Embedded Files
Le programme de déroulement de l'audit
Il aura pour but de préciser dans quel ordre sera faite la comparaison de la "situation" au modèle.
Le premier travail consistera donc à définir le modèle.
Il peut exister :
- Pièce-type
- Procédure (à jour) de mise en oeuvre d'un procédé, etc...
Ou demander un complément d'informations :
- Regroupement et mise à jour de plans ou de documents.
Le modèle étant, défini, le programme pourra être abordé.
Il devra au départ délimiter les frontières de l'audit et bien fixer le but recherché.
Dans ce cadre, le programme sera aussi précis et détaillé que possible, sa teneur restant, toutefois, très variable.
Pour un équipement par exemple, l'audit pourra aller du simple démontage d'un couvercle avec examen de l'intérieur, à la mise à plat complète avec vérification de certaines caractéristiques sans toutefois tomber dans le supercontrôle, suivant que l'on veut voir un câblage ou rendre compte d'incompatibilités de fonctionnement.
Pour l'établissement du programme, le secteur d'audit peut avoir à faire appel à des spécialistes compétents de l'entreprise.
Le programme comportera non seulement l'ordre des examens élémentaires mais, également, les points particuliers à inspecter.
On aboutira ainsi au "rôle de vérification" le plus exhaustif possible dans le cadre fixé.
Différentes personnes seront impliquées dans l'exécution de l'audit.
Il convient qu'elles soient convoquées et informées.
- Le"meneur de jeu", qui aura déjà établi le programme, organisera la réunion en prévoyant:
- date, heure, lieu et participants.
- Il s'adjoindra pour l'examen la (ou les) personnes compétentes jugées nécessaires.
L'objet de l'audit devra être présenté par le responsable, qui sera, par exemple :
- Le chef de secteur pour un audit de procédé
- Le responsable de l'établissement d'une procédure pour un audit de celle-ci
- La main d'oeuvre éventuellement nécessaire sera, également prévue.
La participation du client si elle n'est pas toujours nécessaire reste souhaitable; car:
- C'est lui qui a précisé les spécifications auxquelles doit répondre le produit, en fonction de son besoin
- Or, il ne lui est fréquemment pas possible de connaître le niveau et la dispersion de la qualité sur le produit fini par les seuls résultats d'inspection.
- Toute action de qualité en amont de cette inspection l'intéresse.
- Le client est responsable vis à vis de l'utilisateur de l'ensemble dans lequel il aura introduit le produit, et à ce titre, il doit être assuré de la qualité dudit produit.
- Il aura, en effet, à garantir dans le temps le niveau et la dispersion de la qualité de son ensemble.
- Il connait les conditions de la mise en oeuvre du produit, sa présence pourra permettre d'examiner les problèmes davantage en profondeur
- Par contre, sa présence comporte des risques de deux ordres:
- Elle peut inhiber l'expression de certaines opinions intéressantes
- Elle peut paraître cautionner à l'avance certains projets de modification pouvant revenir sur les conditions de la commande.
L'exécution d'un audit doit faire l'objet d'une information préalable pour bien préciser ce qu'on en attend, comme pour atténuer les réticences qui peuvent apparaître de la part du fournisseur vis à vis du client qui lui demande un audit, ou de la part du personnel qui aura à présenter l'objet de l'audit.
L'information, en faisant ressortir l'aspect "Assurance de Qualité" attendu de l'audit, s'attachera à montrer qu'il s'agit seulement de répondre plus ou moins à un questionnaire sans dissimuler les aspects négatifs éventuels des choses, afin de permettre à l'équipe du sous-ensemble d'oeuvrer vers un but commun de qualité.
Au cours de l'établissement du programme, différents moyens matériels peuvent se révéler nécessaires pour exécuter l'audit :
- Outillages
- Bancs d'essais
- Documentation etc...
Il y a lieu pour l'équipe d'audit d'organiser leur disponibilité au moment voulu.
Exécution de l'audit
La réunion doit grouper le nombre minimum de personnes compatible avec la réussite de l'audit.
La présidence et la coordination reviennent de droit à l'auditeur, c'est également à lui que reviendra la charge d'établir le compte-rendu.
En général, l'audit comprend deux séquences:
- Un examen proprement dit, se déroulant suivant le programme et au cours duquel on "photographie" la situation très à fond. L'auditeur joue alors le rôle d'animateur :
- il suit le déroulement suivant la liste de vérification.
