Forslag til driftsbudsjett

Endringer i tjenestetilbud

Lisenskostnad portal for Åpne Data

Trondheim kommune og flere andre kommuner har aktiviteter relatert til datasjø, og etablert plattformer for dette. En datasjø er samlinger av ulike datasett som kan brukes av innbyggere og næringsliv for innovasjon, forskning og generell kunnskapsspredning. Trondheim kommunes datasjø har blitt publisert på https://data.trondheim.kommune.no Dette er i tråd med nasjonale føringer og intensjoner om “en digital offentlig sektor” gjennom blant annet “økt deling av data”. Kommunens datasjø kan brukes av alle virksomhetsområder til å publisere offentlige datasett. IT- løsningen har årlige driftskostnader som må dekkes inn. Gevinsten ved tiltaket er at vi etterlever nasjonale føringer og forventninger, legger til rette for tjenesteinnovasjon rundt oss og skaper større åpenhet.

Lisenskostnader plattform og verktøy for datadreven organisasjon

I den vedtatte temaplan for teknologi og modernisering er det beskrevet at vi skal etablere kommunen som en datadreven organisasjon. Dette gjøres for å understøtte tjenesteinnovasjon og organisasjonens evne til å respondere raskere på endringer i behovene, og gi oss et bedre styringsgrunnlag. Det å være datadreven betyr altså at man i større grad enn i dag bruker sammenstillinger av faktagrunnlag fra ulike kilder som grunnlag for beslutninger. I tillegg så har det å være datadreven aspekter av “lærende organisasjon” i seg, gjennom å understøtte kunnskapsdeling og utvikling, mellom ansatte og på tvers i egen organisasjon - og med eksterne aktører. Et eksempel på eksternt samarbeid i denne sammenhengen er Universitetskommunen TRD 3.0.

Etableringen av de nødvendige plattformer finansieres over IT- investering, men det vil i åra som kommer komme til drift-, vedlikehold- og lisenskostnader. Gevinsten ved tiltaket er at vi evner å understøtte en ønsket utvikling av organisasjonen for å møte morgendagens utfordringer.

Stilling Innsyn

I vedtatt HØP 2022-2025 ble budsjettert med en midlertidig ressursøkning for håndtering av økt omfang av innsynskrav i 2022. På grunn av fortsatt høyt volum, samt et sterkt ønske om meroffentlighet foreslår kommunedirektøren at den aktuelle stillingen gjøres permanent.

Nytt saksbehandlingssystem som erstatter ESA

Dagens sak/arkiv system ESA når slutten av sin tekniske levetid i 2023, og må derfor erstattes med en ny løsning. En ny og mer moderne løsning har i tillegg vært etterspurt i organisasjonen i flere år. Det har blitt gjennomført en anskaffelsesprosess, og ny løsning er valgt. Etablering og innføringskostnader finansieres med IT- investeringsmidler, men årlige drift og vedlikeholdskostnader fra 01.01.2023 er høyere for ny løsning enn dagens ESA. Tiltakets størrelse gjenspeiler differansen i driftskostnader for gammel og ny løsning. Gevinsten ved tiltaket, i tillegg til at nødvendig IT- støtte for saksbehandling og arkivering videreføres, er en bedre arbeidshverdag for våre nesten 3000 ansatte som benytter denne løsningen.

Utvidet IT- støtte for rekrutteringsprosess

Kvalitativt gode og effektive rekrutteringsprosesser er viktig for å sikre oss riktig og nok kompetanse. I 2021 gjennomførte kommunen 1766 rekrutteringsprosesser med til sammen 42.578 søkere, og vi ligger så langt på samme nivå i 2022. Vi jobber kontinuerlig med å understøtte disse prosessene ved å utvide og bygge ny funksjonalitet inn i IT- plattformen for rekruttering. Vi jobber også kontinuerlig for å sikre gode integrasjoner med relevante systemer, som f.eks. sak- og arkivsystem. Dette gir en enhetlig tilnærming, god flyt i arbeidsprosessene, og det er en avgjørende støtte til rekrutterende ledere. Det gir også aktuelle kandidater et profesjonelt og forutsigbart inntrykk av kommunen. Den utvidede IT- støtten vil gi bedre funksjonalitet for invitasjon til intervju, digital signering, innhenting av tilleggsopplysninger for kandidater, videointervju, intern deling av kandidat og profilering av annonser. Gevinsten ved tiltaket er økt kvalitet, styrket omdømme som attraktiv arbeidsgiver og effektivitet i gjennomføringen av rekrutteringsprosesser.

