Effectuer et documenter l’audit

- Revue documentaire:

• Permet de déterminer la conformité du système qualité et de savoir si toutes les exigences réglementaires applicable sont bien prise en compte
• Ne permet pas de vérifier l’application des procédures et d’apporter la preuve de la mise en œuvre du système qualité.
• C’est en faite une première étape.

Remarque: tout ou partie de cette revue peut être effectuée lors de la préparation de l’audit.

Auditer, c’est communiquer avec des personnes, vérifier de la documentation, et observer des activités dans le but de collecter des preuves objectives.

Interview de personnes <==> audit de processus, de modes opératoires, de documents.

• Rechercher des preuves tangibles
• Poser des questions
• Observer les activités
• Écouter les différentes réactions
• Enregistrer les observations
• Ne pas hésiter à reformuler une réponse auprès de l’interviewé

Pour atteindre cet objectif l’auditeur doit maîtriser les qualité suivantes:

• Éthique professionnel : Honnête, sincère, impartial, courtois, ponctuel.
• Esprit ouvert: Capable de considérer des idées / des points de vue différents.
• Être à l’écoute des personnes interviewées, (écoute active)
• Diplomate: agissant avec tact avec les personnes auditées
• Observateur: observation des activités, de son environnement
• Flexible: s’adapter aux situations rencontrées
• Capable de prendre des décisions en un temps limité basé sur une analyse logique
• Avoir confiance en soi, ne pas se laisser influencer.
• Patient, Coopératif mais Persistant dans l’atteinte des objectifs de l’audit

- Recherche de preuves tangibles:

Quand l’auditeur pose une des questions suivantes: QUI ? QUOI ? Où ? Quand ? Pourquoi ? Comment ?

La question suivante est …… pouvez vous me montrer ?

• Ne pas utiliser les questions fermées entraînant une réponse par Oui ou Non

Ex: c’est le responsable X qui vérifie cet équipement ?

• Utiliser des questions ouvertes qui entraînent une réponse détaillée de la part de l’interlocuteur
• tel que « pouvez vous décrire…. », « Comment … », « Pourquoi… ».

Ex: comment contrôler vous ce processus/cet équipement ?

• On peut également utiliser Quand, Où, Qui pour obtenir des précisions

Ex: Qui est responsable de …. , Quand à lieu cette réunion…..?

• Re-phraser la question si l’interlocuteur semble hésitant. Peut-être a-t-il mal compris la question.
• Éviter le double questionnements (2 questions en 1). Seule 1 des 2 questions obtiendrait une réponse

Essayer d’établir que:

• seuls les documents approuvés sont utilisés - Les documents périmés ne doivent plus être aux postes de travail
• Un bon entretien du matériel est effectué - Les installations sont adéquates
• Les contrôles sont adéquats - Les enregistrements sont conservés - Le personnel est formé

- L’audit:

• Maintenir une atmosphère de travail détendue.
• Sélectionner les échantillons.
• Rechercher les preuves tangibles sur le fonctionnement du système qualité.
• Comparer les observations avec les exigences normatives (critère d’audit, questionnaire ).
• Evaluer les écarts, les non conformités du système
• Décision sur la non-conformité (mentionner l’écart à l’audité)
• Approbation et classification des non conformités
• Réunion journalière avec les représentants de l’audité afin de présenter les observations collectées
• Enregistrer vos observations positives et négatives
• Enregistrer les preuves tangibles
• Documenter dans les checklists les documents, enregistrements, observations, obtenus durant l’audit