- Il sert d'intermédiaire entre questions et réponses sur les sujets à débattre, lui-même pouvant ne pas en être complètement informé.
- Il déclenche les manipulations à exécuter
- Il veille à ne mettre personne dans des situations embarassantes, mais, toutefois, à faire exprimer la réalité des faits, au besoin en faisant prendre des renseignements à la source
- une réunion groupant hors de l'ambiance de l'atelier les seuls participants désignés par l'auditeur.
Pour chaque point du programme, l'écart éventuel sera précisé et on envisagera ensuite les mesures à adopter pour y remédier.
On notera qu'il convient de rétablir ou de maintenir l'efficacité d'un système et de l'empêcher de se dégrader
En plus de la comparaison au modèle, on pourra donc demander si les opérations en vigueur répondent à toutes les exigences de la qualité, ceci pouvant parfois conduire à des retouches du modèle.
Les éventuelles mesures correctives seront définies et précisées au mieux, en veillant à ce qu'elles ne risquent pas, par ailleurs, d'entraîner des répercussions néfastes.
Toutes les décisions prises au cours de cette réunion doivent être nettes et présenter toutes garanties d'efficacité
L'ambiance de l'audit
L'efficacité de l'audit est très influencée par l'ambiance qui règne au cours de l'examen.
A cet égard, les qualité humaines de l'auditeur sont primordiales.
Il aura dû auparavant convaincre le personnel impliqué qu'il ne s'agit que d'une enquête et du simple examen d'un état de fait, au cours duquel il pourra saisir l'occasion d'expliquer pourquoi telle façon de faire a été choisie de préférence à celle qui était prévue.
La réunion doit avoir lieu dans une atmosphère de collaboration sinon on risque d'entendre décrire non pas la situation telle qu'elle existe, mais telle que le questionné subodore que l'auditeur la souhaiterait.
Le client, s'il est présent, ne doit pas juger qu'il dispose d'une situation privilégiée vis à vis de son fournisseur, mais il apportera sa participation par sa connaissance du problème.
Dans tous les cas, il ne faut croire que ce que l'on voit et ne poser de question qu'à celui qui est qualifié par ses fonctions pour répondre avec exactitude.
Enfin, il est bon que tous les participants sachent que les seules conséquences d'un audit sont d'ordre technique.
Le compte-rendu
Il est rédigé par "l'auditeur" et sa diffusion à tous les intéressés doit se faire rapidement (15 jours)
Il se présente sous une forme concise et précise.
On y trouve :
- Un court préambule rappelant :
- Le motif et le sujet de l'audit
- La date et le lieu de l'examen
- Les participants et leur appartenance
- Un tableau groupant :
- Les grands paragraphes du programme (ce dernier pouvant utilement être annexé au compte-rendu)
- Les écarts relevés
- Les commentaires et suggestions
- La suite à donner, assortie, sauf impossibilité, des délais et des priorités d'application
Le suivi de l'audit
Le groupe d'audit existant au sein de la fonction Qualité doit assurer, en tant que maître d'oeuvre, le suivi de l'audit
Celui-ci s'exerce dans deux domaines.
1. Les actions correctives
- Elles intéresseront différents secteurs de l'entreprise et seront donc instruites et appliquées avec la priorité qui s'attache au redressement rapide d'une situation dégradée.
- Elles seront planifiées et leur mise en place dans les conditions prévues fera l'objet de la surveillance nécessaire.
2. L'efficacité des actions correctives
- Quel que soit le fait générateur d'une action corrective, son efficacité demande à être vérifiée, le plus tôt possible après sa mise en place.
- Il faut s'assurer que le résultat répond à ce qu'on en attend et ceci de façon complète.
- Si tel est bien le cas, l'audit aura rempli son rôle
Généralisation
Enfin, les enseignements de l'audit seraient incomplétement exploités si on ne cherchait pas à généraliser.
Un écart ayant été constaté par l'audit, des écarts similaires peuvent-ils exister ailleurs pour des circonstances analogues ?
Finalement, l'audit conduit chacun à se poser des questions et à examiner d'un oeil constamment renouvelé, sa propre activité.
L'Assurance de la Qualité trouve ainsi un allié efficace dans l'audit.
Google Sites
Report abuse