Le programme de déroulement de l'audit
Il aura pour but de préciser dans quel ordre sera faite la comparaison de la "situation" au modèle.
Le premier travail consistera donc à définir le modèle.
Il peut exister :
Ou demander un complément d'informations :
Le modèle étant, défini, le programme pourra être abordé.
Il devra au départ délimiter les frontières de l'audit et bien fixer le but recherché.
Dans ce cadre, le programme sera aussi précis et détaillé que possible, sa teneur restant, toutefois, très variable.
Pour un équipement par exemple, l'audit pourra aller du simple démontage d'un couvercle avec examen de l'intérieur, à la mise à plat complète avec vérification de certaines caractéristiques sans toutefois tomber dans le supercontrôle, suivant que l'on veut voir un câblage ou rendre compte d'incompatibilités de fonctionnement.
Pour l'établissement du programme, le secteur d'audit peut avoir à faire appel à des spécialistes compétents de l'entreprise.
Le programme comportera non seulement l'ordre des examens élémentaires mais, également, les points particuliers à inspecter.
On aboutira ainsi au "rôle de vérification" le plus exhaustif possible dans le cadre fixé.
Différentes personnes seront impliquées dans l'exécution de l'audit.
Il convient qu'elles soient convoquées et informées.
L'objet de l'audit devra être présenté par le responsable, qui sera, par exemple :
La participation du client si elle n'est pas toujours nécessaire reste souhaitable; car:
L'exécution d'un audit doit faire l'objet d'une information préalable pour bien préciser ce qu'on en attend, comme pour atténuer les réticences qui peuvent apparaître de la part du fournisseur vis à vis du client qui lui demande un audit, ou de la part du personnel qui aura à présenter l'objet de l'audit.
L'information, en faisant ressortir l'aspect "Assurance de Qualité" attendu de l'audit, s'attachera à montrer qu'il s'agit seulement de répondre plus ou moins à un questionnaire sans dissimuler les aspects négatifs éventuels des choses, afin de permettre à l'équipe du sous-ensemble d'oeuvrer vers un but commun de qualité.
Au cours de l'établissement du programme, différents moyens matériels peuvent se révéler nécessaires pour exécuter l'audit :
Il y a lieu pour l'équipe d'audit d'organiser leur disponibilité au moment voulu.
Exécution de l'audit
La réunion doit grouper le nombre minimum de personnes compatible avec la réussite de l'audit.
La présidence et la coordination reviennent de droit à l'auditeur, c'est également à lui que reviendra la charge d'établir le compte-rendu.
En général, l'audit comprend deux séquences:
Pour chaque point du programme, l'écart éventuel sera précisé et on envisagera ensuite les mesures à adopter pour y remédier.
On notera qu'il convient de rétablir ou de maintenir l'efficacité d'un système et de l'empêcher de se dégrader
En plus de la comparaison au modèle, on pourra donc demander si les opérations en vigueur répondent à toutes les exigences de la qualité, ceci pouvant parfois conduire à des retouches du modèle.
Les éventuelles mesures correctives seront définies et précisées au mieux, en veillant à ce qu'elles ne risquent pas, par ailleurs, d'entraîner des répercussions néfastes.
Toutes les décisions prises au cours de cette réunion doivent être nettes et présenter toutes garanties d'efficacité
L'ambiance de l'audit
L'efficacité de l'audit est très influencée par l'ambiance qui règne au cours de l'examen.
A cet égard, les qualité humaines de l'auditeur sont primordiales.
Il aura dû auparavant convaincre le personnel impliqué qu'il ne s'agit que d'une enquête et du simple examen d'un état de fait, au cours duquel il pourra saisir l'occasion d'expliquer pourquoi telle façon de faire a été choisie de préférence à celle qui était prévue.
La réunion doit avoir lieu dans une atmosphère de collaboration sinon on risque d'entendre décrire non pas la situation telle qu'elle existe, mais telle que le questionné subodore que l'auditeur la souhaiterait.
Le client, s'il est présent, ne doit pas juger qu'il dispose d'une situation privilégiée vis à vis de son fournisseur, mais il apportera sa participation par sa connaissance du problème.
Dans tous les cas, il ne faut croire que ce que l'on voit et ne poser de question qu'à celui qui est qualifié par ses fonctions pour répondre avec exactitude.
Enfin, il est bon que tous les participants sachent que les seules conséquences d'un audit sont d'ordre technique.
Le compte-rendu
Il est rédigé par "l'auditeur" et sa diffusion à tous les intéressés doit se faire rapidement (15 jours)
Il se présente sous une forme concise et précise.
On y trouve :
Le suivi de l'audit
Le groupe d'audit existant au sein de la fonction Qualité doit assurer, en tant que maître d'oeuvre, le suivi de l'audit
Celui-ci s'exerce dans deux domaines.
1. Les actions correctives
2. L'efficacité des actions correctives
Généralisation
Enfin, les enseignements de l'audit seraient incomplétement exploités si on ne cherchait pas à généraliser.
Un écart ayant été constaté par l'audit, des écarts similaires peuvent-ils exister ailleurs pour des circonstances analogues ?
Finalement, l'audit conduit chacun à se poser des questions et à examiner d'un oeil constamment renouvelé, sa propre activité.
L'Assurance de la Qualité trouve ainsi un allié efficace dans l'audit.