Exposés présentés à la Direction

L'équipe travaille souvent sur le mode de la consultation :

• Le directeur a indiqué au groupe le problème ou l'objectif
• Il lui a demandé de l'analyser et de faire ses recommandations
• Il assume la responsabilité complète de la prise de décision.

Dans ce cas, le groupe prépare et fait le plus souvent un exposé à la Direction.

Le groupe obtiendra plus facilement l'autorisation d'introduire le changement ainsi que le soutien, le temps et les autres ressources nécessaires pour mettre en oeuvre les solutions s'il est capable de faire de bons exposés.

Les principes à appliquer pour réussir ces exposés sont brièvement énumérés ci-après.

• Ayez une bonne perception de votre audience.
  • Vous devez savoir à qui vous vous adressez et tenir compte des intérêts, des besoins et des préoccupations de vos interlocuteurs.
  • Montrez-leur pourquoi ils ont intérêt à approuver votre solution.
  • Anticipez leurs questions et soyez prêts à leur répondre.

• Faites des commentaires simples, clairs et précis.
  • N'essayez pas d'en dire trop.
  • Indiquez clairement et de manière spécifique les éléments suivants:
    • Le contexte général du problème et pourquoi il est important.
    • Les faits essentiels : localisez le problème, indiquez sa fréquence et la personne qui a été chargée de le résoudre etc.
    • La solution que vous préconisez.
    • Ce que vous attendez des membres de votre groupe auxquels vous vous adressez.
    • Un résumé des principaux faits et recommandations.

• Ayez recours aux supports visuels et donnez des exemples.
  • Faites en sorte que votre audience voie, entende et comprenne le problème ainsi que les conséquences des solutions envisagées.
  • Vous pouvez présenter des photographies, des graphiques, des schémas, des exemples des problèmes réels, des informations sur le paperboard, des transparents et des diapositives pour faciliter la compréhension.
  • Préparez des supports d'exposé, en particulier si le sujet est complexe ou exige un grand nombre d'informations.
  • Le cas échéant, emmenez le groupe sur le terrain pour lui montrer le problème.

• Personnalisez votre exposé.
  • Exploitez les dons des membres du groupe pour ajouter un peu d'humour ou d'autres touches spéciales qui retiendront l'attention et donneront de l'originalité à votre exposé.

• Préparez-vous bien.
  • Pensez à diviser votre exposé en différentes parties dont vous confierez la présentation à plusieurs membres de votre groupe.
  • Au moment de désigner vos assistants, tenez compte des préférences individuelles, choisissez un moment opportun pour effectuer le changement d'orateur et fixez avec soin la durée de leur intervention.
  • Votre présentation ne doit pas être chaotique.

• Exercez-vous à faire votre exposé.
  • Les membres du groupe doivent dire aux intervenants s'ils s'expriment suffisamment clairement.
  • Ils doivent essayer d'anticiper les questions qui leur seront posées.
  • Préparez des réponses aux questions en même temps que votre exposé mais laissez les membres de l'équipe vous en poser d'autres, vous éviterez ainsi de rallonger votre exposé et vous pourrez faire participer toutes les personnes présentes.

• Gérez votre temps avec soin.
  • Prévoyez suffisamment de temps pour traiter les points essentiels, mais pas trop car vous seriez alors tentés d'ajouter des explications ou des détails superflus.

• Planifiez à l'avance.
  • Envoyez des convocations à l'avance en indiquant le lieu, l'heure et le sujet à traiter à tous ceux qui doivent être présents.
  • Quelques jours avant la réunion, faites-leur parvenir un ordre du jour auquel vous joindrez tous les documents utiles le cas échéant.
  • Réservez la salle de réunion au moins une heure avant l'heure fixée pour votre exposé.
  • Disposez les sièges de manière à ce que tout le monde voie bien.
  • Vérifiez que tout l'équipement audio-visuel est installé, qu'il fonctionne et que vous savez vous en servir.