Organiser des réunions efficaces

Se réunir ou ne pas se réunir ?

Bien souvent nous organisons des réunions qui ne sont pas absolument nécessaires.

Avant de décider s'il y a lieu de se réunir, il convient d'identifier les objectifs.

Que pensons-nous obtenir de plus en faisant une réunion ?

Demandez-vous "Est-ce qu'une réunion est indispensable pour parvenir à ce résultat ?" en vous posant les questions suivantes :

• Est-ce que quelqu'un possède les informations suffisantes pour prendre une bonne décision ?
• Est-il possible de mettre en oeuvre une décision si l'équipe n'est pas suffisamment engagée ?
• Si quelqu'un prend une décision, l'équipe va-t-elle l'accepter ?
• Y a-t-il une chance que les membres de l'équipe parviennent à un accord sur la meilleure solution ?

Ce qui peut aller de travers

Pendant une réunion :

• Des pertes de temps
• Certains ne devraient pas être dispensés
• Les personnes présentes ne connaissent pas à l'avance l'objet de la réunion et ne sont donc pas en mesure de la préparer
• Le débat sort du cadre fixé dans l'ordre du jour
• L'objectif de la réunion n'est pas atteint de manière satisfaisante
• Les personnes présentes ne s'expriment pas lorsqu'elles ne sont pas en accord avec ce qui se passe
• Elles ne sont pas autorisées à inscrire leurs préoccupations à l'ordre du jour de la réunion

Après la réunion :

• Les participants ne savent pas ce qu'ils sont supposés faire ou ne font pas ce qu'ils ont convenu de faire.

Caractéristiques d'une réunion efficace ?

Une réunion efficace atteint ses objectifs, à la satisfaction de tous les participants, en un minimum de temps.

Il est indispensable de remplir certaines conditions générales pour réussir une réunion :

• une proposition d'ordre du jour doit être distribuée avant la réunion.
• l'ordre du jour doit être présenté, modifié et définitivement fixé au début de la réunion.
• le temps à consacrer à chaque sujet de l'ordre du jour doit être établi.
• la réunion doit commencer et s'achever à l'heure fixe, et il faut définir ou redéfinir le cas échéant comment le temps sera employé au cours de la réunion.
• les installations doivent être commodes et adaptées au groupe.
• les différents rôles à jouer dans la réunion doivent être assurés par plusieurs membres de l'équipe.
• chacun doit être autorisé à exprimer son point de vue sur chaque sujet.
• toutes les décisions seront prises en s'assurant du consensus.
• les personnes présentes sont tenues d'écouter leurs collègues avec attention et de faire preuve de compétences appropriées en matière de communication.
• la réunion s'achèvera par un résumé des travaux, des accords conclus et des plans d'action (y compris les plans de suivi de la réunion).
• un compte rendu de la réunion sera préparé et distribué à toutes les personnes présentes.

Alternatives à une réunion :

Si la réunion a pour objet de diffuser des informations, envoyez un message électronique, une note interne ou demandez aux employés de faire circuler l'information de manière informelle.

Si elle vise à réunir des informations, vous pouvez recourir à un questionnaire écrit en demandant à une personne d'interroger tout le monde individuellement ou à une petite équipe de regrouper les informations.

Si elle est destinée à prendre une décision, existe-t-il une personne suffisamment informée pour prendre la décision?

Dans la négative, comment pouvez-vous trouver quelqu'un qui s'en chargera ?

Si la réunion est destinée à obtenir l'approbation de l'équipe, demandez-vous si cela vaut la peine de faire une réunion uniquement pour donner satisfaction au groupe.

Essayez d'espacer dans le temps les réunions afin d'en réduire la demande.

Prenez le risque d'annuler une réunion.

Evaluez les conséquences; bien souvent, les réunions sont organisées par habitude, et non par véritable nécessité.

Il ne faut pas supprimer pour autant toutes les réunions !

L'interaction individuelle des membres d'un groupe est importante pour la santé d'une entreprise et pour la qualité de sa production.

Certaines réunions ont simplement besoin d'être mieux organisées et non pas supprimées.