Hàng Tồn Kho Là Gì? Khái Niệm, Phân Loại, KPI & Cách Tối Ưu Cho Doanh Nghiệp XNK

Hàng tồn kho là gì? Hiểu đúng khái niệm, phân loại, KPI (vòng quay, DIO), công thức ROP/EOQ và checklist tối ưu tồn kho cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu.

Giới thiệu về “Hàng tồn kho là gì?”

Trong quản trị chuỗi cung ứng, hàng tồn kho (inventory) không chỉ là tài sản, mà là bộ đệm chiến lược giúp cân bằng cung–cầu, duy trì dịch vụ khách hàng và ổn định sản xuất. Quản lý sai bản chất hoặc mức tồn kho dẫn đến lãng phí chi phí, đóng băng vốn, giảm sức cạnh tranh—đặc biệt trong logistics quốc tế.

Hàng tồn kho là gì trong logistics & SCM?

• Định nghĩa: Hàng tồn kho là toàn bộ vật tư, linh kiện, bán thành phẩm, thành phẩm và hàng đang vận chuyển (in-transit) nằm trong chuỗi cung ứng từ nhà cung cấp → nhà máy → kho → khách hàng.

• Vai trò: Đảm bảo liên tục cung ứng, hấp thụ biến động nhu cầu/lead time, tối ưu chi phí đặt hàng – vận chuyển – lưu kho.

Insight thực hành: Mục tiêu không phải “tồn càng nhiều càng tốt” mà là tồn đúng loại – đúng mức – đúng nơi – đúng thời điểm.

Thông tin bổ sung: Hàng tồn kho là gì

Nguồn bài viết: https://ptnlogistics.com/hang-ton-kho-la-gi/

Thành phần hàng tồn kho trong doanh nghiệp XNK

• Nguyên vật liệu (RM): đầu vào cho sản xuất.

• Bán thành phẩm (WIP): đang trong quy trình gia công/lắp ráp.

• Thành phẩm (FG): đã hoàn thiện, chờ giao hoặc đang vận chuyển quốc tế.

• MRO (vật tư bảo trì – Maintenance, Repair, Operations): dầu mỡ, phụ tùng, vật tư tiêu hao cho vận hành.

• Hàng ký gửi/Consignment: do nhà cung cấp gửi tại kho DN, ghi nhận theo thỏa thuận.

Phân loại hàng tồn kho: theo chu trình & chức năng

A) Theo chu trình sản xuất

Loại

Mô tả

Lưu ý quản trị

RM

Đầu vào sản xuất

Kiểm soát MOQ, thời gian đặt hàng, rủi ro đứt gãy

WIP

Sản phẩm dở dang

Giảm chờ đợi/công đoạn nghẽn để hạ WIP

FG

Thành phẩm bán

Cân đối forecast, tránh lỗi thời/giảm giá trị

B) Theo chức năng chuỗi cung ứng

Loại

Mục đích

Ứng dụng

Safety Stock

Dự phòng biến động nhu cầu/lead time

Thị trường biến động, chuỗi cung ứng dài

Cycle Stock

Đáp ứng nhu cầu trung bình giữa 2 lần đặt hàng

Liên quan EOQ, chi phí đặt hàng

In-Transit

Hàng đang trên đường (sea/air/road/rail)

Tính vào DIO, cần tracking ETA

Anticipation/Seasonal

Dự trữ mùa vụ, khuyến mãi

Lên kế hoạch từ sớm để tối ưu cước

KPI cốt lõi để “đo sức khỏe” tồn kho

KPI

Công thức

Ý nghĩa & ngưỡng tham khảo

Vòng quay tồn kho (Inventory Turnover)

COGS / Tồn kho bình quân

Cao → quay nhanh, ít vốn đọng; quá cao có thể thiếu hàng

Số ngày tồn kho (DIO)

(Tồn kho bình quân / COGS) × 365

Thấp → gọn nhẹ; so theo ngành & chiến lược dịch vụ

Tỷ lệ hết hàng (Stockout Rate)

Số lần hết hàng / Tổng SKU kỳ

Mục tiêu thấp nhưng không bằng 0 (chi phí cao)

Fill Rate

Đơn vị đáp ứng / Đơn vị đặt

Thể hiện mức dịch vụ với khách hàng

Gợi ý: Theo dõi KPI theo SKU cấp A/B/C (ABC–Pareto) để tập trung nguồn lực đúng chỗ.

