ปัจจัยความสำเร็จในการจัดการความรู้

Post date: 07-Dec-2010 05:08:39

วันก่อนได้พบ อ.ที่นิด้า ท่านอยากให้ลองรวบรวมปัจจัยความสำเร็จในการจัดการความรู้ จากประสบการณ์ในการทำงานเป็นที่ปรึกษาด้านการจัดการความรู้ เพื่อจะเอาไปเทียบกับปัจจัยที่นักวิชาการต่างประเทศได้นำเสนอไว้

จากประสบการณ์ในการทำงานเป็นที่ปรึกษาและวิทยากรพิเศษด้านการจัดการความรู้ให้กับหน่วยงานต่างๆ ทั้งภาครัฐและเอกชน ประกอบกับการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ร่วมกับตัวแทนจากหน่วยงานต่างๆ ที่ได้รับการยอมรับว่าประสบความสำเร็จในการจัดการความรู้ พบว่าปัจจัยความสำเร็จที่สำคัญของการจัดการความรู้ สามารถแบ่งออกเป็น 7 ปัจจัยหลัก ดังนี้

1. Purpose | วัตถุประสงค์การจัดการความรู้ : ปัจจัยแรกที่จะนำมาซึ่งความสำเร็จในการจัดการความรู้ ได้แก่ วัตถุประสงค์ในการจัดการความรู้ ซึ่งเป็นบทบาทหลักของผู้บริหารระดับสูงขององค์การที่จะต้องเข้ามามีส่วนร่วม การกำหนดวัตถุประสงค์ของการจัดการความรู้ที่ถูกต้องเป็นเครื่องกำหนดทิศทางและรูปแบบ ตลอดจนทัศนคติของบุคลากรภายในองค์การที่จะมีต่อการจัดการความรู้ องค์การที่กำหนดวัตถุประสงค์ของการจัดการความรู้ไว้เพียงแต่เพื่อให้ตอบตัวชี้วัดที่ถูกกำหนดไว้ หรือเพื่อให้ได้ชื่อว่ามีการจัดการความรู้ จะทำให้การจัดการความรู้กลายเป็นโครงการอีกหนึ่งโครงการที่เพิ่มภาระให้กับผู้ปฏิบัติงานและไม่เกิดประโยชน์ในเชิงสร้างสรรค์แต่อย่างใด ในขณะที่หากองค์การกำหนดวัตถุประสงค์ของการทำการจัดการความรู้เพื่อการพัฒนาบุคลากร พัฒนางาน และพัฒนาองค์การ จะทำให้การจัดการความรู้มีสภาพเป็นเครื่องมือที่จะช่วยอำนวยความสะดวกในการแก้ไขปัญหาหรือการร่วมแรงร่วมใจกันพัฒนาองค์การ ซึ่งจะส่งผลให้การจัดการความรู้แทรกซึมเข้าไปในกระบวนการทำงานประจำวันของบุคลากร ซึ่งไม่เพียงแค่ทำให้การจัดการความรู้ไม่เป็นภาระให้กับบุคลากร แต่ยังกลายเป็นเครื่องมือช่วยลดภาระให้กับบุคลากรได้ด้วย
2. Policy | นโยบายการจัดการความรู้ : อีกหนึ่งปัจจัยที่เป็นบทบาทของผู้บริหารระดับสูง ได้แก่ การกำหนดนโยบายที่เกี่ยวข้องกับการจัดการความรู้ โดยเฉพาะนโยบายด้านการสร้างแรงจูงใจจากผลงานด้านการจัดการความรู้ องค์การที่ประสบความสำเร็จในการจัดการความรู้ต่างมีการกำหนดนโยบายด้านการจัดการความรู้เป็นหนึ่งในนโยบายหลักขององค์การ ทำให้บุคลากรทั้งหมดขององค์การรับรู้ ตระหนักถึงความสำคัญของการจัดการความรู้ และยินดีเข้ามามีส่วนร่วมในกระบวนการจัดการความรู้
3. Plan | แผนแม่บทและแผนปฏิบัติการการจัดการความรู้ : ทิศทางที่ชัดเจนจะช่วยให้การดำเนินการไม่หลงทาง การจัดการความรู้จึงต้องการการกำหนดแผนแม่บทด้านการจัดการความรู้ ซึ่งประกอบด้วยเนื้อหาหลักได้แก่ วิสัยทัศน์ด้านการจัดการความรู้ขององค์การ พันธกิจด้านการจัดการความรู้ ยุทธศาสตร์การจัดการความรู้ กลยุทธ์การจัดการความรู้ เป้าหมายและตัวชี้วัดของโครงการ ซึ่งเนื้อหาของแผนแม่บทการจัดการความรู้จะต้องสอดคล้องกับแผนยุทธศาสตร์การพัฒนาองค์การ ซึ่งจะช่วยให้สามารถวัดผลความสำเร็จของการจัดการความรู้ได้อย่างชัดเจน เมื่อได้แผนแม่บทด้านการจัดการความรู้แล้ว จึงทำการย่อยแผนแม่บทออกเป็นแผนปฏิบัติการประจำปีแต่ละปีต่อไป