Lisens og driftskostnader robotiseringsplattform (RPA)

Robotisering er et IT- verktøy som kan brukes til å automatisere en rekke arbeidsprosesser ved å gjenskape menneske-maskin interaksjon ved hjelp av programvare. Alle arbeidsoppgaver hvor en ansatt benytter en PC på en repeterende og lik måte (regelstyrt), og i betydelig volum er kandidater for robotisering. Gevinsten ligger hos ansatte som får avlastning for repeterende arbeidsoppgaver, og deres enheter som får frigjort ressurser til andre prioriterte oppgaver. Løsningen har lisenskostnader for felles driftsplattform som ikke kan dekkes med investeringsmidler, og som er krevende å fordele per arbeidsprosess og dermed belastes eierne av arbeidsprosessene. Robotisering beviste sin verdi for kommunen under pandemien da vi gjennom å benytte dette frigjorte mange årsverk blant helsepersonell, slik at disse kunne benyttes til faktiske helseoppgaver. Konsekvensen dersom RPA ikke videreføres er en betydelig brems i effektivisering og frigjøring av kapasitet i organisasjonen.

Lisens og driftskostnader HR portalen

Kommunens IT- løsning som understøtter HR- funksjoner utvikles kontinuerlig av leverandøren, og nye tjenester introduseres i takt med behovet i markedet, og i vår egen organisasjon. Det er ønskelig for oss som arbeidsgiver at vi følger med i denne utviklingen. Økt bruk av mobile tjenester, oppslag i registertjenester, digitale sykmeldinger, digital ansettelse, digital fratredelse, utvidet funksjonalitet i modul for medarbeideroppfølging og nye innsiktsløsninger gir en økning i lisens og driftskostnader til leverandør.

HMS for yrker med høye emosjonelle jobbkrav; folk som jobber med folk

En stor del av kommunens tjenester til befolkningen produseres ved at folk jobber med folk, hvor arbeidet ofte har høye emosjonelle krav. Vi vet at arbeid med høye emosjonelle krav kan være svært motiverende og meningsfullt. Men det kan også føre til uhelse og sykdom, og gi økt risiko for sykefravær ifølge Statens arbeidsmiljøinstitutt (STAMI) Nasjonal overvåking av arbeidsmiljø og -helse (NOA).

Analyser av vår egne HMS- undersøkelser viser statistiske sammenhenger mellom det å oppleve emosjonelle krav og sykefravær for ansatte i barnehager og Helse- og velferdsområdet. helse- og velferd og oppvekst og utdanning har flest ansatte, høyest sykefravær og arbeid med høye emosjonelle krav. Innenfor disse sektorene vil vi også oppleve rekrutteringsutfordringer og mangel på kompetanse fremover, noe som gjør dette temaet enda viktigere.

De emosjonelle jobbkravene er en del av oppdraget, og kan som oftest ikke fjernes. Hva er da god HMS for disse arbeidstakerne? Det finnes noe kunnskap om hva som kan være forebyggende, og hva som kan være helsefremmende i en del situasjoner. Men hva som er viktigst på den enkelte arbeidsplass i vår kommune, og hvordan det bør organiseres og gjennomføres i praksis vet vi ikke. Arbeidsplassene har begrenset tid til rådighet, så den tiden som settes av til forebyggende og helsefremmende HMS må være treffsikker.

Det er derfor behov for et langsiktig arbeid med å utvikle treffsikker HMS for kommunens arbeidsplasser med høye emosjonelle krav.

Kommunedirektøren foreslår derfor at fagmiljøet ved Arbeidsmiljøenheten styrkes med ett årsverk.

Samfunnssikkerhet og kommunal beredskap

Kommunen har en sentral rolle i arbeidet med samfunnssikkerhet. Kommunen skal utvikle trygge og robuste lokalsamfunn og har et grunnleggende ansvar for å beskytte befolkningen og bidra til å opprettholde kritiske samfunnsfunksjoner. Videre har også kommunen et omfattende ansvar for å forebygge og håndtere kriser inkludert å stimulere relevante aktører til å iverksette forebyggende og skadebegrensende tiltak. Kommunen har i dag en for svak sentral funksjon på dette området til at vi klarer å jobbe godt forebyggende og strategisk.