Công thức quản trị thực hành (áp dụng nhanh)

• Điểm đặt hàng lại – ROP:
  ROP = Nhu cầu bình quân/ngày × Lead time + Safety Stock

• Safety Stock (nhu cầu biến động):
  SS ≈ Z × σL
  (Z: hệ số mức dịch vụ; σL: độ lệch chuẩn nhu cầu trong lead time)

• EOQ (Economic Order Quantity):
  EOQ = √(2DS/H)
  (D: nhu cầu năm; S: chi phí đặt hàng; H: chi phí lưu kho đơn vị/năm)

Thực chiến XNK: Với lead time quốc tế dài (đường biển), cân nhắc tách lô (sea + air), hoặc VMI/consignment để giảm SS nhưng vẫn đảm bảo dịch vụ.

Chi phí tồn kho: hiểu đúng để tối ưu

• Chi phí đặt hàng/vận chuyển: đặt lệnh, kiểm định, cước vận tải (bao gồm phụ phí THC/BAF/LSS…).

• Chi phí lưu kho: kho bãi, bảo hiểm, thuế, nhân công, chi phí vốn.

• Chi phí rủi ro: hư hỏng, hao hụt, lỗi thời, mất cắp, chênh lệch kiểm kê.

• Chi phí thiếu hàng: mất doanh thu, mất khách, chi phí vận chuyển khẩn (air), phạt hợp đồng.

Mục tiêu tối ưu: Tổng chi phí logistics + Chi phí tồn kho + Chi phí thiếu hàng tối thiểu, không tối thiểu từng khoản riêng lẻ.

Thách thức quản lý tồn kho trong XNK & logistics toàn cầu

• Lead time dài & biến động (tàu trễ, transshipment, thời tiết).

• Biến động nhu cầu & tỷ giá, chính sách thuế/thuế quan.

• Khác biệt quy định hải quan, rủi ro thông quan.

• Độ chính xác dữ liệu (forecast, master data, đơn vị tính).

• Kiểm soát in-transit: dễ “quên” tính vào DIO/ROP, gây lệch kế hoạch.

8 biện pháp tối ưu hàng tồn kho (áp dụng ngay)

1. Phân hạng ABC/XYZ: A–cao giá trị; X–nhu cầu ổn định → ưu tiên độ chính xác & mức dịch vụ.

2. Rolling Forecast theo tuần/tháng + S&OP liên phòng ban.

3. ROP/EOQ ở SKU quan trọng; dùng Min/Max cho SKU biến động thấp.

4. Safety Stock theo rủi ro tuyến vận tải (lead time, cảng ách tắc).

5. Đa phương thức & tách lô (sea + air) cho mặt hàng thời gian nhạy cảm.

6. WMS/TMS & Tracking ETA: đồng bộ in-transit, cảnh báo chậm tàu.

7. Chuẩn hóa đơn vị tính – BOM – định mức để giảm lệch kế hoạch.

8. Chu kỳ kiểm kê (Cycle Count) + root-cause khi chênh lệch.

FAQ – Câu hỏi thường gặp

1) Hàng đang trên đường (in-transit) có tính vào tồn kho?
Có. Nên được phản ánh trong DIO/ROP để tránh đặt thiếu/thừa.

2) Giảm tồn kho có làm tăng rủi ro hết hàng?
Nếu giảm “mù”, có. Giảm có kiểm soát qua ABC/ROP/SS vẫn giữ mức dịch vụ.

3) EOQ có phù hợp hàng mùa vụ?
EOQ chuẩn cho nhu cầu đều. Với mùa vụ, dùng kế hoạch build-ahead + review định kỳ.

Kết luận & CTA

Hàng tồn kho là gì? Là đòn bẩy chiến lược của chuỗi cung ứng. Doanh nghiệp XNK cần định nghĩa đúng – phân loại chuẩn – đo bằng KPI – điều tiết bằng ROP/SS/EOQ để cân bằng dịch vụ – chi phí – vốn.

Cần bộ template tính ROP/SS/EOQ & dashboard KPI theo ABC? PTN Logistics có thể tùy biến theo ngành hàng & lead time tuyến của bạn.

Liên hệ PTN Logistics

• 📞 Hotline: 1900 2197 – 0935 333 999

• 📧 Email: nam.nguyen@ptnlogistics.com

• 🌐 Website: ptnlogistics.com

>>Xem thêm:

https://ptnlogistics.blogspot.com/2025/10/hoa-tieu-la-gi-ptn.html

https://sites.google.com/view/ptn-logistics/blogs/hoa-tieu-la-gi

https://creators.spotify.com/pod/profile/ptn-logistics/episodes/Hoa-Tiu-Hng-Hi-L-G--Vai-Tr--Quy-Trnh--Chi-Ph--PTN-Logistics-Podcast-e39i8ce