Processus décisionnel
Tous les jours, dans tout ce que nous accomplissons, nous avons des décisions à prendre : définir une nouvelle stratégie, solutionner un problème, faire des choix, acheter ou louer un équipement, embaucher du personnel, préparer un budget, etc.
Par habitude, nous sommes enclins à procéder rapidement devant un problème, nous sommes portés à sauter rapidement aux conclusions et à prendre impulsivement une décision. Pour justifier cette habitude, nous invoquons le manque de temps. Mais ce procédé nous oblige souvent à reconsidérer le même problème, à l'analyser de nouveau, entraînant ainsi une dépense de temps considérable et, finalement, être déçu.
Étant donné leurs implications humaines, matérielles et financières, étant donné leurs incidences sur le futur, nos décisions doivent être bonnes et s'améliorer sans cesse.
Nous améliorerons nos décisions en les rationalisant, en les préparant selon une méthode adéquate, en parcourant, étape par étape, les trois étapes suivantes : 1) Planifier la décision ; 2) Exécuter la décision; 3) Évaluer la décision.
- Planifier la décision
Fixer des objectifs réalistes
Fixer des objectifs qui peuvent se réaliser et les moyens pour les atteindre. C'est l'occasion de préciser ce que vous voulez faire, où vous voulez aller et comment y aller.
La définition des objectifs précise l'orientation et, par le fait même, conditionne et limite les moyens pour atteindre les objectifs. Cette définition des objectifs est une étape très importante car ce sont les objectifs qui serviront par la suite de critères de choix des moyens et de guides dans l'utilisation de ces moyens. Ils serviront aussi pour évaluer les résultats et identifier les problèmes.
Mais cette étape est souvent omise, par oubli, par manque de temps, ou tout simplement parce que nous ne la considérons pas nécessaire. Nous pensons que tout le monde est au courant des objectifs. Nous les pensons évidents et nous prenons les moyens pour des fins.
Considérer plusieurs options
Considérer plusieurs options pour atteindre vos objectifs.
Nous croyons souvent que la seule façon d'agir est celle que nous avons conçue ou celle que nous avons toujours accomplie. Il peut y en avoir d'autres. il y en a sûrement d'autes. Il n'y a jamais qu'une seule voie, qu'une seule méthode, qu'une seule solution.
L'analyse de plusieurs options demande de l'imagination, un peu plus de temps, mais rapporte toujours beaucoup.
Prévoir les problèmes possibles
Nous n'avons pas tendance à considérer que les décisions que nous prenons peuvent tourner mal. Nous sommes plutôt portés à croire que tout ira bien, que la décision que nous avons prise est la meilleure, qu'il n'y aura pas de problèmes.
Souvent, nous nous efforçons même de ne pas voir de problèmes afin de réaliser le projet désiré; nous embellissons les choses pour nous convaincre.
Examinez tous les aspects de votre décision. Passez plus de temps à prévoir les problèmes possibles, à préciser les moyens pour les éviter ou les minimiser.
Ainsi vous passerez moins de temps à corriger les problèmes, vous serez donc plus utile, plus efficace, plus efficient, plus performant et plus satisfait.
- Exécuter la décision
L'exécution de la décision est souvent l'étape cruciale qui permet de réussir ou d'échouer. C'est l'étape la plus difficile, celle où nous rencontrons les vrais problèmes. C'est l'étape durant laquelle nous sommes en mesure de juger de la compétence des ressources humaines, technologiques, matérielles et financières. C'est l'étape qui détermine et qui assure l'avenir.
Opérationnaliser les objectifs
Opérationnaliser les objectifs, c'est donner des formes humaines, physiques et financières à la planification. La planification est nécessaire car elle vous permet de voir à l'avance. Mais elle vaut en autant que vous en sortiez, en autant que vous ne demeurez pas au niveau des intentions. La planification est utile si elle se réalise.
Choisir la meilleure option
Choisir la meilleure option parmi plusieurs, celle qui correspond le plus à vos objectifs fixés et qui représente le moins de problèmes possibles.
Communiquer votre décision
Communiquer, c'est expliquer ce qui a été décidé, c'est s'assurer que ce qui a été décidé est bien compris, c'est fixer des échéances, c'est fournir des moyens pour atteindre les objectifs, c'est enfin motiver les responsables.
- Évaluer la décision
Vérifier l'état des résultats
Vérifier l'état des résultats sur lesquels a porté la planification; comparez la réalisation avec la planification afin d'identifier les écarts.
Identifier les causes des écarts
Il est important de connaître les causes des écarts, d'identifier les causes réelles, les changements qui ont produit une différence avec la planification. Tant que ces causes ne sont pas identifiées, toute action pour corriger l'écart est inutile.
Toute décision basée sur les mauvaises causes s'avèrera inefficace, dispendieuse et même dangereuse. La grande erreur que nous faisons souvent consiste à procéder trop rapidement. Encore une fois, nous voulons sauver du temps, et nous sommes insatisfaits.
Corriger les écarts
Corriger les écarts soit en apportant des modifications aux résultats pour les conformer à la planification, soit en révisant la planification. C'est l'étape qui peut occasionner des coûts supplémentaires surtout si vous devez modifier l'exécution du travail.
C'est pourquoi cette étape doit être considérée avec prudence. Il peut être préférable parfois d'attendre avant de corriger et de s'adapter. Il peut être nécessaire, moins coûteux, de faire des compromis. Il peut être tout simplement avantageux de tout arrêter car continuer occasionnerait des difficultés plus grandes.
D'un autre côté, cette étape peut fournir l'occasion de préciser de nouveaux moyens pour éviter des écarts entre la prévision et la réalisation, tel qu'assigner des personnes plus compétentes, développer de meilleures méthodes de travail, revoir le processus décisionnel.
Conclusion
Cet article comprend trois grandes étapes qui doivent être parcourues logiquement, représente un investissement d'énergie et de temps (dépendamment de l'importance de la décision), peut remettre en question certaines décisions, mais, par contre, peut contribuer largement à la qualité des décisions.
Ne mesure-t-on pas la qualité d'un gestionnaire par la qualité de ses décisions ?
Quelques conseils avant de prendre une décision
Vérifier avant d'agir
Faire des tests avant de décider d'une solution
Ne pas croire qu'une solution va régler tous les problèmes
Tester avant de choisir une solution
Prendre tout le temps nécessaire avant de prendre une décision
Écouter et évaluer ce que les autres disent et suggèrent
Considérer plusieurs options, plusieurs solutions
Vérifier les doutes et les incertitudes
Ne pas croire tout ce que les gens disent sans preuves
Consulter des personnes qui ont vécu des expériences semblables
Tester différentes options
Ne rien prendre pour acquis
Analyser des cas semblables
Analyser les conséquences
Commentaires
« La prise de décision est sans aucun doute la tâche la plus difficile et la plus essentielle pour un gestionnaire. »
« Une décision est toujours un choix entre plusieurs façons d'obtenir un résultat. »
« Le processus décisionnel est difficile parce qu'il nécessite non seulement de l'expérience, de la connaissance, un sens commun et un jugement, mais implique beaucoup d'incertitudes découlant de l'action qui sera décidée. »
« Les objectifs portent sur les résultats escomptés d'une décision et sur les ressources requises pour réaliser la décision. »
« Tous les objectifs devraient être regroupés en deux catégories : les objectifs obligatoires (MUSTS) et les objectifs désirables (WANTS). »
« Il est clair que chaque décision sera un compromis. »
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