У загальному випадку застосування БД складається із самої бази даних та інтерфейсу користувача. Звичайно БД складається з таких об’єктів: таблиці, форми, запити, звіти та модулі. Для ефективної роботи з БД всі ці об’єкти необхідно створювати, дотримуючись певної послідовності. Оскільки дані про сутності зберігаються в таблицях, то вони створюються першими. Потім можна створити форми для наповнення БД, тобто форми для заповнення таблиць. Далі створюються запити і форми для відображення результатів запитів.

ФОРМИ ACCESS

Форма в Access дають змогу створити інтерфейс користувача, у якому можна вводити й редагувати дані. Форми часто містять кнопки та інші елементи керування, використовуючи які, можна виконувати різні завдання.

Оскільки форми – це об’єкти, за допомогою яких користувачі можуть додавати, редагувати або відображати дані, що зберігаються в локальній базі даних Microsoft Access, структура форми – це важливий аспект. Якщо очікується, що локальну базу даних Access використовуватимуть кілька користувачів, її слід правильно спроектувати, щоб вони могли ефективно й точно вводити дані.

Форми дають деякі переваги у відображенні даних порівняно з їх відображенням у режимі таблиці, а саме:

• можуть відображати тільки один запис на екрані у «вертикальному» форматі (простому форматі);

• можуть відображати поля, які користувач не може редагувати, а також поля, які користувач може редагувати;

• можуть розроблятися так, щоб бути максимально схожими з робочими (паперовими) формами;

• дають змогу змінювати послідовність полів, щоб полегшити введення даних і зробити його зручним;

• можуть містити поля з кількох таблиць. У режимі таблиці на екрані відображаються дані лише з однієї таблиці;

• можуть мати спеціальні поля з функціями, наприклад поле зі списком і поле з виразом;

• можуть містити графіки й діаграми;

• дають змогу автоматизувати задачі введення, а також мати меню користувача.

Добре розроблена форма проста у використанні. Форми потрібно створювати так, щоб полегшити введення даних. Перевантажені форми, які містять багато полів на невеликій ділянці екрана, дратують користувача, що в свою чергу призводить до введення даних з помилками. Щоб вирішити цю проблему, продумайте можливість використання кількох різних форм або розбиття даних на кілька сторінок однієї форми.

Подаємо основні правила, яких слід дотримуватися у розробці форм:

• форма має бути проста. Використовуйте шрифти й кольори, які легко читаються. Використовуйте графіки та інші елементи для вдосконалення форми, але не перевантажуйте форму великою кількістю об’єктів і полів;

• якщо форма друкуватиметься на чорно-білому принтері, доберіть кольори й розмітку так, щоб надрукований аркуш мав бездоганний вигляд;

• будьте акуратні, добираючи кольори для екранних форм. Деякі монітори з низькою роздільною здатністю в графічному режимі або з поганим відтворенням кольорів не можуть правильно відобразити вашу форму. Щоб уникнути цього, використовуйте установки для графічної карти й монітора найнижчого рівня;

• будьте послідовні, створюючи одразу кілька форм. Наприклад, використовуйте один і той самий стиль компонування для форми введення даних про клієнтів і для форми, яка відображає замовлення клієнтів.

В Access існує декілька способів створення форм, зокрема:

• Автоформа (проста форма). Цей спосіб створює для поточної таблиці або запиту форму, в ній відображені записи у вигляді, обраному для конкретного режиму автоформи;

• Майстер форм. За допомогою нього ви можете створити форму. На основі ваших відповідей на запитання майстер побудує для вас форму;

• Конструктор. Access дає змогу користувачу самостійно розробляти форму в режимі Конструктора;

• Діаграма. Відображає дані у вигляді графіка.

Форму можна створювати трьома способами:

1. за допомогою Майстра форм.

2. за допомогою Конструктора.

3. за допомогою Автоформ.