Résoudre les problèmes

Le groupe semble s'enliser:

• Revoyez les objectifs et la mission de l'équipe, vérifiez si l'équipe est sur la bonne voie, désorientée ou s'il est nécessaire de réviser la mission.
• Examinez l'outil ou la méthode de travail utilisée par l'équipe, vérifiez à quelle phase elle en est et quelle est la prochaine étape. Les retours en arrière sont parfois utiles.
• Evaluez la dynamique de l'équipe.
• Faites une pause, reposez-vous.

Si une personne autoritaire pompe l'énergie du groupe:

• Utilisez les outils destinés à équilibrer la participation, par exemple un schéma de mentalité de l'équipe ou des techniques nominales de groupe.
• Incitez les autres personnes à parler, structurez le processus d'implication (par ex. donnez 3 minutes à chacun), demandez à chacun de s'exprimer à son tour.
• Dites franchement (mais gentiment) à la personne qui monopolise le débat que l'intérêt de l'équipe exige que tous les points de vue soient exprimés.

Si Les participants sont peu impliqués:

• Utilisez les techniques énumérées ci-dessus pour assurer une participation égale de tous.
• Modifiez les objectifs de la mission de l'équipe, demandez à chacun d'identifier les intérêts et les avantages personnels qu'il peut trouver à s'impliquer.
• Demandez clairement aux participants réservés de s'exprimer.
• Assignez aux participants réservés des rôles spécifiques dans le groupe.

Si un conflit destructeur apparaît pendant la réunion:

• Clarifiez les objectifs des parties opposées et assurez-vous que chacune comprend le point de vue de son adversaire. Insistez sur l'importance d'une bonne écoute. Identifiez les points essentiels sur le paperboard de manière à établir clairement les points de vue.
• Mettez l'accent sur l'objectif et sur la nécessité de prendre une décision rationnelle. Bien souvent le conflit touche au domaine de l'émotionnel ; soulignez les faits et présentez un raisonnement rationnel.
• Créez de nouvelles options. Les conflits confinent souvent les gens dans des positions où il n'existe que deux alternatives. Organisez une séance de brainstorming créatif de manière à ouvrir de nouvelles possibilités.
• Laissez le problème de côté pendant un certain temps de manière à éviter que les participants ne perdent la face et réexaminez la situation.
• Faites appel au sens de l'humour pour réduire les tensions.

Obtenir l'engagement des intéressés

Lorsque vous projetez d'appliquer des idées ou des approches nouvelles, il est utile de prévoir les résistances potentielles et de planifier les réactions.

En règle générale, les résistances se manifestent sous trois formes différentes (d'après Tichy):

Les résistances vis-à-vis du système technique:

Les gens mettent au point certaines méthodes pour réaliser leurs objectifs. Ils sont susceptibles de résister aux suggestions (ou aux ordres) visant à changer leur "technologie". Pour changer, il faut rompre avec les habitudes, accepter de perdre le contrôle des événements, un certain degré de certitude ainsi que le savoir et les compétences acquises. Identifiez les conséquences techniques du changement envisagé sur le système. En quoi sera-t-il meilleur ? Ou pire ? Comment surmonter les résistances vis-à-vis du système technique ?

Les résistances vis-à-vis du système politique:

Dans les entreprises, les gens acquièrent des postes de prestige ou concluent des coalitions et des arrangements structurels pour avoir du prestige et de l'influence. Le changement constitue une menace pour leur pouvoir. Qui va accepter de gagner ou de perdre du prestige à cause du changement envisagé ? Qui va devoir approuver ou mettre en oeuvre le changement ? Comment obtenir le soutien nécessaire ?

Il est possible de s'assurer d'un soutien politique pour surmonter les résistances. Identifiez les acteurs clés concernés, puis évaluez leur opinion actuelle sur le changement et le degré de soutien que vous devez obtenir. Le degré de soutien sur le changement peut être classé parmi l'une des cinq attitudes suivantes :

• Résiste activement au changement,
• Refuse de s'engager,
• Laisse faire,
• Contribue à sa mise en place,
• Assure sa mise en oeuvre

Les résistance vis-à-vis du système culturel:

Toutes les entreprises ont établi un schéma de suppositions de base qui leur permet de gérer les problèmes d'insertion externe ou interne. Ces schémas sont si profondément enracinés qu'ils sont invisibles tant qu'aucun changement n'est introduit. Le changement envisagé est-il incompatible avec les valeurs essentielles, la culture et le type de gestion de l'entreprise ? Comment une idée nouvelle peut-elle être adaptée à la culture actuellement appliquée au sein de l'entreprise ?

Stratégies pour obtenir l'engagement des intéressés:

Engagez le processus de changement en préparant le terrain.

Expliquez la nécessité d'introduire le changement et assurez-vous que tout le monde a bien compris ses principes avant d'entreprendre sa mise en oeuvre. Les gens refusent d'accepter ce qu'ils ne comprennent pas.

Etablissez des contrats personnels lorsque vous proposez un changement.

Consultez les personnes clés, discutez du rôle qu'elles vont jouer dans le changement et de la manière dont vous pouvez vous soutenir mutuellement (par ex. ce que je ferai et ce que vous ferez, quand et dans quel but). Le fait de définir clairement des objectifs dans une atmosphère de communication ouverte est un facteur indispensable pour gérer le changement avec succès.

Tenez-vous prêt à expliquer et à vendre vos idées à plusieurs reprises.

Soyez patient. Le changement n'est pas agréable et il faut du temps pour s'adapter à de nouvelles circonstances. Certains préfèrent se heurter aux problèmes qu'ils connaissent déjà plutôt que s'adapter à des solutions nouvelles.

Le changement entraîne souvent une redistribution des rôles.

Aidez les gens à s'habituer à leurs nouvelles fonctions en leur donnant des exemples et en leur proposant une formation. Il est souvent préférable d'effectuer les changements importants par étapes ou en plusieurs phases. Assurez-vous que vous bénéficiez d'un soutien permanent de manière à ce que l'effort de changement soit une solution à long terme et non une difficulté temporaire.