4. Process | กระบวนการที่เลือกใช้ในการจัดการความรู้ : กระบวนการในการจัดการความรู้ มีอยู่หลากหลายกระบวนการ สิ่งที่สำคัญจึงไม่ใช่ตัวกระบวนการว่ากระบวนการแบบใดดีกว่าแบบใด แต่เป็นการเลือกใช้กระบวนการที่เหมาะสมกับวัฒนธรรมขององค์การ (อย่างไรก็ดี สำหรับหน่วยงานราชการ สำนักงาน ก.พ.ร. ได้แนะนำกระบวนการจัดการความรู้ไว้ ซึ่งประกอบด้วย 7 ขั้นตอนหลัก และในปี 2553 ได้เพิ่มอีกหนึ่งขั้นตอน กลายเป็น 8 ขั้นตอน ถึงแม้ว่าในคู่มือของ สำนักงาน ก.พ.ร.จะมีการระบุไว้ว่า สามารถเลือกใช้กระบวนการแบบอื่นได้ แต่หน่วยงานราชการส่วนใหญ่ก็มักเลือกใช้กระบวนการแบบของสำนักงาน ก.พ.ร. เพื่อให้ง่ายต่อการถูกประเมิน และทำให้มั่นใจได้ว่าเมื่อทำการจัดการความรู้แล้วจะบรรลุตามตัวชี้วัดที่กำหนดไว้)
5. Project Owners | ผู้รับผิดชอบโครงการ : องค์การส่วนใหญ่เมื่อเริ่มทำการจัดการความรู้ ก็จะมีการแต่งตั้งคณะทำงานขึ้นมา โดยมีลักษณะเป็นองค์กรโครงการ ภาระหนักจึงตกอยู่กับคณะทำงานซึ่งมีทั้งงานที่เป็นงานประจำและงานที่เป็นโครงการ ทำให้การขับเคลื่อนกระบวนการจัดการความรู้ขาดความต่อเนื่องในบางช่วงเวลา (โดยเฉพาะหน่วยงานจำนวนมากเลือกตั้ง ผอ.จากแต่ละกอง/สำนัก มาเป็นคณะทำงาน) หลายหน่วยงานที่ประสบความสำเร็จได้แนะนำว่า ควรจะมีการจัดตั้งหน่วยงานใหม่ที่รับผิดชอบด้านการจัดการความรู้โดยตรง และคัดเลือกบุคลากรที่มีความเหมาะสมเข้ามารับหน้าที่ นอกจากนี้ หากเป็นองค์การขนาดใหญ่ ยังควรที่จะมีการสร้าง KM Agents ขึ้นมา เพื่อเป็นเสมือนต้นแบบนักจัดการความรู้ให้กับบุคลากรคนอื่นๆ ด้วย
6. Participation | การมีส่วนร่วมจากบุคลากรทั้งหมดขององค์การ : การจัดการความรู้โดยตัวของมันเอง เป็นเครื่องมือทางการบริหารจัดการที่สามารถช่วยในการป้องกันและลดปัญหา อีกทั้งยังช่วยสร้างโอกาสในการพัฒนาองค์การด้วย แต่หากใช้ผิดวิธี การจัดการความรู้ก็อาจกลายเป็นภาระของบุคลากรได้ด้วยเช่นกัน เพื่อลดปัญหาบุคลากรมีทัศนคติที่ไม่ถูกต้องต่อการจัดการความรู้ การให้บุคลากรทุกระดับขององค์การได้เข้ามามีส่วนร่วมในโครงการด้านการจัดการความรู้ตั้งแต่ต้น จะสามารถช่วยลดแรงต่อต้าน และสามารถสร้างกระแสให้บุคลากรอื่นๆ เข้ามามีส่วนร่วมกับกิจกรรมการจัดการความรู้ได้ด้วย
7. Tools | การเลือกใช้เครื่องมือในการจัดการความรู้ : ปัจจุบันคงปฏิเสธไม่ได้ว่าเครื่องมือที่สำคัญในการนำมาประยุกต์ใช้ในการจัดการความรู้ คือ ระบบสารสนเทศสำหรับใช้ในการจัดเก็บรวบรวม เผยแพร่ และร่วมกันแลกเปลี่ยนเรียนรู้ โดยอาจเรียกว่าเป็น ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการความรู้ การใช้ระบบสารสนเทศเข้ามาช่วยจะทำให้บุคลากรทั่วทั้งองค์การสามารถเข้าถึงองค์ความรู้และแลกเปลี่ยนเรียนรู้กันได้ทุกที่ทุกเวลา อย่างไรก็ดีการออกแบบระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการความรู้จะต้องพิจารณาถึงวัฒนธรรมองค์การ ข้อจำกัดของฮาร์ดแวร์และระบบเครือข่าย ตลอดจนข้อจำกัดด้านความสามารถของบุคลากรในการใช้งานระบบสารสนเทศ

ป.ล.สำหรับผู้ที่อ่านบทความนี้ แล้วชอบใจ ผมอยากรบกวนช่วยคิดกันหน่อยครับว่า ปัจจัยที่ 7 เรื่อง Tools ผมอยากให้ขึ้นต้นด้วยตัว P ครับ จะได้เป็น 7Ps (แอบโรคจิตนิดหน่อย ^^) ใครคิดได้รบกวนนำเสนอมาทางช่องที่ให้แสดงความคิดเห็นในหน้าแรกด้วยครับ ขอบคุณครับ ^^