In tờ khai hải quan: Quy định, phân loại và lưu ý quan trọng

Trong quy trình thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu, bước in tờ khai hải quan đóng vai trò then chốt để doanh nghiệp lưu trữ hồ sơ và làm việc với các bên liên quan như cảng, kho bãi hoặc cơ quan thuế. Dù hiện nay hầu hết quy trình đã được số hóa qua hệ thống VNACCS/VCIS, việc hiểu rõ các loại tờ khai và cách in ấn đúng quy chuẩn vẫn là điều bắt buộc đối với nhân viên logistics.

1. Tờ khai hải quan là gì và tại sao cần phải in?

Tờ khai hải quan là văn bản mà chủ hàng phải kê khai về lô hàng (số lượng, loại hàng, trị giá, mã HS...) để cơ quan hải quan kiểm soát. Việc thực hiện in tờ khai hải quan giúp doanh nghiệp:

• Làm thủ tục tại cảng/kho: Xuất trình cho cán bộ giám sát để lấy hàng hoặc hạ hàng.

• Lưu trữ hồ sơ kế toán: Phục vụ việc quyết toán thuế và hoàn thuế sau này.

• Chứng minh nguồn gốc hàng hóa: Khi vận chuyển trên đường, nếu bị lực lượng quản lý thị trường kiểm tra.

2. Phân loại các bản in tờ khai hải quan phổ biến

Thông thường, doanh nghiệp sẽ cần in các loại sau:

• Tờ khai nháp (Draft): Dùng để kiểm tra thông tin trước khi truyền chính thức.

• Tờ khai thông quan (Tờ khai chính thức): Sau khi đã được hệ thống cấp số và phân luồng (Xanh, Vàng, Đỏ).

• Danh sách mã vạch (Container/Kiện hàng): Đi kèm với tờ khai để quét mã tại cổng cảng.

3. Hướng dẫn cách in tờ khai hải quan từ phần mềm ECUS/VinaCSS

Để in tờ khai, bạn cần thực hiện các bước:

• Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm khai báo hải quan (thường là ECUS5-VNACCS).

• Bước 2: Chọn tờ khai cần in trong danh sách "Quản lý tờ khai".

• Bước 3: Nhấn vào biểu tượng máy in hoặc phím tắt F2. Lưu ý chọn đúng định dạng in (theo thông tư 38 hoặc 39).

• Bước 4: Xuất file PDF hoặc in trực tiếp ra giấy A4.

4. Những lưu ý quan trọng khi in tờ khai

• Độ rõ nét: Các mã vạch và số tờ khai phải rõ ràng để máy quét có thể đọc được.

• Số trang: Phải in đầy đủ tất cả các trang của tờ khai, không được thiếu trang phụ lục hàng hóa.

• Chữ ký và đóng dấu: Đối với một số trường hợp đặc biệt hoặc theo yêu cầu của ngân hàng khi thanh toán quốc tế, tờ khai cần có dấu mộc của doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp của bạn gặp khó khăn trong quá trình khai báo hoặc muốn tối ưu thời gian, hãy tham khảo dịch vụ hải quan chuyên nghiệp để đảm bảo mọi chứng từ đều chuẩn chỉnh.

Kết luận: Việc in ấn tờ khai tưởng chừng đơn giản nhưng lại đòi hỏi sự cẩn thận. Hiểu rõ các quy định sẽ giúp bạn tránh được những rắc rối không đáng có tại cửa khẩu.