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- Les non-conformités
- Doivent être FACTUELLES
- Doivent être COMPRISES et RETROUVABLES
- Doivent être CLASSIFIEES
- Quel est le problème ?
le décrire clairement, de façon concise et factuelle
- Pourquoi est-ce une non-conformité ?
Par rapport à une exigence (associé à une question des « checklists »)
- Où est-elle apparue ? Ex: quel département, activité
- Qui ? Eviter de pointer une personne (pas de nom)
En principe, 3 niveaux d’écarts par rapport au référentiel audités sont définis:
Sévérité niveau 1
appelée « Non-conformité »
Sévérité niveau 2
appelée « Ecart, Anomalie »
Sévérité niveau 3
appelée « Remarque, Commentaire »
- Il n’y a pas de système en place pour être en conformité au système qualité et aux exigences réglementaires
- ou, le système en place ne satisfait pas tout le système qualité et les exigences réglementaires. Si un écart de niveau 2 se répète régulièrement, il peut être transformé en écart de niveau 1.
- Sera documenté comme « MAJEUR »
- Il y a un système adéquat en place pour être en conformité au système qualité et aux exigences réglementaires mais le système n’est pas appliqué constamment et/ou efficacement.
- Si un écart de niveau 3 se répète régulièrement, il peut être transformé en écart de niveau 2.
- Sera documenté comme « MINEUR »
- Considéré comme une infraction mineure, cela peut être présenté comme une remarque ou un commentaire dans le rapport d’audit.
La Réunion de clôture
- Préparer la réunion:
- Revoir les écarts constatés et les preuves associées.
- Se préparer à présenter les écarts
- Préparer le rapport d’audit. Il servira de support à la réunion de clôture
- Détails de l’audit - Standard applicable / Domaine couvert
- Résultats de l’audit
- Les points positifs - Les points d’amélioration - Les non-conformités, anomalies et remarques -
- Une conclusion générale incluant la nécessité ou pas d’un ré-audit
- Préparer la feuille de présence
- Tenue de la réunion:
- Remercier les personnes auditées et le management pour leur support au processus d’audit
- Enregistrer les personnes présentes sur la feuille de présence (nom et signature)
- Rappeler le domaine d’application de l’audit
- Rappeler que le résultat est basé sur un échantillonnage.
- Rappeler que les écarts sont relatifs à des processus, des enregistrements et non aux personnes interviewées
- Présenter les points positifs
- Présenter les écarts
- Présenter la conclusion générale sur le résultat de l’audit incluant la nécessité ou pas d’un ré-audit
- Rappeler les exigences liées au traitement des écarts.
- Répondre aux questions pour clarifier les points obscurs.
- Le responsable de l’audit signe le rapport d’audit
- Faire signer par le représentant qualité du site.
- Le Rapport d’audit
Finaliser le rapport d’audit après la réunion de clôture.
Il doit contenir:
- La notification d’audit signée
- Le domaine audité
- Les critères d’audit (exigences normatives)
- Un résumé/conclusion de l’audit
- L’agenda Les feuilles de présence de la réunion d’ouverture et de clôture
- La décision sur la nécessité d’un réaudit
- Les écarts: non-conformités, anomalies et remarques
- Il doit être signé par l’auditeur et le représentant qualité du site
- Les questionnaires d'audit / « checklists » utilisées.
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