Goed voorbereiden...
Een goede voorbereiding, aan beide kanten, zorgt ervoor dat het onderwerp goed is omkaderd en het gesprek gestructureerdverloopt. Dat scheelt tijd en bovendien wordt de kans kleiner dat mensen plotseling 'dichtklappen'. De voorbereiding begint met een tijdige uitnodiging voor het gesprek.
Wat heel goed werkt, is om samen met de uitnodiging eenbeknopte vragenlijst mee te geven, die zowel de medewerker als de leidinggevende moet invullen. De vragen volgen min of meer de thema’s van het gesprek. Denk bijvoorbeeld aan:
De vragenlijst stimuleert de medewerker om van tevoren na te denken over wat hij/zij wilt zeggen. Het biedt ook houvast: men zal het gesprek eerder gaan zien als iets om naar uit te kijken dan om tegen op te zien. Omdat ook de manager die lijst invult, kan samen bekeken worden in hoeverre perceptie en verwachtingen met elkaar overeenkomen.
Thema's
Een gesprek kan je naar eigen inzicht indelen. Veel hangt af van het soort organisatie, de werkzaamheden van de medewerker en het functienivieau. Toch zijn er thema’s die in elk evaluatiegesprek terugkomen:
- Taakinhoud en taakvervulling: hoe gaat de medewerker met zijn taak om, worden de verwachtingen waargemaakt?
- Ondersteuning door de leidinggevende: voelt de medewerker zich voldoende ondersteund en wat verwacht hij/zij van de leidinggevende?
- Werkomstandigheden: van werkuren tot kantoormateriaal, hoe ervaart de medewerker dit, heeft hij/zij voldoende middelen ter beschikking?
- Samenwerken met collega’s: hoe functioneert de medewerker in groepsverband?
- Ontwikkelingsmogelijkheden: hoe wil de medewerker zich ontwikkelen en welke mogelijkheden zie ik als manager?
- Doelstellingen: welke doelen formuleren we samen en hoe denken we die te bereiken?
Opbouw
Een logische opbouw om te volgen, is samen kijken naarverleden en heden om zo tot doelstellingen te komen in detoekomst. Het is aan te raden om tijdens het gesprek veel open vragen te stellen. Dat biedt de medewerker de ruimte om zijn of haar verhaal op een eigen manier te vertellen.
Deel tijdens het gesprek regelmatig complimenten uit. Natuurlijk moeten deze complimenten welgemeend zijn en gaan over recente feiten. Wees ook niet bang om minder sterke punten aan de orde te stellen.
Actieplan
Een goed evaluatiegesprek kan niet zonder actieplan. Ook dat maak je samen. Een succesvol actieplan is altijd SMART:
- Specifiek: wat willen we concreet realiseren?
- Meetbaar: kwantificeerbaar in tijd, kwaliteit, kwantiteit, kosten,...
- Aanvaardbaar: het moet haalbaar zijn en binnnen de potentie liggen van de medewerker en de organisatie
- Relevant: ligt de afspraak in lijn met de doelstellingen van de organsisatie en de behoeften van de medewerker?
- Tijdsgebonden: het plan heeft een vastgestelde einddatum, opgedeeld in mijlpalen voor tussentijdse opvolging.
Maak bij het formuleren van een actieplan gebruik vanactiewerkwoorden, zoals ‘verminderen’, ‘verbeteren’, ‘vergroten’ en ‘ontwikkelen’.
Geef het te bereiken resultaat zo concreet mogelijk aan in geld, getallen of procenten. En vergeet niet: om grote doelen te bereiken, zijn vaak kleine tussenstappen nodig.
Blijf ook na het gesprek de vorderingen volgen en stimuleer de medewerker door regelmatig complimenten te geven. Het blijkt namelijk dat door een gebrek hieraan veel medewerkers hun doelen niet bereiken of hun actieplan domweg opgeven.
Nog tips? laat het ons weten!
Bron: Vacature.com