Planifier et préparer l’audit

Les exigences d’audit interne du système qualité: (Type ISO 9001)

- L’organisation doit conduire des audits internes à intervalles planifiés pour déterminer si le système qualité:

• Est conforme aux exigences planifiées, aux exigences de ces standards internationaux, et aux exigences du système de management de la qualité mis en place par l’organisation.
• Est réellement et efficacement mis en pratique et maintenu.

- Un programme d’audit doit être planifié, prenant en compte l’état et l’importance des processus et zones à auditer ainsi que les résultats d’audits précédents.

• Les critères, contours, fréquences et méthodes d’audits doivent être définis.
• La sélection des auditeurs et la conduite des audits doit assurer l’objectivité et l’impartialité du processus d’audit.
• Les auditeurs ne doivent pas auditer leur propre travail

- Les responsabilités et exigences de planification, de conduite d’audits, de communication des résultats et d’archivage des enregistrements doivent être définis dans une procédure.

- Le management en charge du processus audité doit s’assurer que des actions sont prises, sans délai indu, pour éliminer les non conformités détectées et leurs causes.

- Les activités de suivi doivent inclure la vérification des actions prises et l’enregistrement des résultats de la vérification

- S’assurer du contour réglementaire et des processus à auditer en fonction du plan d’audit site.

- Définir à l’avance un agenda d’audit avec les personnes et managers en charge des zones et processus audités.(jour/horaire des activités d’audit, des réunions d’ouverture & de clôture)

- S’assurer que les fonctions auditées fournissent une logistique appropriée: salle de réunion, bureau, plan d’accès, repas, disponibilité des personnes à interviewer, etc…

- Une notification officielle aux managers et représentant Assurance qualité du domaine audité doit être faite au moins 1 semaine à l’avance

Une copie doit être signée, datée et faire partie du dossier d’audit final

- Revoir les résultats des audits précédents concernant le domaine audité

• Rapport d’audits précédents - Non conformités soulevées - Actions correctives et préventives mises en place

- Identifier les changements récents dans le management de la qualité

- Lire les procédures et instructions de travail des processus audités

- Rôles et responsabilités des personnes (auditeurs, audités…)

- Préparer les questionnaires d’audit permettant de couvrir le domaine de l’audit

- Préparer la réunion d’ouverture (feuille de présence, domaine, etc…)

Les Questionnaires d’audit (Checklists)

- Sont utilisés comme aide mémoire par l’auditeur

- Permettent de s’assurer que tous les éléments d’une spécification, d’une norme sont bien évalués

- Permettent d’obtenir les preuves que les exigences du système qualité sont bien respectées

- Sont utilisés pour référencer chaque question aux élément correspondant des normes

- Permettent de rédiger le rapport final

Quelque soit le média utilisé (informatique, papier, etc..) un espace doit être conservé afin de documenter les réponses données par l’audité et les preuves de conformité.

• Les questionnaires prennent en compte les exigences des normes et standards devant être respectés
• Permettent de s’assurer qu’aucune des exigences réglementaires du système qualité ne sera oubliée.
• Permettent de documenter les preuves que les exigences sont bien respectées (documents, enregistrements,….)
• Permettent de documenter les non-conformités par rapport à une exigence

Recommandations:

• créer les questionnaires avant le début de l’audit
• S’assurer de bien comprendre les exigences liées à chaque question.
• Si nécessaire, demander un support auprès d’un expert avant l’audit.

Quel échantillonnage dois-je appliquer ?

- L’échantillonnage effectué par l’auditeur doit tenir compte de:

• La complexité du processus audité - Des problèmes précédents - De la criticité du processus
• Des exigences des normes - De la durée d’audit

Note: une fois la taille d’échantillon choisie, auditer tout l’échantillon, ne pas s’arrêter à la première non-conformité rencontrée.

La Réunion d’ouverture

Doit être brève et ponctuelle. (Maitriser les temps d’intervention).

• Présentation de l’équipe d’audit.
• Enregistrer les personnes présentes sur la feuille de présence (nom et signature)
• Confirmation des objectifs de l’audit et du domaine d’application.
• Préciser que les preuves seront collectées par sondage (échantillonnage)
• Préciser que le but est d’auditer un système qualité, des processus, pas des personnes
• Rappeler la classification des écarts
• Revoir le plan d’audit
• Confirmer la date et l’heure de la réunion de clôture
• Confirmer les arrangements pratiques (salle de réunion etc..)
• S’assurer que les personnes à auditer sont disponibles
• Répondre aux questions pour clarifier les points obscurs.