma Invoice?

Nhiều doanh nghiệp thắc mắc: Proforma Invoice có thực sự cần thiết không? Câu trả lời là có, bởi nó mang lại nhiều lợi ích:

• ✅ Xác lập sự đồng thuận ban đầu: Giúp hai bên thống nhất điều kiện giao dịch, tránh hiểu lầm.

• ✅ Là căn cứ xin giấy phép nhập khẩu hoặc mở L/C: Một số ngành bắt buộc cần chứng từ này trong hồ sơ hải quan và ngân hàng.

• ✅ Quản trị dòng tiền & dự toán chi phí: Giúp người mua dự báo trước chi phí logistics, thuế, phí.

• ✅ Thể hiện sự chuyên nghiệp: Một Proforma Invoice chuẩn chỉnh giúp tăng độ tin cậy với đối tác quốc tế.

Nội Dung Bắt Buộc Của Mẫu Proforma Invoice

Một Proforma Invoice đúng chuẩn cần có:

• Tiêu đề rõ ràng: “PROFORMA INVOICE”

• Số hóa đơn, ngày phát hành

• Thông tin người bán & người mua (tên, địa chỉ, MST, liên hệ)

• Mô tả hàng hóa: tên, quy cách, HS Code, xuất xứ

• Số lượng, đơn giá, tổng trị giá

• Điều kiện giao hàng (FOB, CIF, EXW...)

• Phương thức thanh toán (L/C, T/T...)

• Thời gian giao hàng dự kiến

• Chữ ký người đại diện, con dấu (nếu có)

👉 PTN Logistics cung cấp mẫu Proforma Invoice song ngữ Việt – Anh theo chuẩn quốc tế, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tránh sai sót.

Phân Biệt Proforma Invoice Và Commercial Invoice

Rất nhiều doanh nghiệp nhầm lẫn giữa hai loại hóa đơn này.

Tiêu chí

Proforma Invoice

Commercial Invoice

Mục đích

Báo giá, xác nhận sơ bộ

Hóa đơn thương mại chính thức

Phát hành khi

Trước khi ký hợp đồng

Sau khi giao hàng

Giá trị pháp lý

Không có

Có giá trị pháp lý

Khai hải quan

Không dùng được

Bắt buộc

Mở L/C

Có thể dùng

Không phù hợp

Chữ ký, con dấu

Không bắt buộc

Bắt buộc

👉 Doanh nghiệp cần xác định đúng loại chứng từ để tránh chậm trễ thông quan hoặc bị từ chối thanh toán.

Những Lỗi Thường Gặp Khi Lập Proforma Invoice

• ❌ Sai thông tin hàng hóa, mô tả không khớp

• ❌ Khai nhầm mã HS Code

• ❌ Thiếu điều kiện giao hàng (Incoterms)

• ❌ Không có chữ ký, dấu công ty → dễ bị từ chối bởi ngân hàng

• ❌ Nhầm lẫn với Commercial Invoice trong hồ sơ hải quan

Cách khắc phục:

• Đối chiếu chặt chẽ với hợp đồng thương mại

• Sử dụng mẫu cập nhật mới nhất theo chuẩn hải quan & ngân hàng

• Nhờ dịch vụ hải quan chuyên nghiệp như PTN Logistics kiểm tra trước khi phát hành

Ứng Dụng Thực Tế Của Proforma Invoice

• Ngành máy móc – thiết bị: Hồ sơ xin giấy phép nhập khẩu, tạm nhập tái xuất

• Ngành thực phẩm – mỹ phẩm: Công bố sản phẩm, kiểm dịch, kiểm tra chất lượng

• Ngành nông sản – thủy sản: Xác nhận giá chào hàng, lập hợp đồng, tính thuế

PTN Logistics – Dịch Vụ Chứng Từ Quốc Tế Trọn Gói

Chúng tôi hỗ trợ doanh nghiệp từ soạn thảo, dịch thuật, đến xử lý hồ sơ với dịch vụ chuyên nghiệp:

• 📝 Lập mẫu Proforma Invoice chuẩn quốc tế

• 🌍 Dịch thuật song ngữ Việt – Anh

• 📑 Tư vấn điều kiện Incoterms phù hợp

• 📦 Hỗ trợ mở L/C, xin giấy phép nhập khẩu

• 📊 Kiểm tra chứng từ trước khi phát hành

👉 Với hơn 15 năm kinh nghiệm trong logistics, PTN Logistics là đối tác tin cậy cho mọi doanh nghiệp xuất nhập khẩu.

Cập Nhật Chính Sách Mới 2025

Theo hướng dẫn từ Tổng cục Hải quan Việt Nam (Công văn 1243/TCHQ-GSQL), từ năm 2025:

• Proforma Invoice cần ghi rõ số đăng ký kinh doanh, MST và số lượng cụ thể theo Incoterms.

• Việc dùng mẫu cũ, thiếu thông tin có thể bị trả hồ sơ hoặc kéo dài thông quan.

Kết Luận

Qua bài viết, bạn đã hiểu Proforma Invoice là gì, tại sao quan trọng và cách sử dụng đúng chuẩn. Đây không chỉ là chứng từ mang tính hình thức, mà còn là chìa khóa quản trị giao dịch quốc tế minh bạch, an toàn.

👉 Đừng để những sai sót nhỏ làm gián đoạn cả chuỗi cung ứng. Hãy để PTN Logistics đồng hành cùng bạn!

Liên Hệ Ngay Với PTN Logistics

• 📞 Hotline: 1900 2197 – 0935 333 999

• 📧 Email: nam.nguyen@ptnlogistics.com

PTN Logistics – Giải pháp chứng từ quốc tế trọn gói, nhanh chóng và chuyên nghiệp.

>>Xem thêm:

https://ptnlogistics.blogspot.com/2025/09/quy-trinh-kiem-hoa-luong-do.html

https://sites.google.com/view/ptn-logistics/blogs/quy-trinh-kiem-hoa-luong-do

https://creators.spotify.com/pod/profile/ptn-logistics/episodes/Quy-Trnh-Kim-Ha-Lung--Gii-Php-Ton-Din-Cng-PTN-Logistics-e38ufma