A közlemény szerzője (ez a műfaj egyik kivételes tulajdonsága) nem valamelyik sajtóorgánumnál dolgozik, hanem olyan intézménynél, ami nyilvánosság elé szánt, közérdekű információk forrása. Ilyen intézmény lehet egy nagyvállalat (pl. gyógyszergyár vagy áruházlánc), civil szervezet (pl. környezetvédők vagy beteg gyerekek ápolásával foglalkozók alapítványa, jogvédő egyesület), önkormányzati fenntartású művelődési ház, egyház, politikai szervezet, de akár egyetlen személy is (egy közjogi méltóság, pl. a köztársasági elnök).
A közlemény kiadója nem feltétlenül (sőt nem jellemzően) eseményhez kötődő információt kíván nyilvánosságra hozni, ebből a szempontból is különleges ez a műfaj a tényközlő műfajcsoporton belül. Ebből következően a négy alapinformáció sincs meg biztosan a közleményben, hiszen azok az eseményhez tartoznának. Az aktualitás, amelyhez a közlemény tartozik, gyakran nem múltbeli, hanem a jövőre vonatkozó (pl. a csatornázási művek közleményben adja ki, hogy felújítási munkálatok miatt két héttel a megjelenés után szünetelni fog az ivóvízellátás egy adott szolgáltatási területen).
Olyan esetekben, amikor az intézmény egy információt nyilvánosságra akar hozni, az ezzel foglalkozó munkatársak - akiket a különböző intézményeknél más-más néven neveznek: sajtófőnök, kommunikációs igazgató, sajtókapcsolatokért felelős munkatárs, szóvivő, sajtóosztály stb. - megfogalmaznak egy közleményt, amit azután kiadnak: egy hírügynökségen keresztül vagy közvetlenül eljuttatnak a sajtóhoz, illetve közzétesznek az intézmény honlapján. A közleményt a sajtó rendszerint teljes terjedelmében, szó szerint hozza nyilvánosságra.
A közlemény nyelvezete - jellegéből fakadóan - hivatalos; a formális nyelvhasználat sokkal inkább jellemzi, mint az újságírói szövegeket.
(Az információ nyilvánosságra hozatalának másik módja a sajtótájékoztató: amikor az újságírókat az intézmény sajtósai a helyszínen - előre elkészített vázlat vagy szöveg alapján - tájékoztatják az aktuális témákkal kapcsolatban, majd ezt követően kérdéseikre is válaszolnak. A sajtótájékoztatón elhangzottakról azonban az újságíró a saját belátása szerinti részletességgel, valamint javarészt a saját szavaival számol be. A sajtóorgánum profilján, terjesztési körén, megjelenésének rendszerességén stb. múlik az, hogy milyen műfajú szöveg keletkezik a sajtótájékoztató anyagából.)
A közleményt kiadó intézmény neve kötelezően megjelenik a szöveg végén.