Techniques de prise de décision

L'un des objectifs essentiels des réunions d'équipe est de prendre des décisions.

Les équipes prennent en général de bonnes décisions dans des délais rapides lorsque le processus de prise de décision est clairement établi :

1. Discuter de la situation et déterminez ce qui doit être fait.
2. Etablissez une liste des options à choisir. Vous pouvez recourir à une séance de brainstorming ou à d'autres techniques, et vous devez exiger la participation de toute l'équipe.
3. Définissez les critères de décision, autrement dit les besoins qui doivent être satisfaits plus quelques "extras".
4. Examinez les différentes options à la lumière de ces critères.
5. Prenez une décision.

Le consensus

On entend parfois par consensus un accord unanime alors que ce terme signifie en réalité "acceptation unanime".

On parvient à un consensus lorsque tous les membres de l'équipe sont prêts à accepter et à soutenir la décision prise par le groupe.

Par exemple, bien qu'une décision ne soit peut-être pas nécessairement la solution privilégiée d'un membre de l'équipe, celui-ci peut admettre qu'elle représente le meilleur choix pour l'ensemble de l'équipe.

Une décision consensuelle (par exemple, se mettre d'accord sur une mission de l'équipe) n'est appropriée que s'il est indispensable que tous les membres de l'équipe apportent leur soutien et leur engagement.

Les règles du consensus :

On considère qu'il y a consensus lorsque tous les membres de l'équipe peuvent se dire en toute honnêteté :

• Je crois que vous comprenez mon point de vue.
• Je crois que je comprends votre point de vue.
• Je crois que cette décision va me satisfaire.
• Je soutiendrai cette décision même si ce n'est pas la solution que je préconise parce qu'elle a été prise de manière honnête et équitable.

Conseils pour parvenir à un consensus :

• Evitez de polémiquer pour le plaisir d'avoir le dessus.
• Abstenez-vous de changer d'avis uniquement pour éviter le conflit.
• Considérez les divergences d'opinion comme une chose naturelle et utile plutôt que comme un obstacle.
• Evitez d'adopter les techniques de réduction des conflits telles que le vote à la majorité, la moyenne des opinions, le marchandage, pile ou face etc.
• Méfiez-vous d'un accord initial rapidement obtenu.

Comment parvenir au consensus

• Comprendre les deux aspects des options, avec leurs avantages et leurs inconvénients.
  • Faites en sorte que toutes les parties puissent s'exprimer et aient l'impression d'être comprises.
  • Demandez tout d'abord aux membres de l'équipe ce qui leur plaît et ce qui les préoccupe dans une option. Vérifiez que vous avez bien compris.
  • Récapitulez et préparez un retour d'information sur les principales affirmations.
• Repérez les points d'accord et mettez l'accent sur les intérêts communs.
  • Evitez les positions ou les attitudes extrêmes et identifiez les besoins sous-jacents.
  • Luttez contre l'idée que le décision finale doit comprendre deux propositions seulement.
  • Demandez : "Est-il possible d'essayer les deux possibilités, ou de combiner certains aspects des deux options afin de trouver une solution acceptable ?"
• Utilisez les critères de décision en fonction de la mission/des objectifs de l'équipe.
  • Etablissez à l'aide des outils de hiérarchisation du groupe un dénominateur commun à partir duquel il sera possible d'évaluer les idées et les options.
• Vérifiez qu'il existe un consensus.
  • Demandez : "Est-ce que cette solution semble totalement intolérable à l'un d'entre vous ?Est-ce que vous avez une idée de ce qui pourrait être ajouté ou retiré à cette solution afin qu'elle vous semble acceptable ?"
• Revenez en arrière.
  • Parfois pour parvenir à un accord il est nécessaire de revenir à une phase antérieure pour remédier à un oubli, par exemple certaines informations, opinions ou nouvelles options.
  • Quelquefois, l'équipe a seulement besoin d'avoir une possibilité ou une occasion de revoir le processus qui a conduit à la décision qu'elle souhaite prendre.
• Evitez le vote.
  • Essayer d'impliquer tout le monde dans le processus de prise de décision.
• Encouragez les divergences d'opinion.
  • Un large éventail d'informations et de points de vue augmente les chances de l'équipe de trouver une meilleure solution.