Resumo de la universitata faklaboraĵo por diplomiĝo, farita de mia lenanto
Verkis: Kék László en 2001.
Tradukis: Vi zi László en 2001.
Resumo
La celo de mia faklaboraĵo estis tio, ke - surbaze de la aperantaj problemoj kaj pretendoj en mikroentrepreno - mi malkovru la eblajn kaŭzojn, kondiĉojn kaj efikecan realigeblon de perkomputile helpataj informsistemoj por gvidantoj, konsekvence mi respondu la demandon: ĉu estas pravigebla klopodo realigi tian sistemon ĉe la analizita firmao? Pro la elektita temo en mia faklaboraĵo centran lokon havas la nocio "informo", kiu ludas pli gravan rolon en nia nuntempa, rapidega mondo, ol en la pasintaj epokoj. En la nuntempa ekonomia agado la efikeco de la manipulado pri informoj ofte pli profunde influas la merkatajn rezultojn, ol la merkata kampo mem.
En tiu rilato ni povas renkonti la demandon: entute kion oni nomas "informo"? En ekonomia senco la konkludo nepre estas tio, ke ĉiu sciiĝo pri fakto ĝis nun nekonata kaj utila por la entrepreno - do utiligebla en la decidoj - estas informo. Sekve estas klare, ke la ekonomia sukceso, eĉ la ekzisto de la entrepreno dependas de la informoj, ja sen ili ne eblas decidi en racia senco. La sukceso de la entreprenoj dependas de la decidoj kiuj sekvas el la fonta informsistemo.
Kiel temon, mi elektis por mia faklaboraĵo mikroentreprenon, kiu apartenas al minoritato eble kapabla daŭre konkursi kun la postuloj de la merkato. La analizita mikroentrepreno - malgraŭ la kapabloj de sia posedanto - hazardece, kun nesufiĉa efikeco manipulas la havatajn informojn, kaj pro la manko de analiza laboro pri la interrilatoj ĝi malhavas tiujn analizajn rezultojn, kiuj ankaŭ estas informoj per si mem, laŭ la supra difino.
La rolo de la ĉefo en la mikroentrepreno estas: difini la celon, plani, organizi, agordi la laborfazojn, decidi, disponigi la kondiĉojn, ordoni kaj kontroli. La informoj havas ĉefrolon en la decidoj. La decidoj reciproke influas unu alian, do gravas, ke oni decidu nur havante la oportunajn informojn. Tiu decido estas ĝusta, kiu efektivigas la plej grandan profiton per plej malgranda investo. La kolektado kaj analizado de la datumoj estas plenumeblaj perkomputile. Ĉe la firmao W-L nur la pli fruaj spertoj helpas la ĉefon akiri la informojn kiujn li konsideras gravaj.
Koncerne la rezultojn estas difina faktoro la kontakto kun la partneroj, kiu kontakto konsistas el regula interŝanĝo de informoj, nome estas kommunikado. En la komunikado la partneroj supozas multajn konojn unu pri la alia, kaj tiuj supozoj ofte kaŭzas miskomprenon aŭ kripligon de informo. Tio estas grave riska faktoro. La netaŭga aŭ miskomprenita informo povas rezulti ekonomiajn malavantaĝojn eĉ fatalajn. Oportuna informsistemo povas moderigi la riskon en tiu rilato.
La organizanto de la informsistemo devas precize kompreni la celojn de la entrepreno kaj la taskojn farendajn por realigi tiujn celojn. Ne estas ignorebla la marketa strategio kaj gvidmaniero de la firmaoestro, ja li estas la plej grava figuro de la decidprocezo, ĉar li devas decidi ankaŭ en la futuro. Efektivigi oportunan informsistemon kapablas nur tia ĉefo, kiu povas forlasi la kadrojn de la kutimoj. Tia pensmaniero en la agado de la firmao W-L estas indikebla nur parte. La firmaoestro ankoraŭ ne perceptas la neceson de la informsistemo ĉe la solvo de la taskoj, ja li mem aranĝas ĉiun aferon. Aliflanke li jam rimarkis tiun problemon, ke la disponita tempo pli kaj pli malvastiĝas kaj li estas troŝarĝita, tamen li ankoraŭ ne pensas pri la eblo dividi la taskojn, kvankam nur ŝanĝo povus solvi la malfacilaĵojn.