Kommunedirektøren foreslår derfor at fagmiljøet i ny enhet for Sikkerhet og Beredskap styrkes med ett årsverk.

Videreutvikling LIFT

De siste årene har det blitt etablert nye styringsverktøy for økonomi og personaldata som er tilgjengelig for alle enheter. Verktøyene er en utvidelse av funksjonaliteten i økonomisystemet kommunen anskaffet i 2018. I en kompleks virksomhet som Trondheim kommune er det avgjørende at vi er istand til å presentere styringsdata som grunnlag for god økonomistyring gjennom ulike varianter av dashboards. Det er et stort behov for å videreutvikle og vedlikeholde denne typen dashboards, men Økonomitjenesten har i dag ikke ressurser til å svare ut dette behovet med dagens bemanning. Gevinsten ved å gjennomføre tiltaket er bedre økonomistyring for alle kommunens enheter.

Kommunedirektøren foreslår derfor at fagmiljøet ved Økonomitjenesten styrkes med ett årsverk.

Digitalisering

Bystyret vedtok 3. mars 2021 at Temaplan for teknologi og modernisering skal legges til grunn for videre arbeid med digital transformasjon av vår organisasjon. Det pekes på områder som digitalisering, robotisering, automatisering, samskaping og ambisjoner om at vi skal bli en mer datadreven organisasjon. Temaplanens ambisjoner lar seg ikke realisere kun gjennom IT- investeringsprosjekter. Det er vår erfaring at majoriteten av kostnadene til digitalisering og innovasjon krever driftsmidler og ansatte med riktig kompetanse. Uten dette vil det ikke være forsvarlig å gjennomføre investeringsprosjekter da verdien av disse vil måtte nedskrives i løpet av kort tid.

Vi må derfor styrke oss innenfor virksomhetsarkitektur, tjenestedesign, prosessledelse, tjenesteplattformer og integrasjon.

Kommunedirektøren foreslår derfor at fagmiljøet ved IT-tjenesten styrkes med ett årsverk.

Juridisk kompetanse personvern

Kommuneadvokaten ivaretar kommunens samlede behov for advokattjenester innen alle rettsfelt, og skal være kommunens fremste juridiske kompetansemiljø. Det er behov for å styrke advokatkontorets ressurssituasjon og kompetanse innen kjerneområdene personopplysningsrett, informasjonssikkerhet og IKT-rett. For å kunne realisere kommunens ambisjoner innen digitalisering, innovasjon og det grønne skiftet, er innhenting, utveksling og bruk av informasjon på tvers av virksomhetsområder av sentral betydning. Kommuneadvokaten opplever økende etterspørsel etter juridisk rådgivning om det rettslige rammeverket for informasjonshåndtering. Rettsfeltet er i rivende utvikling, og rettsutviklingen preges av et betydelig innslag av EU-regulering og avgjørelser fra EUs organer i tillegg til nasjonale nemnder og domstoler. Mangelfull kunnskap om regulatoriske forhold vil kunne ha betydelige konsekvenser for innbyggernes rettsikkerhet og for kommunen, både i form av overtredelsesgebyrer og ved uheldig innretning på innovasjonsprosjekter.

Kommuneadvokaten vil rekruttere ytterligere en advokat, fortrinnsvis med særlig interesse for og kompetanse innen informasjons- og personvernrett. Advokaten vil ha et særlig ansvar for å holde kontoret oppdatert på rettsutviklingen, nytt regelverk om utviklingen i rettspraksis. Henvendelser fra virksomhetene om juridisk rådgivning og utredninger innen rettsfeltet, vil i stor grad bli kanalisert til den nye ressursen. I tillegg vil ressursen ha ansvar for de øvrige advokatenes kompetanseutvikling innen rettsfeltet. Avhengig av utfallet av rekrutteringsprosessen kan det være aktuelt å la en av dagens advokater spesialisere seg innen rettsfeltet. Ny advokat vil i tilfelle overta dennes ansvarsområder, slik at Kommuneadvokatens tilbud innen øvrige rettsområder ikke svekkes i forhold til dagens nivå.

Kommunedirektøren foreslår derfor at at fagmiljøet ved Kommuneadvokaten styrkes med ett årsverk.