Se réunir ou ne pas se réunir ?
Bien souvent nous organisons des réunions qui ne sont pas absolument nécessaires.
Avant de décider s'il y a lieu de se réunir, il convient d'identifier les objectifs.
Que pensons-nous obtenir de plus en faisant une réunion ?
Demandez-vous "Est-ce qu'une réunion est indispensable pour parvenir à ce résultat ?" en vous posant les questions suivantes :
Ce qui peut aller de travers
Pendant une réunion :
Après la réunion :
Caractéristiques d'une réunion efficace ?
Une réunion efficace atteint ses objectifs, à la satisfaction de tous les participants, en un minimum de temps.
Il est indispensable de remplir certaines conditions générales pour réussir une réunion :
Alternatives à une réunion :
Si la réunion a pour objet de diffuser des informations, envoyez un message électronique, une note interne ou demandez aux employés de faire circuler l'information de manière informelle.
Si elle vise à réunir des informations, vous pouvez recourir à un questionnaire écrit en demandant à une personne d'interroger tout le monde individuellement ou à une petite équipe de regrouper les informations.
Si elle est destinée à prendre une décision, existe-t-il une personne suffisamment informée pour prendre la décision?
Dans la négative, comment pouvez-vous trouver quelqu'un qui s'en chargera ?
Si la réunion est destinée à obtenir l'approbation de l'équipe, demandez-vous si cela vaut la peine de faire une réunion uniquement pour donner satisfaction au groupe.
Essayez d'espacer dans le temps les réunions afin d'en réduire la demande.
Prenez le risque d'annuler une réunion.
Evaluez les conséquences; bien souvent, les réunions sont organisées par habitude, et non par véritable nécessité.
Il ne faut pas supprimer pour autant toutes les réunions !
L'interaction individuelle des membres d'un groupe est importante pour la santé d'une entreprise et pour la qualité de sa production.
Certaines réunions ont simplement besoin d'être mieux organisées et non pas supprimées.