La informa teknologio kaj la strukturo de la organizo estas en reciproka interrilato. La strukturo de la organizo difinas la procezojn de la datumanalizado kaj la informo-bezonojn, respektive la efektivigo de nova teknologio necesigas ŝanĝojn en la organiza strukturo. Laŭ la koservatisma pensmaniero la novaj teknologioj devas plibonigi la procezojn kiuj pruviĝis taŭgaj. Tiu dedukta pensmaniero estas malĝusta en la kampo de informteknologia progresigo, pli efikeca estas la indukta pensmaniero: se oni rekonas bonan solvon, kaj seĉas tiujn problemojn, kiujn ĝi povus solvi. La indukta pensmaniero karakterizas la firmaon W-L nur parte, la problemoj ankoraŭ ne estas rekonitaj.
La ŝanĝoj de la prezodevenaj enspezoj, la kostoj kaj rezultoj povas esti analizeblaj laŭ jaraj referaĵoj simpligitaj, ĉar la jaraj financaj indikoj ebligis elekti tian formulon. (suplemento 1.) La ekonomiaj indikoj de la firmao konsiderinde altiĝis koncerne la komercajn datumojn, dum en la efikeco praktike ne montriĝas progreso.
Resume: la analizo de la ekonomia agado prezentas, ke la komence nestabila organizo kontinue plifortiĝas. Ĝia komerca agado estas vigla, ĝia financa stato estas stabila. Malgraŭ ĉio kompare la etatajn kaj komercajn datumojn oni povas konkludi, ke la firmaoestro atingis la limon de sia laborkapablo, kaj tiu intenso ne estas altigebla plu sen riskoj.
La eblajn indikojn koncerne la pogreson de la firmao mi dividis je du bazaj grupoj, je organizaj kaj komercaj faktoroj. La organizaj faktoroj povas esti en du situacioj: stagnado aŭ progreso, ĉar la regreso - pro la malgrandeco de la firmao - signifus, ke ĉesas la organizo. La komercaj faktoroj povas progresi stagni aŭ regresi.
El la analizo de la ekonomia agado oni povas konkludi, ke la efikeco de la firmao necesas pliboniĝi, kio ne eblas sen la progreso de la organizo. Konsekvence de la analizo la bazo de tiu progreso estus ia oportune konstruita informsistemo por gvidantoj, aliflake la divido de la taskoj. La firmaoestro devus dungi tian fakulon, kiu povus efikece solvi tiujn taskojn.
Verkis: Kék László en 2001.
Tradukis: Vizi László
Összefoglalás
Szakdolgozatom célja az volt, hogy egy mikrocégben felmerülő problémák és igények alapján feltárjam a számítógéppel támogatott információs rendszerek alkalmazásának lehetséges okait, feltételeit és a hatékony rendszerbe állítás lehetőségeit, ennek alapján megválaszoljam a kérdést: indokolt-e egy ilyen rendszer kiépítése a vizsgált cégnél? Témaválasztásból következően dolgozatomban kiemelt helyen áll az információ, aminek a jelenlegi gyorsan fejlődő világban lényegesen nagyobb szerep jut, mint az elmúlt korokban. A mai gazdálkodásban az információkezelés hatékonysága gyakran nagyobb mértékben befolyásolja az üzleti eredményeket mint pl. a tevékenységi kör.
Ezzel kapcsolatban felmerülhet a kérdés, egyáltalán mi nevezhető információnak. Gazdasági vonatkozásban arra a következtetésre kell jutnunk, hogy minden eddig ismeretlen tényről szerzett tudomás amely a vállalkozást előnyhöz juttatja - a döntésekben felhasználható - információ. Ennek alapján világos, hogy a gazdasági vállalkozás sikere, de létezése is az információk függvénye, hiszen azok nélkül racionális értelemben vett döntés el sem képzelhető. A vállalkozások sikere a döntésektől, ezek pedig a döntéseket megalapozó információs rendszertől függnek.
Egy mikrovállalkozást választottam szakdolgozatom témájának amely ahhoz a kisebbséghez tartozik, amely hosszabb távon is képes lehet tartani a piac által diktált tempót. A vizsgált mikrovállalkozás - tulajdonosának rátermettsége ellenére - esetlegesen, kis hatékonysággal kezeli a rendelkezésére álló információkat, a feldolgozás csaknem teljes hiánya miatt pedig el is esik az információk összefüggéseire vonatkozó adatoktól, melyek a fenti definíció alapján maguk is információk.
