Invoice Là Gì? Hiểu Đúng Hóa Đơn Trong Xuất Nhập Khẩu & Cách Kiểm Soát Hiệu Quả

Invoice không chỉ là “chứng từ thanh toán” mà còn là nền tảng pháp lý của mọi lô hàng XNK: quyết định trị giá tính thuế, thông quan, thanh toán quốc tế và quản trị rủi ro. Bài viết này của PTN Logistics giúp bạn nắm rõ khái niệm, phân biệt Commercial Invoice và Tax Invoice, cách đọc – kiểm soát – chuẩn hóa invoice để tiết kiệm thời gian và chi phí.

Invoice Là Gì? Khái Niệm & Bản Chất Pháp Lý

Commercial Invoice (CI) là hóa đơn thương mại do người bán phát hành cho người mua trong giao dịch quốc tế. CI thể hiện giá trị hàng hóa, điều kiện giao dịch và là căn cứ pháp lý để:

• Mở tờ khai hải quan, tính thuế nhập khẩu/VAT.

• Đối chiếu với Packing List, B/L, C/O.

• Thực hiện thanh toán quốc tế (T/T, L/C, D/P).

• Bảo vệ quyền lợi khi phát sinh tranh chấp/kiểm tra sau thông quan.

Thông tin bổ sung: Invoice là gì

Nguồn bài viết: https://ptnlogistics.com/invoice-la-gi/

Invoice Dưới Góc Nhìn Logistics (Nội dung bắt buộc nên có)

• Thông tin người bán/người mua (địa chỉ, liên hệ).

• Mô tả hàng hóa chi tiết, HS code dự kiến.

• Đơn vị tính, số lượng, đơn giá, tổng trị giá.

• Incoterms® 2020 (FOB/CIF/CIP/DAP…), địa điểm cụ thể.

• Đồng tiền thanh toán, điều kiện thanh toán.

• Ngày phát hành, số invoice độc nhất.

• Cảng/xuất xứ hàng hóa (phù hợp C/O nếu áp dụng).

Tip: Mô tả ngắn gọn nhưng đủ chi tiết để khỏi nhầm HS, hạn chế truy thu/kiểm hóa.

Tax Invoice Là Gì? Khác Gì Với Commercial Invoice?

Tax Invoice (Hóa đơn GTGT “hóa đơn đỏ”): chứng từ nội địa dùng để kê khai & khấu trừ VAT theo quy định thuế Việt Nam.
Commercial Invoice: dùng cho giao dịch quốc tế và thông quan.

Tiêu chí

Commercial Invoice

Tax Invoice (VAT)

Mục đích

Thanh toán quốc tế, thông quan

Kê khai/khấu trừ thuế nội địa

Phạm vi

Quốc tế

Nội địa Việt Nam

Bên phát hành

Người bán (thường là nước ngoài)

Doanh nghiệp Việt Nam

Liên quan hải quan

Bắt buộc khi XNK

Không bắt buộc trong XNK

Thuế GTGT hiển thị

Không

Bắt buộc hiển thị

Ứng dụng thực tiễn:

• Nhập khẩu hàng hóa: dùng Commercial Invoice để mở tờ khai; khi bán

• Dịch vụ logistics (lưu kho, vận chuyển nội địa…): nhà cung cấp dịch vụ tại VN xuất Tax Invoice.

Vai Trò Của Invoice Trong Bộ Chứng Từ XNK

• Tờ khai hải quan: căn cứ trị giá, mã HS, thuế.

• Packing List: số lượng, quy cách trùng khớp invoice.

• B/L/AWB: shipper/consignee, ngày tàu/chuyến bay phù hợp CI.

• C/O: xuất xứ khớp với thông tin trên CI.

Sai lệch nhỏ giữa CI và các chứng từ trên có thể khiến lô hàng bị trì hoãn hoặc ấn định thuế.

Các Loại Invoice Phổ Biến

• Proforma Invoice (PI): báo giá/dự thảo trước giao dịch; dùng xin giấy phép, mở L/C, dự toán chi phí.

• Commercial Invoice (CI): hóa đơn chính thức để thanh toán & thông quan.

• Debit/Credit Note: điều chỉnh tăng/giảm giá trị sau khi phát hành CI.

• (Tùy trường hợp) Consular/Customs Invoice: theo yêu cầu đặc thù của một số nước.

Checklist 12 Mục Trước Khi Phát Hành Invoice

1. Số invoice độc nhất, có ngày phát hành.

2. Tên/địa chỉ người bán – người mua (đầy đủ)

3. Mô tả hàng rõ ràng, tham chiếu HS code.

4. Số lượng, đơn vị, đơn giá và tổng trị giá.

5. Đồng tiền thanh toán (USD/EUR/VND…).

