A hivatalos levelek kommunikációs helyzete egy intézmény és egy magánszemély, illetve két intézmény üzenetváltása. Típusa szerint verbális, személyközi és közvetett kommunikáció; válhat kétirányúvá is (levelezés), de a levél maga egyirányú kommunikációs üzenet.
A hivatalos levelek a hivatalos stílusrétegben szólnak a címzettjükhöz (lásd ehhez a stílusrétegekről szóló táblázatot).
Az írásbeli nyelvhasználatnak megfelelően mind a szöveg szerkezete, mind a szöveget alkotó mondatok szerkesztésmódja fegyelmezett, tudatos, kiszámított.
A hivatalos levél bizonyos alfajait a hivatal küldi az ügyfélnek, más műfajokban viszont az ügyfél fogalmaz, amikor a hivatallal levelez.
A) a hivatal az ügyfélnek:
engedély, értesítés, felszólítás, határozat
B) az ügyfél a hivatalnak:
ajánlólevél, fellebbezés, kérvény, panaszlevél
A hivatalos levél általános felépítése (műfajonként másként pontosodik):
- fejléc: a feladó neve, elérhetősége; a címzett neve és elérhetősége; az ügyintéző neve; a levél tárgyának megjelölése
- megszólítás: a címzett nevével és címével (rangjával, beosztásával stb.); ha a címzett nevét a levélíró nem ismeri: Uram / Asszonyom megszólítás, esetleg az intézmény neve
- a mondanivaló felvezetése
- az álláspont kifejtése, indoklása
- záróformula
- keltezés
- aláírás
- az esetleges mellékletek megnevezése