Évaluation de l'efficacité

« L'intelligence, l'imagination et la connaissance sont des ressources essentielles, mais seule l'efficacité peut les transformer en résultats. » (Peter Drucker, The Effective Executive.)

Être efficace, c'est faire les bonnes choses pour réaliser les objectifs fixés. « Efficace, se dit de quelqu'un dont l'action aboutit à des résultats utiles ». (c) Larousse.

L'analyse des conséquences de l'inefficacité, l'observation des comportements des personnes efficaces et inefficaces et la lecture des livres sur l'efficacité dont celui de Peter F. Drucker, The Effective Executive, ont permis d'énoncer un certain nombre de pratiques qui peuvent servir de guides dans l'amélioration de l'efficacité au travail.

Évaluez votre niveau d'efficacité

Vérifiez votre niveau d'efficacité en répondant par un oui ou par un non pour indiquer si vous appliquez les pratiques énoncées.

Vous indiquez un oui si la pratique est appliquée dans plus de 50 % des cas et non si elle est appliquée dans moins de 50 % des cas.

Très efficace

Si vous avez répondu oui à plus de 60 pratiques, vous êtes très efficace.

Efficace

Si vous avez répondu oui à un nombre variant entre 40 et 59 pratiques, vous êtes efficace.

Inefficace

Si vous avez répondu oui à un nombre variant entre 20 et 39 pratiques, vous êtes inefficace.

Très inefficace

Si vous avez répondu oui à moins de 20 pratiques, vous êtes très inefficace.

Le nombre de pratiques par niveau d'efficacité a été fixé à titre indicatif pour établir votre degré d’efficacité. Il vise à identifier vos points faibles et, par la suite, à élaborer un plan d'amélioration de votre efficacité au travail.

Faites l'exercice, vous allez être surpris du résultat. On s'imagine toujours plus efficace qu'on ne l'est en réalité.

Vous trouverez, ci-dessous, une liste de ces pratiques d'efficacité. Ils sont regroupés en quatre grandes catégories : 1) Appliquez la règle du 80/20; 2) Soyez plus rapide; 3) Créez un environnement favorable à l'efficacité; 4) Améliorez votre gestion du temps.

Appliquez la règle du 80/20

• 1. Réalisez 80 % des activités dans 20 % du temps.

  2. Concentrez-vous sur le 20 % des activités qui produit 80 % des résultats.

  3. Concentrez-vous sur une activité à la fois.

  4. Concentrez-vous sur l'essentiel.

  5. Commencez avec les activités les plus importantes (ce ne sont pas nécessairement les plus urgentes).

  6. Procédez du général au particulier.

  7. Procédez par déduction.

  8. Réalisez en premier ce qui a été planifié. (First Things First)

  9. Réalisez la bonne activité au bon moment.

  10. Faites bien la première fois.

Soyez plus rapide

• 1. Prenez-vous d'avance.

  2. Comprenez vite, pensez vite, agissez vite.

  3. Réagissez rapidement.

  4. Concentrez-vous sur les résultats et sur la façon de faire le travail.

  5. Visualisez les choses avant de les exécuter.

  6. Exécutez les choses visualisées.

  7. Utilisez le copier / coller.

  8. Réutilisez ce qui est réutilisable.

  9. Comprenez l'idée générale et devinez le reste.

  10. Comprenez les conséquences des actions.

  11. Comprenez les vraies causes d'un problème.

  12. Agissez en fonction des probabilités.

  13. Ne reportez pas des décisions ou des activités importantes.

  14. Acceptez les risques découlant d'une décision.

  15. Reprenez le temps perdu.

  16. Mettez de la pression selon les besoins.

  17. N'attendez pas après les autres.

  18. Terminez avant l'échéance.

  19. Changez de méthode si celle-ci n'est pas efficace.

  20. Évitez de modifier une méthode dans une période de turbulences.

  21. Trouvez des trucs pour aller plus vite.

Créez un environnement favorable à l'efficacité

• 1. Assurez-vous d'avoir l'information à temps.

  2. Utilisez des technologies performantes.

  3. Maîtrisez les outils de travail.

  4. Délestez les activités qui ne sont plus productives.

  5. Reportez ce qui n'est pas important ni urgent.

  6. Simplifiez les méthodes de travail.

  7. Simplifiez tout ce qui est complexe, lourd, long et coûteux.

  8. Éliminez les activités inutiles.

  9. Éliminez les obstacles, les irritants.

  10. Évitez les erreurs stratégiques.

  11. Évitez les complications.

  12. Évitez de faire deux changements en même temps.

  13. Évitez le mur à mur (qui vise à couvrir 100 % des cas).

  14. Évitez d'attendre d'avoir 100% de l'information pour agir.

  15. Évitez les détails.

  16. Évitez les pertes de temps.

  17. Évitez les distractions.

  18. Évitez les influences négatives.

  19. Évitez le bavardage inutile.

  20. Évitez de faire de gros problèmes avec de petits problèmes.

  21. Éviter de sous estimer l'importance, la complexité et la difficulté des activités.

  22. Évitez de discuter de faux problèmes.

  23. Évitez d'attendre après les autres.

  24. Évitez d'attendre à la dernière minute.

  25. Évitez de remettre à plus tard ce qui peut être fait maintenant.

  26. Agissez au bon moment.

  27. Prenez les bons moyens pour atteindre les objectifs.

  28. Suivez un ordre logique des activités.

  29. Passez des intentions aux actes.

  30. Vérifiez avant d'agir.

Améliorez votre gestion du temps

• 1. Préparez un plan avant d'agir.

  2. Établissez des priorités dans les objectifs à atteindre (Important, urgent, coût, bénéfice).

  3. Concentrez-vous sur les opportunités plutôt que sur les problèmes.

  4. Pensez et agissez en processus.

  5. Pensez plusieurs étapes d'avance et agissez une étape à la fois en étant conscient des étapes subséquentes.

  6. Soyez convaincu de l’objectif final.

  7. Soyez orienté résultats.

  8. Anticipez les problèmes possibles, les obstacles, les risques; évaluez leurs probabilités et élaborez un plan pour les minimiser.

  9. Établissez des indicateurs de performance.

  10. Évaluez le temps de chaque étape avant de passer à l'action.

  11. Évaluez les problèmes potentiels.

  12. Ne sous-estimez pas le temps de chaque activité.

  13. Ne croyez pas que les activités vont se réaliser telles que prévues.

  14. Réservez-vous du temps pour les imprévus.

  15. Prennez les bons moyens pour atteindre les objectifs.

  16. Faites des choix.

  17. Réalisez deux activités en parallèle.

  18. Regroupez les choses semblables.

  19. Déléguez ce qui peut être réalisé plus efficacement par une autre personne.

  20. Ayez le courage de dire non.

  21. Ayez de la discipline.

  22. Soyez systématique et méthodique.

  23. Soyez conscient du temps.

  24. Soyez motivé.

  25. Livrez la marchandise.

  26. Livrez la marchandise à temps.

  27. Évaluez le temps après avoir exécuté une activité.

  28. Connaissez l'utilisation de votre temps.

  29. Mesurez votre performance.

  30. Respectez vos engagements.

Site Web : Baromètre de Gestion de la Performance

http://sites.google.com/site/barometredegestionstrategique/Accueil