Embedded Files
Etablir un ordre du jour
Il faut établir un ordre du jour pour chaque réunion et le distribuer avant la réunion afin de permettre aux participants de s'y préparer.
Les personnes assistant à la réunion doivent avoir la possibilité de participer à la détermination de l'ordre du jour.
L'ordre du jour doit dresser la liste de tous les sujets à débattre.
Il doit indiquer l'heure à laquelle la séance débutera et s'achèvera ainsi que les pauses prévues, le cas échéant. Enfin, l'ordre du jour doit décrire le résultat attendu de la réunion (rapport, décision, plan d'action etc.).
Check-list pour établir un ordre du jour
- Le nom de l'équipe
- Le sujet de la réunion
- Le nom de la personne ou du groupe qui organise la réunion
- La date et le lieu de la réunion
- L'heure de début et de fin de la réunion
- La séquence des sujets de discussion
- Le responsable des sujets de discussion
- La procédure à utiliser pour traiter chaque sujet de discussion (par ex. outil, méthode)
- Le temps alloué à chaque sujet (il peut être établi au début de la réunion)
- Les résultats souhaités
- L'outil de prise de décision à utiliser (par ex., vote qualifié, hiérarchisation du groupe)
- Le décideur final
- La préparation des informations nécessaires (par ex. les résultats d'une étude)
- D'autres informations en fonction des besoins
- Les rôles au sein de la réunion (s'ils ont été assignés)
- Le nom des responsables des ressources qui ont été invités.
Les rôles et les responsabilités au sein du groupe
- Le leader
- Le garant de la méthode
- Le scribe.
Deux autres personnes peuvent se révéler utiles en fonction de la nature de la réunion :
- Le chronométreur
- Le présentateur
De plus, quelqu'un (qui en général ne fait pas partie de l'équipe) peut jouer le rôle de faciliteur
Ces cinq fonctions sont décrites de manière détaillée dans les pages suivantes.
Google Sites
Report abuse