A mikrovállalkozásban a vezető szerepe a célkitűzés, a tervezés, a szervezet kialakítása, a munkafázisok összehangolása, a döntés, a feltételek biztosítása, az utasítás és az ellenőrzés. Az információk elsődleges szerepe a döntéshozatalban van. A döntések visszahatnak egymásra, ezért fontos, hogy a döntés megfelelő információk birtokában történjen. Jó döntés az, amely a legkisebb ráfordítás mellett a legnagyobb hasznot hozza. Az adatok gyűjtése és rendszerezése gépesíthető. A W-L cégnél a vezetőt csak korábbi tapasztalatai segítik abban, hogy a számára lényegesnek ítélt információkhoz hozzájusson.
Az eredmények kulcsfontosságú tényezője a partnerekkel való kapcsolattartás, ami üzenetek szabályozott cseréjéből, más szóval kommunikációból áll. A kommunikációban a felek egymásról sok közös tudást tételeznek fel, ami számos félreértést, információtorzulást okozhat, s ez igen jelentős kockázati tényező. A nem megfelelő, vagy tévesen értelmezett információnak lehetnek a vállalkozást érintő - akár végzetes - gazdasági következményei is. Megfelelő információs rendszer csökkenti az ilyen tévedések kockázatát.
Az információs rendszer kidolgozójának pontosan tisztában kell lennie a vállalkozási célokkal, valamint a célok elérése érdekében végzendő feladatokkal. Nem hagyható figyelmen kívül a cégvezető üzleti felfogása és vezetési stílusa, hiszen ő az információs rendszer - amelynek célja a megfelelő döntéshozatal - kulcsfigurája, mivel a döntéseket továbbra is neki kell hoznia. Csak olyan vezető képes megfelelő információs rendszer bevezetésére, aki ki tud lépni a megszokott keretekből. Az ilyen gondolkodásmód a W-L cég tevékenységében csak részben mutatható ki. A feladatok megoldásánál a vezető még nem érzékeli az információs rendszer szükségességét, hiszen maga intéz minden ügyet. Az egyre fogyó idő problémája, túlterheltsége már észrevehető számára, de még nem gondol a feladatmegosztás lehetőségére, pedig a megoldást csak a változtatás jelentheti.
Az információtechnológia és a szervezeti struktúra kölcsönhatásban van egymással. A szervezet felépítése meghatározza az adatfeldolgozás folyamatait, az információigényt, másrészről új technológia bevezetése változásokat kíván a szervezet struktúrájában. A konzervatív felfogás szerint a jól bevált folyamatokat kell új technológiákkal hatékonyabbá tenni. Ez a deduktív gondolkodásmód helytelen az információtechnológiai fejlesztés területén, lényegesen hatékonyabb az az induktív gondolkodásmód, ha felismerünk egy jó megoldást, és ehhez keressük meg azokat a problémákat amelyeken a megoldás segíthet. Az induktív gondolkodásmódnak a W-L cég csak részben felel meg, a problémák felismerése pedig nem történt meg.
Az árbevétel, költség, eredmény alakulása egyszerűsített éves beszámolók alapján követhető, mivel a cég mutatói lehetővé tették ezt a beszámolóformát. (1.sz. melléklet) A cég gazdasági mutatói forgalmi adatok tekintetében figyelemreméltóan emelkedtek, míg eredményesség vonatkozásában fejlődés gyakorlatilag nem mutatkozik.
A W-L cég gazdálkodásának elemzése úgy összegezhető, hogy a kezdetben még labilis társaság folyamatosan erősödik. Üzletmenete pergő, vagyoni helyzete stabil. Mindezek ellenére a létszám és forgalmi adatokat összevetve megállapítható, hogy a cégvezető terhelhetőségének határán van, és ez a tempó változatlan körülmények között nem fokozható tovább kockázatmentesen.
A cég fejlődésének lehetséges tényezőit két alapvető csoportra bontottam, szervezeti és forgalmi tényezőkre. A szervezeti mutatók esetében két helyzet lehetséges, a stagnálás és a fejlődés, a csökkenés ugyanis a cég nagyságából, jobban mondva kicsinységéből következően csak a megszűnést jelentheti. A forgalmi tényezők növekedhetnek, stagnálhatnak vagy csökkenhetnének.
A gazdálkodás elemzéséből látható, hogy a cég eredményességnek javulnia kell, ami nem képzelhető el a szervezeti fejlődés nélkül. Az eddigiek szerint pedig ennek alapja egy megfelelően kiépített vezetői információs rendszer és a feladatok megosztása lenne. A cégvezetőnek olyan szakembert kellene alkalmaznia aki ezeket a feladatokat hatékonyan képes megoldani.