6. Incoterms® 2020 + địa điểm (ví dụ: CIP Hamburg).

7. Điều kiện thanh toán (T/T 100%, L/C at sight…).

8. Cảng/xuất xứ phù hợp C/O (nếu dùng ưu đãi FTA).

9. Điều kiện đóng gói, marks & numbers (nếu cần).

10. Tham chiếu Hợp đồng/PO.

11. Chữ ký/người có thẩm quyền (khi buyer yêu cầu).

12. Soát khớp với PL, B/L, C/O trước khi gửi.

Lỗi Thường Gặp Khiến Invoice Bị Từ Chối/Trì Hoãn

• Mô tả hàng mơ hồ → dễ áp lại HS/giá.

• Thiếu/ghi sai Incoterms & địa điểm → hiểu nhầm chi phí chịu thuế.

• Trùng số invoice giữa nhiều lô.

• Sai nước xuất xứ → không hưởng ưu đãi FTA.

• Chênh lệch trị giá giữa CI – PL – B/L – Tờ khai.

Kinh nghiệm PTN: Khóa mẫu CI chuẩn theo ngành hàng + SOP rà soát 2 lớp trước manifest/cut-off.

Mẫu Cấu Trúc Commercial Invoice (Gợi Ý)

• Seller/Exporter: …

• Buyer/Consignee: …

• Invoice No.: … | Date: …

• Contract/PO: … | Payment: T/T … / L/C …

• Incoterms® 2020 + Place: (FOB Hai Phong / CIP Hamburg / DAP Paris…)

• Goods Description (model/spec), HS code

• Qty | UoM | Unit Price | Amount | Currency

• Total Amount: … (in words: …)

• Country of Origin: … | Port of Loading/Discharge: …

• Packaging/Marks: …

• Authorized Signature (if required)

Tải template: sao chép khung trên vào Google Sheets/Docs để dùng như mẫu CI tiêu chuẩn.

Quy Trình Kiểm Soát Invoice (Khuyến Nghị Thực Thi)

1. Nhập dữ liệu chuẩn hóa (catalog/HS/đơn giá theo PO).

2. Soát chéo CI – PL – B/L – C/O trước cut-off.

3. Lock version gửi buyer & forwarder; hạn chế amend.

4. Lưu vết & số hóa hồ sơ phục vụ hậu kiểm/hoàn thuế.

Dịch Vụ Xử Lý Invoice & Chứng Từ Tại PTN Logistics

• Tư vấn lập CI phù hợp Incoterms, thị trường nhập khẩu.

• Rà soát & chỉnh sửa CI/PL trước thông quan, giảm rủi ro ấn định.

• Hỗ trợ Tax Invoice cho giao dịch dịch vụ nội địa.

• Chuẩn hóa bộ hồ sơ: CI, PL, C/O, B/L/AWB, chứng từ kiểm tra chuyên ngành.

• Đồng hành hậu kiểm – hoàn thuế, tư vấn HS/FTA để tối ưu chi phí.

CTA: Gửi mẫu CI hiện tại + mô tả hàng/HS → PTN Logistics soát lỗi & đề xuất tối ưu miễn phí.
☎ 1900 2197 – 0935 333 999 | ✉ nam.nguyen@ptnlogistics.com

FAQ – Câu Hỏi Thường Gặp

1) PI & CI khác nhau thế nào?
PI là dự thảo/báo giá; CI là hóa đơn chính thức để thanh toán & thông quan.

2) Có bắt buộc ghi HS code trên CI không?
Nên ghi để thống nhất trị giá/thuế, giảm rủi ro áp lại HS; một số nước yêu cầu.

3) Incoterms ghi thế nào cho đúng?
Ghi quy tắc + địa điểm + Incoterms® 2020 (vd: CIP Hamburg – Incoterms® 2020).

4) Khi nào cần Debit/Credit Note?
Khi phát sinh điều chỉnh tăng/giảm trị giá sau khi đã phát hành CI.

5) CI có cần dấu/ ký không?
Tùy yêu cầu buyer/cơ quan nhập khẩu; nên chuẩn bị bản ký số/scanned khi cần.

Thông Tin Liên Hệ PTN Logistics

• 📞 1900 2197 – 0935 333 999

• 📧 nam.nguyen@ptnlogistics.com

>>Xem thêm:

https://ptnlogistics.blogspot.com/2025/09/phi-uy-thac-xuat-khau.html

https://sites.google.com/view/ptn-logistics/blogs/phi-uy-thac-xuat-khau

https://open.spotify.com/episode/25dUDrCbLn9Zedcg7LYQje?si=8S0nPNpOQHqnfCecgx2Aeg